Mục lục
Hệ thống sổ sách kế toán là một minh chứng phản ánh trung thực, đầy đủ và có hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Hoạt động quản lý và ghi chép sổ sách kế toán không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật về kế toán, mà còn là công cụ quản trị quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, tài sản, công nợ, chi phí và kết quả kinh doanh. Năm 2026, đặc biệt với việc ban hành Thông tư 99 thay thế nhiều quy định cũ, trong đó có quy định liên quan đến sổ sách kế toán như sổ cái, sổ chi tiết, sổ nhật ký chung. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết từng loại sổ, đồng thời cập nhật những quy định mới quan trọng mà doanh nghiệp và người làm kế toán cần nắm vững.
1. Sổ sách kế toán là gì? Phân loại, đặc điểm và vai trò của sổ sách kế toán
1.1. Khái niệm sổ sách kế toán
Sổ sách kế toán là hệ thống các sổ được sử dụng để ghi chép, phản ánh, tổng hợp và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, căn cứ trên chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ. Mỗi nghiệp vụ kinh tế khi phát sinh đều phải được ghi nhận vào sổ kế toán theo đúng trình tự, phương pháp và hình thức đã lựa chọn.
Về bản chất, sổ sách kế toán là kết quả cuối cùng của quá trình xử lý thông tin kế toán để phục vụ nhiều mục đích khác nhau, từ quản lý nội bộ đến báo cáo cho các cơ quan chức năng.
1.2. Phân loại sổ sách kế toán
Dựa trên nội dung phản ánh và mức độ chi tiết của thông tin kế toán, sổ sách kế toán trong doanh nghiệp thường được phân loại thành hai nhóm lớn:
- Sổ kế toán tổng hợp
Sổ kế toán tổng hợp là các loại sổ dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế – tài chính ở mức độ khái quát, tổng hợp theo từng tài khoản kế toán hoặc theo trình tự thời gian phát sinh. Nhóm sổ này cung cấp cái nhìn tổng thể về tình hình tài chính và kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
Các sổ kế toán tổng hợp tiêu biểu bao gồm: Sổ nhật ký chung; Sổ cái; Các sổ nhật ký đặc biệt (nếu doanh nghiệp áp dụng)
- Sổ kế toán chi tiết
Sổ kế toán chi tiết là các loại sổ dùng để theo dõi chi tiết từng đối tượng kế toán cụ thể, nhằm bổ sung và làm rõ số liệu đã được tổng hợp trên sổ cái. Nhóm sổ này giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ từng khoản mục tài sản, công nợ, chi phí và doanh thu.
Một số loại sổ kế toán chi tiết điển hình bao gồm: Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; Sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả; Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa; Sổ theo dõi tài sản cố định; Sổ chi tiết chi phí sản xuất, giá thành; ...
1.3. Đặc điểm của sổ sách kế toán
Sổ sách kế toán có một số đặc điểm cơ bản sau:
- Được lập và ghi chép dựa trên chứng từ kế toán hợp pháp;
- Phản ánh liên tục, có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
- Có mối quan hệ chặt chẽ, đối chiếu lẫn nhau giữa các loại sổ;
- Được lưu trữ trong thời gian dài theo quy định của pháp luật;
- Là căn cứ pháp lý quan trọng khi kiểm tra, thanh tra, kiểm toán.
1.4. Nguyên tắc ghi sổ sách kế toán trong doanh nghiệp
Mọi loại sổ kế toán đều phải được ghi chép trên cơ sở chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ. Chứng từ kế toán là căn cứ duy nhất và bắt buộc để ghi sổ; mọi số liệu ghi trên sổ sách kế toán nếu không có chứng từ đi kèm hoặc chứng từ không hợp lệ đều bị coi là không có giá trị pháp lý. Việc ghi sổ kế toán phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản sau:
- Ghi sổ kịp thời, đầy đủ, liên tục ngay khi nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh;
- Ghi sổ đúng bản chất nghiệp vụ, đúng tài khoản kế toán, đúng đối tượng kế toán;
- Số liệu ghi sổ phải chính xác, trung thực, khách quan, không được thêm bớt, sửa đổi làm sai lệch bản chất nghiệp vụ;
- Các loại sổ kế toán phải có mối quan hệ đối chiếu chặt chẽ với nhau, đảm bảo số liệu trên sổ chi tiết khớp đúng với sổ cái, và số liệu trên sổ cái khớp với sổ nhật ký chung.
Đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán, việc ghi sổ được thực hiện thông qua hệ thống phần mềm, tuy nhiên bản chất pháp lý của việc ghi sổ không thay đổi, và doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo rằng dữ liệu kế toán có thể in ra đầy đủ, rõ ràng, kiểm tra được khi có yêu cầu.
2. Sổ nhật ký chung là gì? Chức năng và cách ghi sổ nhật ký chung
2.1. Khái niệm sổ nhật ký chung
Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh theo trình tự thời gian, căn cứ trực tiếp vào chứng từ kế toán. Đây là sổ ghi chép ban đầu, phản ánh nghiệp vụ trước khi được phân loại và tổng hợp vào sổ cái.
2.2. Chức năng của sổ nhật ký chung
Sổ nhật ký chung có các chức năng cơ bản:
- Ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
- Phản ánh trình tự thời gian của các giao dịch;
- Là căn cứ để ghi sổ cái và sổ chi tiết;
- Hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót.
2.3. Nội dung của sổ nhật ký chung
Một sổ nhật ký chung thường bao gồm:
- Ngày, tháng ghi sổ;
- Số hiệu và ngày chứng từ;
- Diễn giải nghiệp vụ;
- Tài khoản Nợ;
- Tài khoản Có;
- Số tiền phát sinh.
2.4. Các quy định quan trọng trong việc ghi sổ nhật ký chung
Ghi sổ nhật ký chung phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc về tính liên tục và không bỏ sót nghiệp vụ. Các quy định quan trọng khi ghi sổ nhật ký chung bao gồm:
- Mỗi nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh chỉ được ghi một lần duy nhất vào sổ nhật ký chung, căn cứ trực tiếp vào chứng từ kế toán;
- Các nghiệp vụ phải được ghi theo đúng trình tự thời gian phát sinh, không được ghi lùi ngày hoặc ghi trước ngày phát sinh nghiệp vụ;
- Nội dung ghi sổ phải thể hiện đầy đủ các yếu tố: ngày ghi sổ, số hiệu chứng từ, ngày chứng từ, diễn giải nghiệp vụ, tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có và số tiền;
- Không được tẩy xóa, ghi chồng chéo hoặc sửa chữa trực tiếp trên sổ; nếu phát hiện sai sót thì phải thực hiện điều chỉnh theo đúng phương pháp kế toán được phép (ghi điều chỉnh, ghi bổ sung hoặc ghi đỏ).
3. Sổ cái là gì? Chức năng chi tiết và cách ghi sổ cái
3.1. Khái niệm sổ cái
Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh tình hình tăng, giảm và số dư của từng tài khoản kế toán trong suốt kỳ kế toán. Mỗi tài khoản kế toán được mở một trang hoặc một sổ riêng trên sổ cái, qua đó cho phép theo dõi toàn bộ biến động của tài khoản đó từ đầu kỳ đến cuối kỳ.
Có thể khẳng định rằng sổ cái là trung tâm của hệ thống sổ sách kế toán, bởi toàn bộ số liệu dùng để lập báo cáo tài chính đều được tổng hợp từ sổ cái.
3.2. Chức năng của sổ cái
Sổ cái thực hiện nhiều chức năng quan trọng trong công tác kế toán, bao gồm:
- Tổng hợp số liệu kế toán theo từng tài khoản;
- Phản ánh đầy đủ tình hình tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí;
- Là cơ sở trực tiếp để lập báo cáo tài chính;
- Là căn cứ để đối chiếu, kiểm tra tính chính xác của sổ chi tiết;
- Hỗ trợ công tác kiểm soát nội bộ và phân tích tài chính.
3.3. Nội dung cơ bản của sổ cái
Một sổ cái tiêu chuẩn thường bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Số hiệu và tên tài khoản kế toán;
- Số dư đầu kỳ;
- Các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ;
- Số phát sinh bên Nợ;
- Số phát sinh bên Có;
- Số dư cuối kỳ.
Tùy theo hình thức kế toán và phần mềm kế toán sử dụng, sổ cái có thể được trình bày theo nhiều cách khác nhau, nhưng vẫn phải đảm bảo phản ánh đầy đủ các yếu tố trên.
