Kinh nghiệm Triển khai ERP thành công và Ứng dụng hiệu quả

11/11/2022
maitt

Hiện nay đã có rất nhiều các doanh nghiệp ứng dụng giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP thành công. Bài viết này sẽ cùng bạn tìm hiểu về ERP.

1.Tìm hiểu về phần mềm ERP

1.1. Định nghĩa

Phần mềm ERP có tên gọi chính xác là Hệ thống ERP – Enterprise Resource Planning systems. Về bản chất đây là hệ thống các ứng dụng Công nghệ thông tin được thiết kế và tích hợp trên hệ thống máy tính của Doanh nghiệp. Đây được coi là Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp quản trị các quy trình kinh doanh, chia sẻ thông tin giữa các phòng ban chức năng, giữa các công đoạn trong toàn bộ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ dẫn đến những cải tiến vược bật trong hoạt động kinh doanh như gia tăng hiệu suất công việc, giảm chi phí (thời gian, nhân lực, vật lực), tăng doanh thu…

1.2. Vai trò

- Quản lý quy trình nghiệp vụ – Business Process

Quản lý và kiểm soát công việc theo các quy trình lưu chuyển thông tin và xét duyệt, cho phép tùy chỉnh quy trình theo đặc thù từng doanh nghiệp.

- Quản lý thông tin đối tác – Partners

Tạo và phân nhóm khách hàng, nhà cung cấp, quản lý và phân tích thông tin đa chiều về khách hàng, nhà cung cấp, tích hợp hoàn toàn với kế toán và quản trị quan hệ khách hàng…

- Quản lý danh mục sản phẩm – Products

Quản lý chi tiết thông tin, thuộc tính hàng hóa. Cho phép phân loại sản phẩm – dịch vụ linh hoạt theo nhóm, danh mục … Quản lý quy đổi đơn vị linh hoạt. Cho phép lập nhiều bảng giá theo nhiều tiêu chí khác nhau như giá bán mặc định, giá bán theo chiến dịch tiếp thị, giá cho khách hàng thành viên …

- Quản lý Tài chính – Financial Management:

- Kế toán tài chính: kế toán tổng hợp, kế toán tiền, kế toán kho, kế toán công nợ, tài sản cố định, phân bổ chi phí, kế toán giá thành, thuế, báo cáo tài chính, quản lý hóa đơn, thu chi, ngân sách… Hỗ trợ đa tiền tệ và kế toán đa công ty.

- Kế toán quản trị: tích hợp xuyên suốt tất cả các phân hệ của hệ thống ERP, giúp theo dõi, phân tích tất cả hoạt động có liên quan đến chi phí hoặc doanh thu của doanh nghiệp và xuất báo cáo chuyên sâu cho người quản trị …

- Quản lý cung ứng & mua hàng – Purchase Management

Lập kế hoạch nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp,… quản lý đầy đủ quy trình mua hàng từ dự báo mua hàng, lập yêu cầu báo giá, cho đến theo dõi kế hoạch nhập hàng. Tích hợp tốt với quản lý kho, kế toán.

- Quản lý phân phối & bán hàng – Sales Management

Lập và quản lý báo giá, đơn hàng… Quản lý đầy đủ quy trình bán hàng từ lập báo giá cho đến giao hàng và xuất hóa đơn. Tích hợp quản lý điểm bán hàng (POS), hỗ trợ đổi/trả hàng, hỗ trợ kết nối máy đọc/in mã vạch, màn hình cảm ứng, tích hợp thương mại điện tử B2B & B2C.

- Quản lý quan hệ khách hàng & nhà cung cấp – CRM & SRM

Quản lý dịch vụ khách hàng đầy đủ từ khâu ghi nhận đầu mối/tiềm năng bán hàng, phân tích khách hàng cho đến quản lý tài khoản, lịch tiếp xúc và xúc tiến bán hàng. Hỗ trợ tiếp thị tự động: eMarketing (Web, eMail), Mobile Marketing (Sms), Call center. Hỗ trợ, chăm sóc khách hàng sau bán hàng từ trả lời thắc mắc, hướng dẫn sử dụng đến ghi nhận yêu cầu, phàn nàn từ khách hàng,… Tích hợp quản lý bán hàng, mua hàng, kho, kế toán giúp kết nối các bộ phận.

