Phần mềm quản lý kho vật tư bằng excel

08/07/2022
maitt

Trước đây, các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh hàng hóa thường phải đầu tư nhiều thời gian và nhân lực cho công tác quản lý kho vật tư. Song việc ứng dụng vào quản lý hoạt động này được thực hiện bằng excel chưa thực sự đem lại hiệu quả như mong đợi.

Bài viết dưới đây sẽ đi làm rõ những ưu điểm/ nhược điểm của việc sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư bằng excel. Từ đó, giúp các doanh nghiệp, nhà quản lý tối ưu và lựa chọn được phần mềm quản lý kho phù hợp.

Tìm hiểu phần mềm quản lý kho vật tư bằng excel

Phần mềm quản lý kho vật tư bằng excel (file excel dùng quản lý kho vật tư hàng hóa) là công cụ hỗ trợ quản lý kho, người thực hiện theo dõi số lượng hàng tồn, kiểm soát và thống kê được lượng hàng xuất, nhập trong kho, tính toán giá trị hàng tồn kho… bằng excel.

Việc ứng dụng excel đã không còn mấy xa lạ ở Việt Nam. Các phần mềm quản lý kho vật tư bằng excel thường dùng để quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp với quy mô tương đối nhỏ, thực hiện thông qua các nghiệp vụ nhập – xuất kho như sau:

– Nghiệp vụ nhập kho: Nhập mua hàng, nhập đổi hàng, nhập hàng mẫu, nhập nội bộ, nhập khác.

– Nghiệp vụ xuất kho: Xuất bán, xuất đổi, xuất mẫu, xuất nội bộ, xuất khác.

File này bao gồm các sheet (Sheet HD – Giới thiệu cơ bản về quản lý vật tư hàng hóa; Sheet NXT – Bảng kê nhập xuất tồn kho vật tư hàng hóa; Sheet NKNX – Nhập liệu các nghiệp vụ nhập xuất kho hàng ngày, không sửa được; Sheet HH – Nhập liệu nghiệp vụ tăng giảm hàng hư trong từng kho hàng ngày.

>> Xem thêm: Phần mềm kế toán quản trị BRAVO

Ưu điểm của phần mềm quản lý kho vật tư bằng excel

– Không mất phí: Với người dùng văn phòng, excel là công cụ không còn xa lạ, nó gần như là một phần mềm được cài đặt miễn phí trên máy tính. Bởi vậy, doanh nghiệp gần như không phải trả một khoản tiền đầu tư lớn như việc mua phần mềm.

– Hỗ trợ cơ bản các thao tác quản lý hàng tồn kho, kiểm soát và thống kê lượng hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu…

Những hạn chế của phẩn mềm quản lý kho vật tư bằng excel

Bên cạnh những ưu điểm đem lại, thì việc sử dụng excel để quản lý kho còn tồn tại những hạn chế nhất định. Nhà quản lý nên cân nhắc trước khi đưa ra các lựa chọn về công cụ hỗ trợ.

– Thứ nhất, excel là một phần mềm offline, do vậy mọi dữ liệu khi thực hiện sẽ được lưu trên máy tính. Nếu không may, máy tính của bạn bị hỏng hóc hoặc bị tấn công bởi virus thì nguy cơ dữ liệu bị mất trắng hoàn toàn có thể xảy ra.

– Thứ hai, việc nhớ và thực hiện các hàm công thức trên excel là rất phức tạp, không phải bất cứ ai đều có thể thực hiện một cách nhuần nhuyễn. Do vậy, nhân sự sử dụng đòi hỏi phải có trình độ tin học mức khá trở lên.

– Thứ ba, nếu bạn cần một công cụ hỗ trợ linh hoạt trong thống kê xem xét dữ liệu ngay cả khi lượng hàng hóa quá lớn và đa dạng về mẫu mã thì thật tiếc, excel không làm tốt việc này.

– Thứ tư, excel cũng không thể lập hóa đơn hay kết nối với các thiết bị bán hàng.

Có thể bạn quan tâm:

>> Kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả.