Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP ở Việt Nam

Phần mềm ERP, Giải pháp ERP hay hệ thống phần mềm ERP… có lẽ là những khái niệm không còn xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam trong thời đại CNTT. Nhưng, việc triển khai thành công phần mềm ERP thôi là chưa đủ, để khai thác hết lợi ích mà nó mang lại thì các doanh nghiệp cần biết cách sử dụng các phần mềm ERP ở Việt Nam.

1.  Phần mềm ERP là gì?

Để hiểu được “Phần mềm ERP là gì”, trước hết chúng ta cần hiểu rõ các khái niệm bao hàm trong nó, cụ thể:

• Enterprise: Là doanh nghiệp, chủ thể sử dụng hệ thống phần mềm để sử dụng tài nguyên theo quy trình các hoạt động tốt nhất.
• Resource: Là tài nguyên trong doanh nghiệp. Những tài sản tồn tại trong hay liên quan đến công ty có sẵn hay những giá trị được tạo ra hàng ngày. Nhân viên hay nhà quản lý cũng được xem là tài nguyên vô cùng quan trọng của công ty.
• Planning: Là hoạch định, nhân viên các phòng ban trao đổi tương tác giải quyết công việc diễn ra thường xuyên hàng ngày. Quá trình này dù đơn giản hay phức tạp cũng tác động đến toàn bộ cơ sở tài nguyên của công ty.

ERP là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích diễn giải. Một bộ phận tích hợp bao gồm nhiều công cụ: kế hoạch sản phẩm, chi phí sản xuất hay dịch vụ giao hàng, tiếp thị và bán hàng, quản lý kho quỹ, kế toàn phù hợp với công ty lớn.

Vậy, Phần mềm ERP là gì? Đó là một hệ thống tập hợp các ứng dụng khác nhau giúp nhân viên, nhà điều hành xây dựng quy trình chuẩn tương tác qua lại trên cơ sở tài nguyên doanh nghiệp. Nhờ đó tài nguyên doanh nghiệp được quản lý toàn diện từ A đến Z. Hệ thống tài nguyên phát triển, sức mạnh doanh nghiệp sẽ tăng.

2.  Phần mềm ERP ở Việt Nam

Trên thị trường Việt Nam hiện nay có 2 loại phần mềm ERP cơ bản đó là:

• Các phần mềm ERP nước ngoài: Các phần mềm này thường có công nghệ cao, quy trình quản lý đạt chuẩn nhưng giá cao và nhiều phần chưa phù hợp với tình hình các doanh nghiệp trong nước.
• Các phần mềm ERP trong nước: Hiện này, có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP trong nước với nhiều năm kinh nghiệm và ứng dụng được công nghệ cao từ nước ngoài. Hơn hết, các phần mềm này thuần Việt nên có chi phí hợp lý và phù hợp với chuẩn mực kế toán trong nước.

3.  Cách sử dụng các phần mềm ERP ở Việt Nam

ERP không đơn thuần là công nghệ. Trên hết, nó là nơi tích lũy kiến thức và kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm tác nghiệp.

Vì vậy ở Việt Nam, có rất nhiều doanh nghiệp đã triển khai ERP, thậm chí bỏ ra chi phí lớn sử dụng những phần mềm của các nhà cung cấp nước ngoài. Nhưng lợi ích mang lại chưa tương xứng với số tiền bỏ ra. Dưới đây là những tư vấn cơ bản để có cách sử dụng các phần mềm ERP ở VIệt Nam hiệu quả nhất

• Xác định rõ nhu cầu, nghiệp vụ và khả năng chỉ trả của doanh nghiệp mình: Việc đầu tiên và vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến mọi quyết định và hiệu quả của cách sử dụng phần mềm ERP sau này là xác định được rõ nhu cầu, nghiệp vụ và khả năng chi trả của doanh nghiệp mình. Bước này giúp doanh nghiệp hình dung ra được sản phẩm như thế nào sẽ phù hợp với mình từ đó tìm được nhà cung cấp tốt nhất. Mặt khác, bước này là tiền đề để họ có được những yêu cầu cho đơn vị triển khai phần mềm ERP sau này.

