Cùng với sự phát triển của kinh tế và nhu cầu của đời sống con người càng được nâng cao thì hoạt động kinh doanh khách sạn cũng không ngừng phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, các tiện nghi trong khách sạn ngày càng hiện đại hơn cũng như nhân viên chu đáo hơn, hiểu về tâm lí khách hàng hơn đồng thời cách phục vụ ngày một chuyên nghiệp hơn. Bài viết sẽ làm rõ 2 vấn đề chính: Quản trị khách sạn là gì? Cách quản trị khách sạn hiệu quả?
1. Quản trị khách sạn là gì
Quản trị khách sạn là tổ chức, quản lý tất cả những hoạt động của khách sạn một cách khoa học và hiệu quả. Người quản lý khách sạn sẽ lập ra các quy tắc trong quá trình quản lý từng bộ phận của khách sạn từ kinh doanh, lễ tân, buồng phòng đến nhà hàng, sự kiện,…. lập các báo cáo kết quả tài chính, các bản thu – chi liên quan đến hoạt động chung của khách sạn .
Bên cạnh đó, quản trị khách sạn còn đòi hỏi khả năng tổ chức để lên kế hoạch làm việc hiệu quả. Vậy cách quản lý khách sạn hiệu quả như thế nào?
2. Cách quản trị khách sạn hiệu quả
Để quản lý và tổ chức các hoạt động của khách sạn một cách hiệu quả và hợp lý, bao gồm việc lập các báo cáo kết quả tài chính, các bản thu – chi, kết nối tất cả các bộ phận thành một hệ thống xuyên suốt thì người làm công việc quản trị khách sạn cần có khả năng tổ chức và quản lý để lên kế hoạch và phân công, đôn đốc nhân viên thực hiện đúng kế hoạch.
Một công cụ đắc lực là cách quản lý khách sạn hiệu quả hiện nay chính là phần mềm quản lý khách sạn, tận dụng triệt để các chức năng của phần mềm giúp việc quản lý khách sạn hiệu quả hơn, chống thất thoát và giảm thời gian cũng như giảm chi phí dành cho việc quản lý.
>>> Tham khảo: Đặc tả sơ đồ quản lý use case quản lý khách sạn
3. Cách quản lý khách sạn hiệu quả với phần mềm BRAVO
Phần mềm quản lý khách sạn/ Resort BRAVO 7®PMS hiện nay là một trong những cách quản lý khách sạn hiệu quả mà nhiều nhà quản lý tin tưởng lựa chọn. Không chỉ làm một phần mềm. quản lý đơn lẻ, Phần mềm quản lý khách sạn/ Resort BRAVO 7®PMS là phần mềm quản trị tổng thể. Hệ thống phần mềm có tính năng kiểm tra phát hiện các lỗi LOGIC của dữ liệu từ đó đưa ra các cảnh báo sớm các chỉ tiêu về tài chính trợ giúp ban quản trị luôn chủ động và tránh được các rủi ro trong quá trình hoạt động. Đây chính là chìa khóa cho việc quản trị khách sạn hiệu quả.
Phần mềm quản lý khách sạn/ Resort BRAVO 7®PMS là cách quản trị khách sạn hiệu quả không chỉ cho nhà quản trị mà còn cho các bộ phận có liên quan như:
- Hỗ trợ Nhà đầu tư tăng lợi nhuận, tối ưu hệ thống quản lý lợi nhuận, phân tích và so sánh với các đối thủ cạnh tranh, kiểm soát dự đoán nhu cầu sử dụng trong tương lai.
- Hỗ trợ Giám đốc khách sạn theo dõi và kiểm soát quá trình hoạt động của khách sạn, tình hình kết quả hoạt động kinh doanh…
- Những tính năng nổi bật của Phần mềm quản lý khách sạn/ Resort BRAVO 7®PMS:
LIÊN KẾT DỮ LIỆU CHẶT CHẼ
- Được thiết kế tối ưu hóa, liên kết dữ liệu chặt chẽ giữa các phòng ban từ Sales – FO – HK – F&B… đến BO, nhằm nâng cao công tác quản trị.
→ Cho phép quản lý tập trung dữ liệu giữa các bộ phận giúp đưa ra các báo cáo chi tiết và báo cáo tổng hợp phục vụ cho công tác quản lý của khách sạn, resort. Các thông tin được luân chuyển liên tục và tức thời trong hệ thống.
KHẢ NĂNG LIÊN KẾT/ KẾT NỐI VỚI CÁC THIẾT BỊ NGOẠI VI
- Phần mềm đưa ra giải pháp tối ưu khi có thể tích hợp với nhiều thiết bị phần cứng như: tổng đài điện thoại, máy chấm công, chìa khóa từ, hộc tiền, máy đọc passport…. Loại bỏ mọi khó khăn và phức tạp từ các phương pháp quản lý thủ công, những tính toán phức tạp từ excel cơ bản, sổ sách liệt kê chồng chéo.
QUẢN TRỊ, TRUY VẤN DỮ LIỆU ĐA CHIỀU
- Hệ thống quản lý, truy cập thông tin nhanh chóng với độ chính xác an toàn và ổn định. Bên cạnh đó phân tích dữ liệu đa chiều phục vụ truy xuất nhanh các “thông tin quản trị” được tập hợp từ nền tảng dữ liệu kết hợp xuyên suốt các bộ phận. Trợ giúp cho người quản trị hệ thống có thể nắm bắt thông tin và ra quyết định phù hợp, chính xác.
