Quản trị kênh phân phối là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra hoạt động luân chuyển sản phẩm trong kênh phân phối nhằm đảm bảo quy trình vận động của hàng hoá từ sản xuất đến người tiêu dùng, từ đó có những kế hoạch phân phối sản phẩm hợp lý nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng trên thị trường và hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. Việc quản lý hiệu quả hệ thống kênh phân phối luôn đặt ra cho doanh nghiệp những bài toán khó.
1. Một số bài toán phổ biến của doanh nghiệp trong việc quản lý hệ thông kênh phân phối
Mỗi doanh nghiệp sẽ có một mô hình và cách thức kinh doanh khác nhau, do đó họ cũng sẽ có những bài toán khác nhau. Tuy nhiên, những doanh nghiệp cùng lĩnh vực sẽ có những bài toán cơ bản. Các bài toán phổ biến của doanh nghiệp trong việc quản lý hệ thống kênh phân phối đó là:
- Quản lý kênh phân phối
- Quản lý sản phẩm: Danh mục sản phẩm, tồn kho…
- Quản lý nhân viên kinh doanh: Danh mục nhân viên, Chấm công…
- Quản lý đơn hàng: Cập nhật Đơn hàng bán
- Quản lý tồn kho đại lý: Tồn kho tại đại lý khi viếng thăm, Báo cáo tồn kho đại lý…
- Quản lý CSKH
- Quản lý thông báo nội bộ
- Quản lý công việc
- Báo cáo quản trị
Một số báo cáo cơ bản như: Báo cáo theo dõi đơn hàng hàng ngày, Báo cáo theo dõi trạng thái xử lý đơn hàng, Báo cáo chỉ tiêu (kế hoạch) và doanh số (thực hiện) bán hàng, Báo cáo công nợ đại lý, Báo cáo chấm công, Báo cáo lộ trình di chuyển/đi tuyến, Báo cáo mở mới đại lý, Báo cáo đại lý phát sinh/không phát sinh đơn hàng (từ ngày … đến ngày).
2. Giải pháp Phần mềm DMS – phần mềm quản lý Kênh phân phối của BRAVO
Phần mềm DMS là một giải pháp được BRAVO tập trung nghiên cứu, phát triển và thiết kế để nâng cao hiệu quả quản lý bán hàng trong các doanh nghiệp có hệ thống kênh phân phối cồng kềnh và phức tạp.
Giải pháp trợ giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình trong hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường, cập nhật real-time mọi diễn biến tại từng điểm, kênh bán về hàng hóa, nhân viên bán hàng (salesman), hàng tồn, công nợ…
Phần mềm hỗ trợ kết nối dữ liệu tới tất cả các bộ phận cho dù trực tiếp hay gián tiếp tham gia vào quy trình phân phối hàng hóa tại doanh nghiệp. Cụ thể như: Bộ phận Kho, Bộ phận Kinh doanh, Bộ phận Logistics, Bộ phận Kế toán, Bộ phận Chăm sóc khách hàng, Nhà phân phối, Đại lý, Điểm bán lẻ…
Với các doanh nghiệp trong lĩnh vực này, họ có thể có 2 mô hình hoạt động là: Sales in và Sales out. Cụ thể là:
- Sales in là: Bán hàng trực tiếp cho khách hàng, ghi nhận trực tiếp doanh thu cho công ty gồm: Nhà phân phối, siêu thị, các khách hàng: sân bay, nhà hàng, tiệm bánh, chuỗi cafe quốc tế, food court, trường học quốc tế, phòng tập gym, khu vui chơi trẻ em…
- Sales out là: Bán hàng cho nhà phân phối và bố trí nhân viên Sales của công ty tại Nhà phân phối để hỗ trợ bán hàng cho nhà phân phối. Sales thị trường làm việc trực tiếp với đại lý/ điểm bán hàng không ghi nhận trực tiếp doanh thu cho công ty nhưng lại tiêu thụ hàng của công ty từ các nhà phân phối.
Cả 2 mô hình này, BRAVO đều giải quyết được các bài toàn chi tiết cho khách hàng, ví dụ như:
- Tìm kiếm và xác nhận khách hàng chính thức của Sales in
- Tìm kiếm và xác nhận khách hàng chính thức của Sales out
- Quy trình bán hàng Sales out
- Quy trình bán hàng Sales in
- Hình thức Sales out theo đơn và Nhà phân phối cho đại lý nợ và khoản nợ tính trên nhân viên Sales
- Hình thức Sales out theo đơn và Nhà phân phối không cho đại lý nợ (Bán thu tiền ngay)
- Hình thức Sales out không theo đơn
- Quy trình theo dõi thu hồi đổi trả date cho hình thức Sales in
3. Lợi ích mang lại khi áp dụng phần mềm quản lý Kênh phân phối của BRAVO
- Xây dựng mục tiêu kinh doanh và theo dõi thực tế thực hiện so với mục tiêu đặt ra.
- Dữ liệu khách hàng được tập hợp chung trên một hệ thống giúp ban lãnh đạo, bộ phận kinh doanh và các bộ phận khác liên quan khai thác thông tin, tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng theo nhiều tiêu thức.
- Cung cấp ứng dụng để Sales có thể khai thác thông tin và cập nhật dữ liệu bất kỳ thời điểm nào khi có mạng internet.
- Theo dõi được tình trạng của khách hàng (các nhà phân phối) : mục tiêu, tiềm năng, đang giao dịch, bỏ mã không theo dõi,… để Sales Admin kịp thời tương tác, đôn đốc và hỗ trợ Bp. Sales.
- Kiểm soát thực tế công việc chăm sóc của Bp. Thị trường tại NPP, đánh giá chất lượng quá trình chăm sóc của Bp. Sales
- Lưu lại lịch sử thực tế công việc viếng thăm khách hàng và đánh giá tiềm năng khách hàng theo nhiều tiêu chí.
- Theo dõi tình hình bán hàng theo từng Sales.
- Cung cấp tuyến đường hiệu quả để Sales chủ động lập kế hoạch tuyến tiết kiệm thời gian.
- Chủ động sắp xếp các điểm đi và lập kế hoạch tuyến đường.
- Chương trình gợi ý tuyến đường hiệu quả và tự động sắp xếp kế hoạch tuyến. (Kết nối với hệ thống thứ 3: Google map).
- Theo dõi bán hàng và công nợ của NPP.
- Cung cấp tuyến đường gợi ý hiệu quả để Bp. Logictis phân tuyến dễ dàng chủ động lập kế hoạch tuyến tiết kiệm thời gian.
- Theo dõi độ phủ của thị trường, các điểm phân phối mới để mở rộng thêm các thị trường tiềm năng và định hướng các thị trường chưa khai thác.
- Các bộ phận có thể tương tác với nhau trên hệ thống như Sales Admin, Sales, RSM/ASM/ Sales Sup, Kế toán, Kho, Logictis đảm bảo dữ liệu được xử lý thông suốt.
Theo Nội san BRAVO Focus số 63
>> Xem thêm: Phần mềm BRAVO hỗ trợ đắc lực sản xuất tại các doanh nghiệp lĩnh vực Bao bì
>> Tham khảo thêm: Các phân hệ cơ bản của BRAVO 8R2 (ERP-VN)