• Lựa chọn nhà cung cấp: Khi thực hiện xong bước trên, việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Một trong những điểm quan trọng khi chọn nhà cung cấp là cần tìm hiểu kỹ năng lực cũng như các dự án đã được họ triển khai thành công.

• Triển khai dự án: Dự án thành công cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp. Các bước cơ bản sau sẽ giúp một dự án triển khai phần mềm ERP thành công là:

• Chuẩn bị dự án ERP: Các doanh nghiệp cũng thường yêu cầu nhà cung cấp giải pháp ERP đưa ra nhiều hơn một phương án để lựa chọn. Thêm vào đó, trong bước chuẩn bị này, các doanh nghiệp cũng chuẩn bị về mặt tinh thần, đặc biệt là tạo sự tin tưởng, thiện chí làm việc với nhà cung cấp để quá trình triển khai diễn ra thuận lợi. 
• Lập kế hoạch thực hiện dự án ERP: Giai đoạn tiếp theo của quy trình triển khai dự án này thực sự mới là sự khởi đầu của dự án. Xác định các nguồn tài nguyên, tiêu chí thành công, rủi ro và xác định phạm vi. Các nhiệm vụ trọng tâm cho dự án của doanh nghiệp nên bao gồm các cuộc họp với các nhà quản lý dự án của cả 2 bên để đưa ra một kế hoạch thực hiện cụ thể, từ đó hoạch định được các nguồn lực để đáp ứng tốt kế hoạch đó.
• Phân tích dự án ERP: Giai đoạn này doanh nghiệp nên bắt đầu thực hiện đào tạo cho nhân viên biết những kiến thức cơ bản các bước trong quy trình triển khai hệ thống ERP. Nhân viên là người thực sự hiểu biết chi tiết về quy trình hoạt động và nhu cầu họ cần từ một hệ thống ERP.
• Thực hiên dự án ERP: Đây là giai đoạn mà nhà cung cấp sẽ thực hiện thiết kế, điều chỉnh hệ thống ERP để phù hợp với các nghiệp vụ đặc thù và những yêu cầu riêng của doanh nghiệp để đi tới các đích cuối cùng đã được hoạch định ngay bước 1.
• Xác nhận dự dán ERP: Kế hoạch triển khai nên được thực hiện trực tiếp cùng với quy trình đào tạo cho người dùng cuối – là nhân viên. Sau khi hoàn thành, xác nhận của hệ thống ERP mới được hoàn tất với nhóm dự án trước khi triển khai.
• Triển khai hệ thống ERP: Tất cả mọi thứ đã được xây dựng đều hướng tới giai đoạn cuối cùng này. Doanh nghiệp cần phải có một danh sách kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các yếu tố của dự án được thực hiện đúng.

80% khối lượng công việc trong quá trình triển khai ERP là tư vấn, chỉ có 20% khối lượng là lập trình. Hầu hết các dự án ERP không thành công là do khâu tư vấn chưa tốt. Ở Việt Nam, chúng ta chưa có những chuyên gia tư vấn giỏi, có kinh nghiệm. Vì thế, khi triển khai những ERP phức tạp cho các DN lớn, chúng ta nên thuê tư vấn quốc tế, vừa đảm bảo cho dự án chắc chắn thành công, vừa tạo ra cơ hội học hỏi tích lũy kinh nghiệm cho Việt Nam. Đáng tiếc là nhiều nơi vẫn chưa coi tư vấn là then chốt, không chấp nhận các chi phí thuê tư vấn

• Sau khi triển khai dự án: Một dự án triển khai phần mềm ERP không phải kết thúc khi triển khai xong. Do đặc thù môi trường kinh doanh luôn biến động cũng như sự phát triển không ngừng của mỗi doanh nghiệp. Do vậy, sau khi triển khai xong, nhà cung cấp vẫn tiếp tục hỗ trợ doanh nghiệp và có những điều chỉnh cần thiết. Do vậy, việc lựa chọn một nhà cung cấp có dịch vụ bảo hành – bảo trì là điều vô cùng quan trọng. 

>>> Giải pháp phần mềm ERP BRAVO 7 - Tùy biến theo yêu cầu đặc thù. 

>>> Kinh nghiệm triển khai phần mềm ERP của nhà cung cấp BRAVO