- Quản lý sản xuất – Manufacturing Management

Hỗ trợ đầy đủ các phương thức quản lý tiên tiến: quản lý đa định mức nguyên vật liệu, đa công đoạn sản xuất, đa nguồn lực sản xuất,… Tích hợp đầy đủ các phương thức tính giá vốn hàng hóa, chi phí sản xuất,…Cho phép tự thiết lập các quy tắc sản xuất tự động hoặc tự đề xuất mua nguyên vật liệu, tồn kho tối thiểu, tối ưu… Tích hợp hoàn toàn với quản lý kho, kế toán, mua/bán hàng, nhân sự.

Xem thêm phân hệ nhằm quản lý sản xuất hiệu quả

- Quản lý kho hàng – Stock Management

Cho phép quản lý nhiều địa điểm kho, loại kho… cho phép chuyển đổi nhiều đơn vị tính, quản lý nhập/xuất hàng, kiểm hàng, tình trạng giao hàng, chuyển kho nội bộ, tra cứu tồn kho thực tế, số lượng tồn nhưng đã được khách hàng đặt mua, số lượng hàng đặt mua sắp về, giá trị tồn kho, tồn kho tối ưu … Tích hợp hoàn toàn với sản xuất, kế toán, mua/bán hàng.

- Quản lý nhân sự và tính lương – Human Resources Management & Payroll

Quản lý toàn diện các quy trình và nghiệp vụ nhân sự như: Quản lý cơ cấu nhân sự, quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý kĩ năng, kinh nghiệm, quản lý tuyển dụng và đào tạo, đánh giá năng lực nhân viên, quản lý lịch làm việc/công tác (timesheets), quản lý chi phí, nghỉ phép, nghỉ lễ, bảo hiểm, chấm công và tính lương tự động… Tích hợp hoàn toàn với kế toán, sản xuất, dự án.

- Quản lý tài liệu chứng từ – Document Management

Hệ thống và phân loại hồ sơ tài liệu nội bộ, giúp chia sẻ tài liệu nhanh chóng và an toàn, rất hữu ích trong việc theo dõi quản lý các tài liệu như tài liệu dự án, sản phẩm, hợp đồng, kế hoạch, … giúp tiết kiệm thời gian và tránh “mất” tài liệu.

- Hệ thống báo cáo, biểu đồ – Reporting & Dashboard

Báo cáo thống kê kèm theo ở mỗi phân hệ, đồng thời cho phép lập báo biểu dưới dạng biểu đồ rất trực quan và hữu ích cho việc theo dõi các chỉ số, danh sách công việc và các thông tin thường dùng, hỗ trợ cho công tác quản trị và ra quyết định…

- Kinh doanh thông minh – Business Intelligence

Hệ thống BI cho phép doanh nghiệp khai thác toàn bộ dữ liệu trong Phần mềm ERP để lập các báo cáo về khách hàng, về thị trường, về sản phẩm, về đối tác … nhằm hỗ trợ cho công tác lập kế hoạch và ra quyết định, cắt giảm chi phí và phát hiện các cơ hội kinh doanh mới.

1.3. Lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp

- Tạo nguồn thông tin dữ liệu chính xác, tốc độ nhanh chóng gia tăng sự tin cậy cho các Quản lý, Nhà Lãnh đạo trong việc ra quyết định.

- Chuẩn hóa quy trình kinh doanh, tối giản được nhiều chi phí không cần thiết về nhân sự.

- Kiểm soát tốt, lập kế hoạch dự trữ hàng tồn kho tối ưu. Từ đó giảm thiểu nhiều chi phí về việc lưu trữ, bảo quản và hàng hóa hư hỏng trong kho.

- Quản lý doanh nghiệp toàn diện trên cùng một hệ thống. Đặc biệt đối với các mô hình Tổng công ty, Tập đoàn với nhiều các đơn vị công ty con, chi nhánh,… thì đây là hình thức càng phù hợp và tối ưu.

