Đặc điểm của phần mềm quản lý sản xuất bằng excel miễn phí

02/04/2022
maitt

Một phần mềm quản lý sản xuất miễn phí sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả và tiết kiệm các đối tượng nguyên vật liệu, thành phẩm, theo dõi hàng tồn kho, hàng xuất… thông qua hệ thống báo cáo phân tích chi tiết.

Quản lý sản xuất bằng excel là như thế nào

Để quản lý sản xuất hiệu quả, tạo ra giá trị, ngoài việc đảm bảo các yếu tố về nhân lực, máy móc thiết bị hiện đại, các công cụ quản lý đắc lực cũng là yếu tố cần thiết. Cụ thể là những phần mềm quản lý sản xuất bằng excel.

Đặc điểm của phần mềm quản lý sản xuất bằng excel miễn phí

Chúng ta đều rõ, excel là công cụ hàng đầu cho việc lập kế hoạch, quản lý vì đặc tính linh hoạt, minh bạch, và dễ dàng thao tác. Các nghiên cứu chỉ ra rằng, hàng ngày, hơn 90% các nhà quản lý giỏi trên thế giới đều quản lý sản xuất bằng excel.

Thông tin quản lý sản xuất trên excel:

Phần mềm quản lý sản xuất bằng excel giúp nhà quản lý, chủ doanh nghiệp quản lý quá trình sản xuất với nhiều công đoạn phức tạp: từ đơn đặt hàng, định mức nguyên vật liệu, danh sách quy định thời gian đặt hàng cho từng mặt hàng, công suất từng khâu sản xuất, số lượng tồn kho hiện tại, thời gian hoàn thành từng công đoạn… tất cả hoạt động sản xuất cần quản lý. Tuy nhiên, phần mềm quản lý sản xuất bằng excel được sử dụng nhiều trong hoạt động quản lý tồn kho, vật tư và nguyên vật liệu là chủ yếu.

Trong quản lý nhập xuất tồn kho, các hàm cơ bản được sử dụng là hàm Tổng (SUM), hàm điều kiện (If), hàm Tìm kiếm (Vlookup)… Phần mềm quản lý sản xuất bằng excel miễn phí hỗ trợ người dùng kết xuất ra excel, hoặc nhập dữ liệu vào từ file excel.

Quản lý đối tượng vật tư qua công đoạn, thành phẩm; theo dõi tồn kho, năng suất sản xuất.

Cập nhật báo cáo, dữ liệu trên smartphone; dễ dàng quản lý giao dịch chuyển hàng/ tiền giữa các kho.

Ưu điểm của phần mềm quản lý sản xuất bằng excel miễn phí

Phần mềm quản lý sản xuất bằng excel miễn phí là công cụ đắc lực cho việc quản lý sản xuất. Mỗi doanh nghiệp sản xuất đều có những cách thức và quy trình quản lý sản xuất bằng excel khác nhau.

Sử dụng phần mềm quản lý sản xuất miễn phí sẽ có một số ưu điểm sau:

Thao tác tùy chỉnh thêm bớt danh mục theo ý muốn, mục đích người dùng; kể cả làm sai hoặc thiếu logic.

Tính tự chủ trong công việc cao, không phụ thuộc vào nhà phát triển; kích thích khả năng sáng tạo, mày mò.

Tiết kiệm chi phí đầu tư cho việc mua phần mềm quản lý sản xuất, nhưng phải bỏ tiền ra mua bản quyền MS Office từ 300 đến 500$ (không bàn tới việc vi phạm bản quyền).

Nhược điểm của phần mềm quản lý sản xuất bằng excel miễn phí

Thao tác quản lý sản xuất trên phần mềm được phát triển bởi những người làm IT chuyên nghiệp, được sự tư vấn của những người làm kế toán nên dữ liệu kế toán được tổ chức khoa học, có quan hệ ràng buộc chặt chẽ. Quản lý sản xuất trên excel thì ngược lại:

Quản lý sản xuất bằng excel là phần mềm offline, tất cả các dữ liệu đều được lưu trên máy tính, Do vậy, khi máy tính gặp sự cố sẽ làm gián đoạn đến công tác quản lý, nguy cơ mất hết dữ liệu.

Các hàm và công thức phức tạp, đòi hỏi nhân viên phải am hiểu và thành thục excel.

Không thể kiểm soát một cách linh hoạt trong việc thống kê, xem xét dữ liệu một cách nhanh chóng hay khi lượng hàng hóa lớn, nhiều mã hàng.

Không hỗ trợ lập hóa đơn; chỉ một người làm trên 1 file. Dữ liệu toàn bộ kế toán trong nhiều năm phải lưu trên nhiều file độc lập… đòi hỏi một bộ nhớ lưu trữ cực khủng.

Chỉ đáp ứng về mặt sổ sách thông thường, các phân tích thống kê mang tính quản trị là rất khó (phù hợp với doanh nghiệp mới thành lập, quy mô nhỏ).

Không đúng mẫu chứng từ thực sự vì các chứng từ nhập đa phần dạng row của 1 sheet (không có quan hệ master-detail theo đúng nghĩa).

Không đáp ứng được nguyên tắc kế toán trong trường hợp sửa xóa: Nguyên tắc lịch sử chứng từ. Và giả sử có sửa xóa thì cũng không theo dõi lưu vết hành động được.

Phụ thuộc vào người làm. Nếu không có nhân viên kế toán đó, nhân viên khác chưa chắc có các file kế toán cần thiết và sử dụng được ngay.

Phải thực hiện thao tác hạch toán thủ công hàng ngày.

Bên cạnh đó, phân quyền trên excel đòi hỏi phải thiết lập như 1 phần mềm kế toán. Tuy nhiên, số người ở Việt Nam có thể thực hiện được việc này là rất ít. Tính bảo mật trên excel gần như là 0.

Từ những thông tin cơ bản trên ,bài viết hy vọng những người làm kế toán, nhà quản lý có thể hình dung được những ưu, nhược điểm của phần mềm quản lý sản xuất bằng excel miễn phí; từ đó có được những sự lựa chọn tốt hơn, hỗ trợ. Các Công ty hiện vẫn sử dụng excel nên cho công tác quản lý nên cân nhắc về một công cụ hỗ trợ quản lý hiệu quản hơn như phần mềm quản lý sản xuất ưu việt.