Với mục tiêu tận dụng sức mạnh của công nghệ số, dữ liệu số để gia tăng hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa chi phí, Công ty cổ phần Nhiệt điện Quảng Ninh đã và đang triển khai nhiều giải pháp để xây dựng mô hình số hóa và chuyển đổi số trong hoạt động SXKD. Riêng đối với công tác quản lý vật tư, việc ứng dụng thành công phần mềm BRAVO đã giúp đơn vị nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát vật tư nhập – xuất – tồn kho, điều hành hiệu quả trong sử dụng nguồn vốn.
Là nhà máy sản xuất điện có quy mô lớn, Công ty cổ phần Nhiệt điện Quảng Ninh (QTP) có hơn 26.500 mã vật tư phục vụ hoạt động sản xuất. Mỗi mã vật tư lại cần kèm theo nhiều thông tin để quản lý như: chủng loại, số lượng, thông số kỹ thuật, vị trí của sản phẩm trong kho hàng, thời gian nhập kho, xuất kho …
Cách quản lý vật tư theo phương pháp thủ công (nhập, xuất và xử lý dữ liệu hoàn toàn trên bảng exel) gây nhiều khó khăn trong công tác quản lý, từ truy xuất thông tin, tìm kiếm chính xác vật tư thiết bị sử dụng, đặc biệt là người thủ kho này nghỉ người thủ kho kia khó làm thay. Các công tác kiểm kê định kỳ của Công ty thường thực hiện rất vất vả, cần nhiều nhân lực và thời gian để xử lý khối lượng lớn công việc, các bộ phận hoàn toàn phụ thuộc vào bảng excel mà định kỳ hàng tháng bộ phận thống kê gửi đến. Các bộ phận liên quan như thủ kho, chuyên viên kỹ thuật, kỹ thuật viên phân xưởng,.. không cập nhật được tồn kho chính xác tại thời điểm cần.
Hơn nữa, Công ty Nhiệt điện Quảng Ninh có 1 lượng hàng dự án hơn 3.500 mã do các nhà thầu SEC giao lại, gần như chỉ có tên danh mục thông số kỹ thuật chi tiết không đầy đủ, nếu chỉ tra cứu trên file dữ liệu trên thì không thể xác định được vật tư cần thay thế. Bởi vậy, khi có yêu cầu thay thế vật tư phục vụ công tác sửa chữa, các chuyên viên phụ trách phòng Kỹ thuật thường phải đi kiểm tra thực tế hàng tồn kho để chắc chắn hàng mình cần thay thế có hay không, việc này rất tốn thời gian và ảnh hưởng đến tính kịp thời để đưa ra phương án sửa chữa.
Hệ thống kho vật tư của Công ty Nhiệt điện Quảng Ninh
Để giải quyết những tồn tại này, QTP đã từng bước triển khai việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác quản lý vật tư. Nhiều năm qua, Công ty đưa vào Hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp BRAVO, trong đó tích hợp phân hệ quản lý về mua sắm, tổng hợp nhu cầu vật tư. Việc xây dựng hệ thống quản lý với sự hỗ trợ của phần mềm BRAVO đã góp phần giúp quá trình thực hiện các công việc liên quan về mua sắm vật tư được khoa học và hiệu quả.
Phần mềm BRAVO giúp truy cập, quản lý toàn bộ dữ liệu về vật tư
Để đồng bộ và nâng cao hiệu quả quản lý bằng chuyển đổi số, từ đầu năm 2022, QTP tiếp tục triển khai chương trình “Áp dụng mã số – mã vạch trong công tác quản lý vật tư” bằng phần mềm QR code. QR code viết tắt của Quick Response Code (tạm dịch “Mã phản hồi nhanh), đây là dạng mã vạch hai chiều (2D) có thể được đọc bởi một máy đọc mã vạch hoặc ipad, điện thoại thông minh với ứng dụng chuyên biệt để quét mã vạch. Khi quản lý kho bằng QR Code thì các thông tin vật tư sẽ được tự động mã hóa, người phụ trách sẽ in ra để dán lên sản phẩm khi nhập kho.
Cán bộ quản lý kho quản lý vật tư theo mã QR
Giao diện BRAVO app dùng trên smartphone để truy xuất thông tin vật tư
Như vậy, khi xuất kho hoặc nhập kho hàng hóa, nhân viên chỉ cần quét mã QR bằng các thiết bị chuyên dụng thì mọi thông tin sẽ được hiển thị. Đồng thời hệ thống cũng sẽ ghi nhận và tự động tạo phiếu xuất, nhập kho, với tất cả các thông tin về sản phẩm. Nhờ đó, mọi công việc và quy trình sẽ đơn giản hơn rất nhiều, giúp các bộ phận liên quan chủ động trong việc theo dõi hàng tồn kho trên hệ thống; Giảm chi phí tồn kho do luôn kiểm soát được tồn kho tổi thiểu và trợ giúp quyết định mua mới vật tư, góp phần tiết kiệm thời gian trong quản trị doanh nghiệp.
Để đưa vào quản lý kho bằng hệ thống QR code, Công ty đã phải tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu khổng lồ cho toàn bộ danh mục Vật tư. Đến nay, Công ty đã số hóa được 100% danh mục mã vật tư và cung cấp gần 27.000 ảnh vật tư lên hệ thống phần mềm quản lý mã vạch.
Với việc đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ trong mọi lĩnh vực hoạt động, QTP thể hiện quyết tâm không ở lại phía sau trên lộ trình chuyển đổi số./.
Theo Webiste Tổng Công ty Phát Điện 1
Xem thêm:
>> BRAVO và TNG: 15 năm hành trình hợp tác hướng tới thành công