- Tăng hiệu quả hoạt động Sản xuất Kinh doanh. Từ việc quản lý tốt phần mềm ERP sẽ trợ giúp đắc lực cho việc đưa ra các hoạch định chiến lược trong công tác sản xuất kinh doanh của Ban lãnh đạo. Khi đã có chiến lược tốt, việc gia tăng hiệu quả là điều tất yếu.

2. Kinh nghiệm triển khai thành công và Ứng dụng hiệu quả Phần mềm ERP

2.1. Khi nào Doanh nghiệp cần đầu tư ERP

Nếu không muốn sở hữu một Doanh nghiệp luôn đi sau những đối thủ khác thì các nhà Lãnh đạo cần phải xem xét đến việc đầu tư hệ thống ERP. Tuy nhiên việc đầu tư vào thời điểm nào sẽ thích hợp là vấn đề quan trọng, đó là một trong những thời điểm sau đây:

- Khi doanh thu rơi vào ngưỡng 50 – 70 tỷ trở lên một năm thì doanh nghiệp nên cân nhắc để bắt đầu đầu tư một Phần mềm ERP tương thích.

- Khi quy trình vận hành của Doanh nghiệp thường xuyên mắc phải các sai sót trong quá trình nhập liệu và truy xuất dữ liệu.

- Khi có kế hoạch mở rộng kinh doanh, mở thêm chi nhánh, văn phòng, công ty con…

- Bộ máy cấu trúc của Doanh nghiệp cồng kềnh, hoạt động không hiệu quả và có nhu cầu tái cấu trúc công ty.

- Số lượng Khách hàng lớn, việc chăm sóc giao dịch gặp khó khăn, thường xuyên nhận được các phản hồi, đánh giá không tốt.

2.2. Tuân thủ và chấp hành đúng quy trình Tư vấn từ Nhà cung cấp.

Nếu cố gắng chấp hành đúng trình tự các bước A, B, C, D từ nhà cung cấp và hoạch định rõ ràng chiến lược ngay từ đầu thì việc triển khai ERP không khó. Trưởng ban quản lý dự án nên là người nắm giữ chức vụ quan trọng, và có quyền quyết định tất cả.

Với kinh nghiệm nhiều năm điều hành và quản lý ở mảng sản phẩm ERP, ông Tôn Minh Thiên – Giám đốc Chi nhánh Công ty Cổ phần mềm Mềm BRAVO tại TP. Hồ Chí Minh cho biết:

Để thành công ứng dụng – triển khai các hệ thống ERP, doanh nghiệp cần thực hiện lần lượt 4 trình tự sau:

- Hình thành đầu tư: Doanh nghiệp cần xác định được nhu cầu, mục tiêu cụ thể của mình. Ở từng bộ phận, khi đầu tư ERP doanh nghiệp mong muốn giải quyết được vấn đề gì, thu được thành quả ra sao?

- Tìm, tham khảo và lựa chọn các nhà Tư vấn – Cung cấp phần mềm ERP uy tín. Đây là một quy trình có vai trò quyết định tới sự thành bại của dự án. Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm không hẳn cần lớn hay nhỏ mà cần lựa chọn được đối tác phù hợp. Cần phù hợp về năng lực, phù hợp về quy mô, phù hợp về chi phí với nhu cầu của Doanh nghiệp mình.

>>> Để lựa chọn được nhà cung cấp uy tín, chất lượng phù hợp các bạn ĐỪNG nên bỏ qua tham khảo các tiêu chí lựa chọn này.

- Triển khai ERP: lập đội tiếp nhận dự án và đội dự án đó có trách nhiệm quản lý, điều phối và tiếp nhận các đầu mục công việc mà nhà cung cấp ERP chuyển giao cho mình.

- Giám sát chặt chẽ từ lãnh đạo: lãnh đạo doanh nghiệp nên đứng đầu dự án và đi sâu đi sát từng bước thực hiện nhằm kịp thời thay đổi hoặc có sự hỗ trợ cần thiết cho đội dự án hay các phòng ban.

2.3. Khi triển khai ERP Doanh nghiệp có thể phải Cơ cấu tổ chức lại Nhân sự

Khi ứng dụng ERP, tất cả các số liệu đều phải chính xác, minh bạch và rõ ràng. Đây là một đòn đánh tâm lý rất lớn đối với những nhân sự có hành vi gian dối, khuất tất trong bộ máy. Để triển khai được ERP, quy trình hoạt động của doanh nghiệp sẽ được quy chuẩn theo sự Tư vấn từ nhà cung cấp. Vì vậy sẽ có những vị trí nhân sự được cắt bỏ hoặc bổ sung.

