Phần mềm quản lý công nợ khách hàng tốt nhất


Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, công nợ khách hàng là một yếu tố quan trọng chi phối đến tình trạng tài chính, quản lý công nợ tốt sẽ giúp khai thác hiệu quả tối đa trong việc sử dụng nguồn vốn. Để tối ưu hiệu quả, doanh nghiệp cần cân nhắc đến sự trợ giúp đắc lực của các phần mềm quản lý công nợ khách hàng trên thị trường hiện nay.


Trước tiên, chúng ta cần tìm hiểu về quy trình quản lý công nợ khách hàng


Công nợ khách hàng gồm 2 loại: công nợ phải thu và công nợ phải trả.


Quy trình quản lý công nợ phải thu: 



Mô tả quy trình:


Bước 1: Quản lý khách hàng


Các bộ phận có nhu cầu sẽ làm yêu cầu cập nhật Khách hàng gửi cho bộ phận chịu trách nhiệm quản lý danh mục Khách hàng. Cán bộ phụ trách quản lý danh mục sẽ tiến hành phân tích yêu cầu thêm mới hay sửa đổi; Kiểm tra và đối chiếu sự tồn tại sau đó thông báo kết quả cho người yêu cầu và cập nhật danh mục khách hàng quản lý.


Bước 2: Ghi nhận và thông báo công nợ


Sau khi có đề nghị ghi nhận công nợ từ các đơn vị phòng ban, kế toán công nợ sẽ có trách nhiệm kiểm tra, ghi nhận, thông báo và theo dõi công nợ của khách hàng.


Bước 3: Thu tiền


Hầu hết việc thanh toán của Khách hàng sẽ chia làm 2 giai đoạn: Trả trước và sau khi giao hàng. Kế toán công nợ có trách nhiệm thu tiền khoản thanh toán trước rồi kiểm tra xác định và thu hồi công nợ phần thanh toán sau khi giao nhận của Khách hàng.


Bước 4: Bù trừ công nợ:


Bộ phận đề nghị bù trừ công nợ sẽ làm yêu cầu bù trừ công nợ. Nếu hợp lệ thì sẽ tiến hành bù trừ công nợ, nếu không hợp lệ sẽ báo lại cho bên yêu cầu.


Quy trình quản lý công nợ phải trả:



Mô tả quy trình:


Bước 1: Quản lý nhà cung cấp


Cán bộ quản lý nhà cung cấp sẽ ghi nhận, kiểm tra và đối chiếu đề nghị từ những bộ phận có yêu cầu. Sau đó tiến hành cập nhật (chỉnh sửa, bổ sung, thêm mới) danh mục nhà cung cấp thep yêu cầu.


Bước 2: Ghi nhận công nợ


Kế toán công nợ có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu, kiểm duyệt xem hóa đơn chứng từ của yêu cầu đề nghị ghi nhận công nợ đã hợp lý chưa. Hợp lý sẽ tiến hành ghi nhận công nợ nhà cung cấp, nếu không thông báo lại bộ phận yêu cầu điều chỉnh.


Bước 3: Thanh toán


Dựa trên bộ chứng từ hợp lệ, Kế toán công nợ tiến hành thanh toán nợ phải trả nhà cung cấp theo thỏa thuận (trả trước hoặc trả sau).


Bước 4: Bù trừ công nợ


Sau khi nhận được đề nghị bù trừ công nợ từ các bộ phận, Kế toán công nợ tiến hàng kiểm tra, đối chiếu chứng từ, xác định công nợ bù trừ cho nhà cung cấp.


Một số bài toán công nợ phức tạp mà doanh nghiệp cần giải quyết:


  • Khi cập nhật danh mục khách hàng/nhà cung cấp, bộ phận phụ trách cần có những tiêu chí phù hợp phân loại khách hàng/nhà cung cấp để có những kế hoạch thu, chi hiệu quả.

  • Bài toán đặt ra đối với Kế toán công nợ không chỉ cần phải theo dõi được chính xác về mặt số liệu mà yếu tố thời gian, địa điểm cũng cần tuyệt đối chính xác để phục vụ cho công tác thu tiền/thanh toán. Nhiều doanh nghiệp số lượng khách hàng (nhà cung cấp) lớn lại đa dạng về mặt hàng, thời gian thanh toán chia làm nhiều đợt nhiều giai đoạn. Nếu việc kiểm soát này thực hiện thủ công bằng các tác nghiệp của kế toán viên sẽ xảy ra rất nhiều sai sót.

  • Quản lý công nợ khách hàng hiệu quả cần có sự kết nối và tương tác giữa nhiều phòng ban. Nếu dữ liệu bị tồn đọng hoặc xử lý sai lệch ở 1 bộ phận sẽ ảnh hưởng đến tất cả các bộ phận còn lại. Nếu doanh nghiệp không có một quy trình làm việc đồng nhất sẽ tạo ra nhiều bất cập gây lãng phí về nhân lực, vật lực.


Trước những khó khăn trên, phần lớn các doanh nghiệp lựa chọn ứng dụng giải pháp phần mềm quản lý công nợ khách hàng vào công tác quản lý. Phần mềm mang lại nhiều lợi ích thiết thực giúp công tác quản lý công nợ khách hàng hiệu quả hơn, góp phần tiết kiệm thời gian, chi phí đáng kể cho doanh nghiệp.


Nhờ vào những tính năng nổi bật giải pháp phần mềm quản lý công nợ khách hàng của BRAVO là sự lựa chọn tối ưu, đặc biệt đối là doanh nghiệp vừa và lớn:


  • Công nghệ lập trình tiên tiến, hiện đại trên nền tảng: công nghệ .NET với ngôn ngữ lập trình C# và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server.

  • Hệ thống mở, thiết kế mềm dẻo linh hoạt dễ dàng tùy chỉnh theo yêu cầu đặc thù của đơn vị

  • Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Thiết kế tùy biến theo “layout” và có thể thay đổi tương ứng với nhu cầu sử dụng của từng cá nhân hoặc phòng ban.

  • Kết nối dữ liệu liên phòng ban, hỗ trợ tác nghiệp nhiều bộ phận như: Bộ phận kinh doanh, Ban Lãnh đạo,..

  • Truy xuất dữ liệu nhanh chóng, chính xác.

  • Phần mềm quản lý công nợ khách hàng BRAVO không chỉ hỗ trợ tác nghiệp các nghiệp vụ đơn giản mà có khả năng truy xuất những báo cáo quản trị chi tiết hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra những hoạch định, chiến lược kinh doanh.


Không chỉ dừng lại ở việc giúp quản lý công nợ khách hàng hiệu quả hơn; giải pháp phần mềm ERP mà BRAVO cung cấp là một công cụ trợ giúp đắc lực của Ban lãnh đạo, mang lại những lợi ích giá trị trong quá trình vận hành và quản lý doanh nghiệp.


>>> Xem chi tiết: Phân hệ phần mềm quản lý công nợ khách hàng hiệu quả.

News

Tin tức liên quan



    tư vấn khách hàng