Cùng với công tác quản lý hàng hóa, kho hàng, nhân viên, khách hàng và đơn vị cung cấp… quản lý quỹ tiền mặt đóng vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp. Hoạt động giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát sự ra vào của dòng tiền, tránh thất thoát trong kinh doanh.
Quỹ tiền mặt trong doanh nghiệp là gì?
Quỹ tiền mặt trong doanh nghiệp bao gồm các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp; được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của đơn vị.
Cách quản lý quỹ tiền mặt hiệu quả
Quản lý quỹ tiền mặt là hoạt động đảm bảo luôn có đủ lượng tiền mặt tối ưu tại mỗi thời điểm nhất định.
Các doanh nghiệp duy trì quản lý quỹ tiền mặt trong doanh nghiệp với mục đích để tăng việc đầu tư lượng tiền nhàn rỗi, chuyển hóa thành lợi nhuận; đồng thời duy trì mức thanh khoản hợp lý để đáp ứng các nhu cầu trong tương lai. Quản lý tiền mặt được cụ thể qua ba động cơ chính sau đây:
– Động cơ hoạt động Giao dịch: Mức tồn quỹ tiền mặt được hoạch định nhằm đáp ứng kịp thời các khoản chi tiêu, phục vụ SXKD.
– Động cơ Dự trữ: một hành động dự phòng trước khả năng gia tăng nhu cầu chi tiêu do tăng quy mô SXKD hoặc đáp ứng những cơ hội kinh doanh bất ngờ.
– Động cơ Đầu tư: là một phản ứng của Doanh nghiệp trước sự khan hiếm hay biến động về giá cả hàng hóa NVL, sự biến động của tỷ giá trên thị trường.
Để công tác quản lý quỹ tiền mặt được hiệu quả, các doanh nghiệp thực hiện hàng loạt các biện pháp như: Tăng tốc độ thu hồi tiền mặt; Giảm tốc độ chi tiêu; Hoạch định ngân sách; Thiết lập mức tồn quỹ tiền mặt tối ưu.
1. Tăng tốc độ thu hồi tiền mặt: Trợ giúp doanh nghiệp giảm thiểu số lượng vốn bị chiếm dụng; tạo điều kiện thuận lợi để DN thực hiện các giao dịch thường xuyên và đầu tư.
Tăng tốc độ thu hồi tiền mặt trong Quản lý quỹ tiền mặt thực hiện thông qua các biện pháp:
– Khuyến khích khách hàng thanh toán sớm bằng việc đưa ra những mối lợi ích như: áp dụng chính sách chiết khấu với các khoản nợ thanh toán trước/ đúng hạn;
– Vận dụng hình thức thanh toán phù hợp với từng đối tượng khách hàng;
– Đưa ra các phương tiện chuyển tiền và địa điểm thanh toán phù hợp;
– Có kế hoạch đôn đốc, thu hồi công nợ.
2. Giảm tốc độ chi tiêu: Giúp doanh nghiệp sử dụng vốn tiết kiệm và hiệu quả; Tăng khả năng sử dụng vốn đầu tư để sinh lời.
Biện pháp giảm tốc độ chi tiêu trong quản lý quỹ tiền mặt:
– Tận dụng triệt để thời gian chậm thanh toán trong thời gian cho phép;
– Thanh toán theo hình thức, phương tiện, địa điểm phù hợp, tiện lợi;
3. Hoạch định ngân sách tiền mặt gồm hàng loạt các thao tác: Dự báo ngân sách tiền mặt; Dự báo khoản thu – khoản chi bằng tiền mặt.
– Dự báo các khoản chi tiền mặt trong kỳ cho: Chi phí sản xuất (chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung…); Chi phí ngoài sản xuất (chi phí bán hàng, chi phí quản lý…). Hoặc tổng các hoản chi trong kỳ (Mua hàng kỳ trước trả trong kỳ này, Mua hàng kỳ này trả trong kỳ này; Mua hàng kỳ sau trả trong kỳ này; Trả lương CBCN…)
– Dự báo ngân sách tiền mặt (trung, dài hạn <-> ngắn hạn): phương pháp lịch thu chi, phương pháp điều chỉnh kế toán thực tế phát sinh.
4. Thiết lập mức tồn quỹ tiền mặt bản chất là sự cân bằng tiền mặt và chứng khoán ngắn hạn.
Đặc điểm của phần mềm quản lý quỹ tiền mặt BRAVO
Bên cạnh những phần hành ưu việt cho công tác quản lý khách hàng, bán hàng, quản ký kho… phần mềm BRAVO còn sở hữu phần hành quản lý quỹ tiền mặt hiệu quả.
Phần mềm quản lý quỹ tiền mặt BRAVO mang các đặc điểm như: tính năng công nghệ hiện đại, mới và luôn được cập nhật; giao diện thân thiện, linh động cho việc sử dụng; Quản lý đa tiền tệ; Quản lý các danh mục từ điển; Truy vấn dữ liệu liên quan; cập nhật chứng từ theo trạng thái; bảo mật hệ thống…
>> Xem chi tiết đặc điểm, tính năng nổi bật của phần mềm BRAVO.
Những điểm chính trong phần mềm quản lý quỹ tiền mặt BRAVO:
– Lập và in phiếu thu/ phiếu chi/ báo cáo/ ủy nhiệm chi trên máy tính;
– Hỗ trợ kế toán trong các khâu xử lý, theo dõi và hạch toán thu/ chi các quỹ hay rút, gửi, chuyển khoản bằng tiền tại Ngân hàng theo nhiều loại ngoại tệ;
– In Báo cáo: sổ quỹ tiền mặt; sổ kế toán tiền mặt; nhật ký thu/ chi tiền…
– In Báo cáo quản trị; đưa ra Báo cáo phân tích và dự báo nhu cầu của dòng tiền…
– ……
>> Xem chi tiết tại đây.
Hiệu quả của việc sử dụng phần mềm quản lý quỹ tiền mặt BRAVO
Với gần 18 năm kinh nghiệm trên thị trường cung cấp phần mềm Kế toán quản trị, Quản trị doanh nghiệp (ERP), BRAVO tự hào mang đến những lợi ích và hiệu quả cho doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm quản lý quỹ tiền mặt BRAVO như: Quản lý các khoản thu/chi/tồn quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng theo hình thức đa ngoại tệ, kiểm soát thu tiền khách hàng và thanh toán cho nhà cung cấp. Thông tin đầy đủ về các quỹ, kế hoạch thu/chi để cân đối thu chi và quản lý dòng tiền một cách hợp lý.
Phân hệ Quản lý quỹ tiền mặt là một phần hành không thể thiếu nằm trong hệ thống giải pháp quản trị tổng thể – Phần mềm ERP BRAVO 7 mà BRAVO đang cung cấp.