Ngoài ra sau khi doanh nghiệp ứng dụng ERP, một lượng lớn khối lượng công việc thủ công sẽ được giảm tải, khi đó duy trì với số lượng nhân sự ở thời điểm trước khi triển khai sẽ bị dư thừa. Việc điều chuyển bộ phận hoặc cắt giảm là điều tất yếu để giúp tối ưu chi phí và hiệu quả nhân sự.

Theo ông Nguyễn Văn Cường – Kế toán trưởng Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ – Khách hàng thân thiết của BRAVO cho biết: “Lợi ích thấy rõ nhất sau khi sử dụng phần mềm đó là giúp chúng tôi giảm từ 40-50% sức lao động”.

2.4. Cân nhắc dùng các sản phẩm ERP của Việt Nam hay quốc tế tùy vào quy mô và nguồn lực của doanh nghiệp

Ông Lê Đức Nghĩa – Chủ tịch Công ty Cổ phần Gỗ An Cường là người đã có tới 20 năm kinh nghiệm đầu tư và phát triển hệ thồng ERP cho doanh nghiệp mình đã chia sẻ:

Trước khi đầu tư hệ thống phần mềm ERP, Gỗ An Cường đã thuê riêng một đơn vị tư vấn. Họ khuyên rằng nếu doanh nghiệp có nhu cầu kêu gọi đầu tư quốc tế thì nên đầu tư hệ thống ERP quốc tế. Bởi nếu có hệ thống ERP chuẩn quốc tế các nhà đầu tư đánh giá doanh nghiệp cao hơn 10%. Tuy nhiên để triển khai được hệ thống ERP quốc tế, Gỗ An Cường cần phải thực hiện tái cấu trúc doanh nghiệp để phù hợp với quy định của hệ thống. Chi phí cho việc này tốn khoảng ½ triệu USD. Tiếp đó An Cường đã chi thêm triệu đô nữa để triển khai phần mềm ERP của nước ngoài. Sau đó mỗi năm họ tốn thêm vài tỷ đồng cho tiền bản quyền, phí bảo trì, chi phí nhân sự IT vận hành hệ thống…

Có thể nhận thấy rằng, các sản phẩm ERP quốc tế đề cao sự chuẩn chỉnh nên nếu các Doanh nghiệp Việt chưa có cấu trúc chuẩn hóa theo quy trình của họ, hoặc không đầu tư thêm chi phí thuê công ty tư vấn tái cấu trúc thì nguy cơ triển khai thất bại là rất cao. Thực tế đã có nhiều Doanh nghiệp lớn đã triển khai thất bại dù đã đổ rất nhiều tiền vào dự án. Do mức độ tương thích thấp nên tỷ lệ triển khai thành công các dự án ERP quốc tế chỉ đạt mức 50:50.

Trước khi đầu tư, nâng cấp sử dụng phần mềm quốc tế, Gỗ An Cường đã có tới 17 năm sử dụng ERP của nhà cung cấp BRAVO.

Theo quan sát của ông Nghĩa, không như trước đây, hiện tại các doanh nghiệp ERP Việt đã phát triển đủ lớn mạnh có khả năng đáp ứng nhu cầu của đủ loại quy mô doanh nghiệp và lĩnh vực kinh doanh.

Phần mềm ERP Việt hay quốc tế mỗi loại đều có những ưu nhược điểm riêng, việc lựa chọn phần mềm nào doanh nghiệp cần phải xem xét rất cẩn thận để có quyết định phù hợp nhất với quy mô và nguồn lực của chính mình.

>>> Có thể bạn quan tâm: Cách sử dụng Phần mềm ERP tại Việt Nam.

2.5. Đầu tư cơ sở vật chất và nguồn lực phù hợp cho việc vận hành hệ thống ERP hiệu quả

Khi quyết định sử dụng ERP, doanh nghiệp cần xác định một khoản ngân sách riêng để nâng cấp đầu tư cơ sở vật chất vận hành ERP, bao gồm: hệ thống máy tính, cơ sở hạ tầng server (máy chủ),… Về yêu cầu chi tiết, doanh nghiệp sẽ nhận được sự tư vấn hợp lý từ bên nhà cung cấp để sao cho phù hợp nhất với quy mô và nguồn lực của doanh nghiệp.

Ngoài ra việc đào tạo, nâng cấp trình độ chuyên môn từ đội ngũ Nhân sự cũng là vấn đề các Doanh nghiệp cần chú trọng. Thực tế đã có rất nhiều Doanh nghiệp, triển khai dự án ERP thất bại do nguồn lực về Nhân sự của họ đã không tương thích được với cấu trúc, quy trình làm việc của hệ thống. Một số kỹ năng doanh nghiệp cần chuẩn bị trau dồi cho đội ngũ nhân sự như về Ngoại ngữ, tác phong, thái độ làm việc. ERP là một ứng dụng vận hành theo cả hệ thống, mỗi bộ phận, mỗi người dùng là một mắt xích tạo nên một quy trình logic và liên kết với nhau. Vì vậy vai trò và trách nhiệm của mỗi người dùng đều rất quan trọng, mỗi nhân sự cần phải nâng cao trách nhiệm trong công việc để không bị ảnh hưởng đến chuỗi quy trình vận hành chung trong doanh nghiệp.

3. Phần mềm BRAVO – Giải pháp phần mềm ERP hàng đầu tại Việt Nam.

3.1. Nhận được sự đánh giá cao từ các tổ chức chuyên gia CNTT

DANH HIỆU SAO KHUÊ, TOP 50 LEADING ICT là những Danh hiệu danh giá hàng đầu cho các sản phẩm và Doanh nghiệp CNTT tại Việt Nam, được phát động và tổ chức bởi Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam (VINASA). Các chương trình thu hút được hàng trăm đề cử và diễn ra trong khuôn khổ nhiều tiêu chí khắt khe nhưng BRAVO vẫn nhiều lần giành danh hiệu và đạt được các thứ hạng cao.

Sản phẩm BRAVO 8 (ERP-VN) đạt Giải thưởng Danh hiệu Sao Khuê năm 2020

Cho tới năm 2020, lần thứ 5 liên tiếp thương hiệu “BRAVO” được vinh danh và cũng là lần thứ 2 liên tiếp sản phẩm BRAVO 8 (ERP-VN) được công nhận về chất lượng tại Sao Khuê.

Đến thời điểm năm 2019, cũng là lần thức 5 liên tiếp công ty Cổ phần phần mềm BRAVO lọt TOP 50 Doanh nghiệp CNTT hàng đầu tại Việt Nam.

3.2. Là nhà cung cấp uy tín và đã có kinh nghiệm triển khai lâu năm cho nhiều Doanh nghiệp, Tập đoàn lớn tại Việt Nam

Với việc chọn lựa hướng đi ngay từ ban đầu là phát triển và cung cấp giải pháp phầm mềm quản trị doanh nghiệp tùy chỉnh theo yêu cầu, sản phẩm của BRAVO chuyên sâu phù hợp với khách hàng là các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn. Một dãy dài tên tuổi danh tiếng đầu ngành như THACO, Sabeco, Hòa Phát, Kềm Nghĩa, ACV, Vietcombank, Khóa Việt Tiệp, Tân Á Đại Thành… đều là khách hàng tiêu biểu của BRAVO.

>>> Danh sách khách hàng tiêu biểu theo từng ngành nghề Kinh doanh của BRAVO.

Thành lập từ năm 1999, sau hơn 20 năm nỗ lực và phát triển đến hiện tại BRAVO có khoảng honw 3.600 khách hàng cùng quy mô lên tới 350 nhân sự, 75% trong đó là các kỹ sư công nghệ.

3.3. Sơ lược về tính năng nổi bật phiên bản BRAVO 8 (ERP-VN)

- Công nghệ lập trình tiên tiến, hiện đại

Sản phẩm BRAVO 8 (ERP-VN) được lập trình bằng nền tảng công nghệ .NET với ngôn ngữ lập trình C# trên hệ cơ sở dữ liệu SQL.