ĐA NGÔN NGỮ
- Với nền tảng thiết kế hiện đại, hệ thống phần mềm hỗ trợ đa dạng các ngôn ngữ trong toàn bộ các phân hệ, từ chứng từ nhập liệu cho đến hệ thống báo cáo được in ra trực tiếp từ phần mềm BRAVO 7®PMS (hiển thị ngôn ngữ Tiếng Anh, Thái Lan, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc,…). Việc chuyển đổi linh hoạt giữa các ngôn ngữ được thực hiện bằng thao tác đơn giản, nhanh chóng giúp người sử dụng khai thác phần mềm hiệu quả nhất. Giao diện theo ngôn ngữ hiển thị có thể khai báo cho từng User phù hợp với đơn vị có phạm vị hoạt động nhiều quốc gia.
CHỨC NĂNG XỬ LÝ HỆ THỐNG
- Chức năng lọc đa chiều, cho phép lọc được một hoặc nhiều chỉ tiêu.
- Tự động tạo ra chứng từ phiếu xuất dựa vào định lượng cho từng mặt hàng khi được bán tại các outlet.
- Chức năng “Kiểm toán đêm” thông minh
– Kiểm tra lỗi cho tất cả các booking hiện có, hỗ trợ khắc phục lỗi nhanh chóng
– Kiểm tra giá cho từng booking
– Chuyển đổi trạng thái của booking đến ngày ngừng giữ, Due in, …
– Chuyển đổi trạng thái vệ sinh phòng
– Post các chi phí cố định, tiền phòng về phòng
– Cắt ngày và chuyển sang ngày làm việc mới
– ….
- Chuyển bill: Chương trình cho phép chuyển bill trong cùng phòng, sang phòng khác, từ nhiều phòng sang một phòng một cách nhanh chóng.
- Chức năng đồng bộ dữ liệu linh hoạt chính xác, hỗ trợ kiểm soát số liệu.
- Nhật ký sử dụng chương trình: Ghi nhận lại tất cả các thao tác nghiệp vụ của người dùng.
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu thông qua mã, có thể thống kê được số lần khách đến, truy xuất lại dữ liệu lịch sử đến cũng như thông tin cá nhân
HỆ THỐNG BÁO CÁO
- Hệ thống sơ đồ phòng trực quan, được thiết kế theo mô hình của khách sạn.
- Hệ thống báo cáo cho phép người dùng có thể lọc được nhiều chỉ tiêu, truy ngược lại dữ liệu ban đầu.
- Bên cạnh hệ thống báo cáo phục vụ cho từng bộ phận, còn có một hệ thống báo cáo quản trị, phân tích tài chính, báo cáo sở du lịch hay báo cáo công an.
- Theo dõi quản lý doanh thu, lượt khách theo từng công ty /TA hoặc nhiều nguồn khác nhau. So sánh đánh giá các chỉ tiêu cùng kỳ năm trước. Đánh giá nghiệp vụ, doanh thu theo từng nhân viên, phân tích lãi lỗ theo từng bộ phận.
PHÙ HỢP VỚI MÔ HÌNH QUẢN LÝ CHUỖI KHÁCH SẠN
- Phần mềm cho phép quản trị mô hình chuỗi khách sạn/ resort theo dạng đơn vị cơ sở trên cùng một phiên bản phần mềm.
- Hệ thống phần mềm có thiết kế mở, linh động, rất dễ dàng trong việc mở rộng phạm vi quản lý, thiết kế thêm các tính năng mới theo sự phát triển và mở rộng của doanh nghiệp trên hệ thống phần mềm đã xây dựng khi cần thiết.
HỆ THỐNG BÁO CÁO TRÊN SMARTPHONE
- Ngoài ra, phần mềm cho phép quản lý và truy xuất thông tin mọi lúc, mọi nơi thông qua máy tính bảng (Ipad, Samsung Galaxy Tab,…) và trên điện thoại di động có kết nối Internet. Vì vậy dù ở bất cứ nơi đâu, ban quản trị khách sạn/ resort cũng có thể biết được chi tiết tình hình kinh doanh tại khách sạn/ resort tại mọi thời điểm. Hỗ trợ duyệt chứng từ phát sinh Online.
- Truy cập tất cả các hệ thống báo cáo quan trọng như:
– Báo cáo sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi, tiền vay và các khoản công nợ sắp đến hạn, …
– Báo cáo mua/ bán hàng, tình trạng đơn hàng/ hợp đồng, …
– Báo cáo phân tích bán hàng, phân tích doanh thu, …
Bài viết trên hi vọng đã mang đến cho người đọc những kiến thức cơ bản để trả lời cho câu hỏi: Quản trị khách sạn là gì? Và Cách quản trị khách sạn hiệu quả. Đặc biệt cung cấp các thông tin đầy đủ về cách quản trị khách sạn hiệu quả bằng phần mềm BRAVO.
Xem thêm:
>>> Thông tin chi tiết về phần mềm quản lý khách sạn của BRAVO
>>> Phần mềm kế toán quản trị BRAVO
