Số liệu tài chính là bộ não của công ty, sử dụng các phần mềm chính là cách khôn ngoan để các doanh nghiệp quản lý “bộ não” của mình. Nhưng có nên hay không? Và những doanh nghiệp nào phù hợp để dùng phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp miễn phí.
1. Ưu, nhược điểm của phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp miễn phí
Với tất cả loại phần mềm đều có những ưu điểm và nhược điểm nhất định. Với phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp miễn phí thì:
-
Ưu điểm: Điểm đầu tiên dễ thấy nhất là các phần mềm này không mất tiền, do vậy doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí ở mức nhất định. Thêm nữa, với các phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp miễn phí thường rất đơn giản, dễ sử dụng do vậy phù hợp với nhiều đối tượng người dùng, không mất thời gian và công sức đào tạo nhiều. -
Nhược điểm: Vì miễn phí, do vậy phần mềm này cũng có rất nhiều bất cập mang lại phiền toái cho người dùng như:
– Giới hạn các chức năng quan trọng và giới hạn số lượng chứng từ
– Giới hạn thời gian sử dụng, gây ra khó khăn và gián đoạn trong quá trình vận hành của doanh nghiệp
– Tính bảo mật không cao: có thể dẫn đến việc lộ các thông tin quan trọng
– Không đáp ứng đúng nhu cầu nghiệp vụ của doanh nghiệp: Điều này là đương nhiên, phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp miễn phí được sản xuất “đồng loạt” cho mọi doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và lĩnh vực. Nên sẽ không thể đáp ứng được những yêu cầu mang tính đặc thù.
2. Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp miễn phí phù hợp với doanh nghiệp nào?
Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp miễn phí thường phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập. Đây là các doanh nghiệp chưa có nhiều kinh phí để sử dụng những phần mềm trả phí có nhiều tính năng. Mặt khác họ cũng chưa có quá nhiều nghiêp vụ kinh tế phát sinh hay những số liệu tài chính đồ sộ cần kiểm soát và bảo mật. Do vậy, họ khá phù hợp để dùng phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp miễn phí. Tuy nhiên, đến khi doanh nghiệp đứng vững trên thị trường và mở rộng hơn chắc chắn họ cần đến những phần mềm trả phí với những tính năng đầy đủ hơn.
Hiện nay, có khá nhiều nhà cung cấp phần mềm sử dụng chiến lược cho các doanh nghiệp mới thành lập sử dụng phần mềm miễn phí năm đầu tiên sau khi thành lập. Tuy nhiên sau đó, họ muốn sử dụng tiếp bắt buộc phải trả phí. Đây cũng là chính sách tốt để hỗ trợ các doanh nghiệp mới hiện nay.
Tương tự vậy, hiện nay không chỉ có các phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp miễn phí mà còn có các phần mềm quản lý kho, quản lý sản xuất hay kế toán tổn hợp miễn phí….
