Trong thời kỳ hội nhập và phát triển kinh tế như hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đang có bước chuyển mình theo phong cách quản lý chuyên nghiệp hơn. Lựa chọn đúng phần mềm quản lý kho là một trong những khâu tất yếu, chuẩn bị tốt cho việc tăng cường, nâng cao hiệu quả năng suất hoạt động thường ngày của doanh nghiệp.
Khái niệm hàng tồn kho
Căn cứ Hệ thống chuẩn mực Kế toán Việt Nam, Chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho:
-
Hàng tồn kho là những tài sản:
(a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;
(b) Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;
(c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
-
Hàng tồn kho bao gồm:
– Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
– Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;
– Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;
– Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;
– Chi phí dịch vụ dở dang.
Tóm lại, hàng tồn kho (hay hàng lưu kho) là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai trong doanh nghiệp.
Quản trị hàng tồn kho là gì?
Quản trị hàng tồn kho (hay cách quản lý hàng tồn kho) là việc thực hiện các chức năng quản lý để lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp.
Quản trị hàng tồn kho tại công ty chính là hoạt động kiểm soát sự luân chuyển hàng tồn kho thông qua chuỗi giá trị, từ việc xử lý trong sản xuất đến phân phối.
Có 2 mục đích chính của việc quản trị hàng tồn kho:
1. Đảm bảo hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm. Vì sự thiếu hụt và dư thừa hàng tồn kho đều chứng tỏ cho sự tốn kém trong tổ chức điều hành, ảnh hưởng tiêu cực tới hoạt động sản xuất và kinh doanh.
2. Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho là làm giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào hàng tồn kho.
>> Những hiểu biết về phương pháp quản trị hàng tồn kho hiệu quả
Quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Thông thường, tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý là chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản. Vì vậy, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết và chủ yếu trong quản trị sản xuất tác nghiệp.
Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả là quản lý cả về số lượng và giá trị hàng hóa.
1. Quản lý hàng hóa bằng mã vạch
Đối với quy trình quản lý hàng tồn kho, bước đầu tiên phải xét tới là phân loại và sắp xếp hàng hóa. Sử dụng hệ thống mã vạch là giải pháp hiệu quả để quản lý hàng hóa (ví dụ: BB1, BB2…). Việc này không chỉ giúp quá trình bán hàng nhanh chóng mà quy trình kiểm đếm cũng thuận tiện, tiết kiệm thời gian hơn.
Sau khi phân loại và đặt tên hàng hóa bằng mã vạch, hàng hóa phải được sắp xếp khoa học theo các nhóm đã phân loại, tạo thuận lợi cho việc kiểm lấy hàng, tiết kiệm diện tích và chi phí lưu kho.
2. Kiểm kho thường xuyên
Kiểm kho là việc cần thực hiện mỗi ngày để kiểm tra số lượng tồn kho thực tế của hàng hóa là bao nhiêu, có khớp với số liệu ghi chép hay không. Trường hợp có sự chênh lệch thì do nguyên nhân nào, do nhầm lẫn về số liệu, hay do thất thoát, gian lận…
Kiểm kho định kỳ sẽ giúp người quản lý phát hiện ra hàng hóa hư hỏng, cần thanh lý sớm… hay triển khai các chương trình giảm giá, khuyến mại để thu hồi vốn.
3. Quản lý hàng hóa xuất – nhập – tồn
Tồn kho bằng nhập kho trừ xuất kho. Để nắm được số lượng hàng tồn kho một cách chính xác, cần kiểm soát được quá trình nhập hàng và xuất hàng, khi có sự chênh lệch tồn thực tế thì nguyên nhân sẽ do sai sót ở quá trình nhập hàng, hoặc xuất hàng.
4. Hướng dẫn, đảm bảo nhân viên làm việc đúng quy trình
Một nhà quản lý thông minh sẽ hướng dẫn và đảm bảo nhân viên của mình thực hiện nghiêm túc các quy trình về quản lý kho hơn là việc cố gắng tìm ra sai lệch.
Phần mềm quản lý hàng tồn kho
Phần mềm quản lý hàng tồn kho được gợi ý là một công cụ hỗ trợ quản trị hàng tồn kho hiệu quả, giúp nhà quản lý giải quyết được các yêu cầu:
– Quản lý hàng nhập kho theo mặt hàng, theo nhà cung cấp, theo dạng nhập
– Quản lý hàng xuất kho theo mặt hàng, theo đối tượng nhận, theo dạng xuất
– Quản lý hàng tồn kho về số lượng, giá trị và giá của từng mặt hàng…
Ngoài ra, tùy vào đặc thù của từng doanh nghiệp có thể có các yêu cầu bổ sung quản lý như: Quản lý hàng theo lô; Quản lý hàng theo hạn sử dụng; Quản lý hàng theo vị trí, lô, kệ; Quản lý hàng theo nhiều đơn vị tính; Quản lý hàng tồn kho tối đa và tối thiểu; Quản lý hàng tồn kho theo bộ (BOM), công thức sản xuất/chế biến…
Những doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp thường hoạt động ở các ngành nghề như bán lẻ, phân phối, sản xuất và xây dựng…
Phần mềm quản lý hàng tồn kho BRAVO trợ giúp doanh nghiệp kiểm soát về giá trị, số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển, sử dụng vật tư, tránh thiệt hại trong lưu trữ. Lập và kiểm soát phiếu nhập/ xuất vật tư, hàng hóa trong sản xuất và lưu thông.
Phần mềm quản lý hàng tồn kho là một trong những phân hệ cơ bản của hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp (BRAVO 7 ERP-VN) – sản phẩm chính mà BRAVO đang cung cấp.
Nếu doanh nghiệp thực hiện quản trị hàng tồn kho tốt sẽ có lợi theo hai cách. Một là khoản tiền không bị chặn khi hàng tồn kho chưa được sử dụng tới và có thể được sử dụng để đầu tư vào những nơi khác để kiếm lời. Hai là nó sẽ làm giảm các chi phí thực hiện, đồng thời làm tăng lợi nhuận.
Với sự hỗ trợ của tính năng quản lý hàng tồn kho trong hệ thống phần mềm BRAVO, các doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc quản trị hàng tồn kho, rút ngắn thời gian và tiết kiệm chi phí cho mỗi đợt kiểm tra tồn kho, đạt được hiệu quả tối ưu trong việc quản lý kho.
>> Xem thêm kiến thức về Phần mềm quản lý kho vật tư hiệu quả.