- Hệ thống mở, thiết kế linh động dễ dàng tùy chỉnh

Với cấu trúc 3 lớp, sản phẩm BRAVO rất thuận tiện trong việc hiệu chỉnh theo các yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp, từng ngành nghề.

Phần mềm ERP BRAVO cho phép dễ dàng sửa đổi, thêm bớt tính năng dùng trong từng phân hệ. Có thể tích hợp mở rộng thêm những phân hệ mới hoặc kết nối với các phần mềm thứ 2 theo yêu cầu từ Doanh nghiệp. Ngoài ra, BRAVO 8 (ERP-VN) cho phép người dùng tự thiết kế lại giao diện hiển thị, biểu mẫu nhập liệu, mẫu in và biểu mẫu của các báo cáo.

- Giao diện hiện đại, thiết kế phẳng tối giản, tối ưu cho chạy đa nền tảng

BRAVO 8 (ERP-VN) có giao diện được thiết kế hiện đại theo xu hướng tối giản và “phẳng hóa” thiết kế của các hệ thống phần mềm trên thế giới, giúp cho BRAVO 8 tối ưu trong truy xuất và hiển thị khi chạy đa nền tảng.

Ngoài ra với thiết kế đặc biệt trong giao diện của BRAVO 8, người dùng có thể thay đổi theme của dashboard, tùy biến các thông số hiển thị cho dashboard theo ý thích (như màu nền, ảnh nền, cỡ chữ, kiểu chữ…).

Hệ thống phần mềm ERP của BRAVO quản lý người dùng theo tên đăng nhập và mật khẩu. Cơ chế phân quyền theo nhóm người dùng, theo chức năng xử lý và theo từng trường thông tin của chứng từ giúp cho việc sử dụng và quản lý sẽ phù hợp nhất với từng cấp bậc của user.

Chương trình có khả năng ghi chép lại toàn bộ nhật ký thao tác của người dùng; lưu trữ được cả giá trị cũ và giá trị mới sau khi thao tác sửa đổi dữ liệu.

Trên phiên bản BRAVO 8, với việc tích hợp sẵn công nghệ WCF giúp giải quyết tối ưu vấn đề bảo mật trong quy mô Tập đoàn, Tổng công ty, Doanh nghiệp quy mô nhiều chi nhánh… Khi cần kết nối truyền nhận dữ liệu giữa các đơn vị sẽ thông qua Internet, mà không cần thiết lập WAN hay VPN.

- Đáp ứng việc Xử lý Dữ liệu lớn

Cơ sở dữ liệu của BRAVO 8 được thiết kế tối ưu để đáp ứng việc lưu trữ, xử lý Dữ liệu lớn (Big Data) cho khách hàng, đặc biệt ở những doanh nghiệp kinh doanh trong những lĩnh vực đặc thù có khối lượng giao dịch, chứng từ, thông tin phát sinh trong ngày cực lớn.

- Quy trình xử lý trình tự công việc (WorkFlow)

Phần mềm BRAVO cho phép người dùng có thể tự khai báo, định nghĩa quy trình xử lý tuần tự các công việc, nghiệp vụ cho phù hợp với thực tế.

Trình tự thao tác công việc sẽ tự động được luân chuyển theo đúng trình tự công việc (WorkFlow) đã thiết kế trên phần mềm. Mỗi người chỉ cần hoàn thiện thao tác của mình và dữ liệu sẽ tự động được liên kết tới các hệ thống tiếp theo của quy trình nghiệp vụ, đồng thời hiển thị cảnh báo cho người sử dụng ở công đoạn kế tiếp của quy trình biết, thông qua trạng thái của các giao dịch trên phần mềm.

- Các tính năng bổ sung khác gia tăng tiện ích cho người dùng

Mới đây, vừa có thêm một số tính năng mới quan trọng nổi bật được bổ sung trong các bản cập nhật của BRAVO 8 Core Framework từ phiên bản 4.1.3 đến 4.5.x như: Kết nối và liên lạc tức thời; Cập nhật thêm nhiều công cụ nhập liệu và hiển thị dữ liệu; Truy xuất dữ liệu qua mạng diện rộng (WAN); …