3.4. Quy định quan trọng trong việc ghi sổ cái
Việc ghi sổ cái phải đảm bảo phản ánh đúng bản chất kinh tế của từng tài khoản và phù hợp với hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.
- Số liệu ghi vào sổ cái phải được lấy trực tiếp từ sổ nhật ký chung hoặc các sổ nhật ký liên quan, đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ;
- Mỗi tài khoản kế toán phải được mở riêng biệt trên sổ cái, thể hiện rõ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ;
- Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ cái phải luôn bằng nhau, phản ánh nguyên tắc cân đối kế toán;
- Định kỳ (thường là cuối tháng), kế toán phải khóa sổ cái, xác định số dư cuối kỳ và đối chiếu với sổ chi tiết có liên quan.
4. Sổ chi tiết là gì? Chức năng cụ thể và cách ghi sổ chi tiết
4.1. Khái niệm sổ chi tiết
Sổ chi tiết là sổ kế toán dùng để theo dõi chi tiết các đối tượng kế toán cụ thể, nhằm bổ sung thông tin cho sổ cái. Trong khi sổ cái chỉ phản ánh tổng số, thì sổ chi tiết cho biết chi tiết từng khoản, từng đối tượng liên quan.
Ví dụ, sổ cái tài khoản phải thu khách hàng chỉ cho biết tổng số phải thu, còn sổ chi tiết sẽ cho biết phải thu của từng khách hàng, từng hóa đơn, từng hợp đồng.
4.2. Chức năng của sổ chi tiết
Sổ chi tiết có các chức năng quan trọng sau:
- Cung cấp thông tin chi tiết phục vụ quản lý;
- Hỗ trợ kiểm soát công nợ, tài sản, chi phí;
- Là căn cứ đối chiếu với sổ cái;
- Phục vụ phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động.
4.3. Các loại sổ chi tiết phổ biến
Trong doanh nghiệp, các loại sổ chi tiết thường được mở bao gồm:
- Sổ chi tiết tiền mặt;
- Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng;
- Sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả;
- Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa;
- Sổ theo dõi tài sản cố định;
- Sổ chi tiết chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm.
4.4. Cách ghi sổ chi tiết
Sổ kế toán chi tiết được mở để theo dõi chi tiết từng đối tượng kế toán, do đó việc ghi sổ chi tiết phải đảm bảo phù hợp với yêu cầu quản lý nội bộ và khớp đúng với số liệu trên sổ cái.
Các quy định quan trọng khi ghi sổ chi tiết bao gồm:
- Mỗi đối tượng kế toán (khách hàng, nhà cung cấp, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định…) phải được theo dõi riêng biệt, rõ ràng;
- Việc ghi sổ chi tiết phải được thực hiện song song với ghi sổ tổng hợp, tránh tình trạng ghi thiếu hoặc ghi dồn cuối kỳ;
- Số liệu trên sổ chi tiết phải được định kỳ đối chiếu với sổ cái, đảm bảo không có chênh lệch;
- Trường hợp phát hiện chênh lệch, kế toán phải kiểm tra lại chứng từ, sổ nhật ký và sổ cái để xác định nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.
Sổ chi tiết là công cụ quan trọng phục vụ quản trị doanh nghiệp, vì vậy doanh nghiệp có thể thiết kế mẫu sổ chi tiết linh hoạt hơn, miễn là đảm bảo phản ánh đầy đủ thông tin cần thiết và tuân thủ các nguyên tắc chung của kế toán.
5. Hướng dẫn về việc sửa sai trong ghi sổ kế toán
Trước khi lựa chọn phương pháp sửa sai, kế toán cần xác định rõ loại sai sót phát sinh. Trong thực tế, các sai sót trong ghi sổ kế toán thường rơi vào một trong các trường hợp sau:
- Ghi sai số tiền của nghiệp vụ kế toán;
- Ghi sai tài khoản kế toán (sai Nợ – Có hoặc sai loại tài khoản);
- Ghi trùng nghiệp vụ kế toán;
- Bỏ sót nghiệp vụ kế toán đã phát sinh;
- Ghi sai đối tượng kế toán (khách hàng, nhà cung cấp, vật tư, tài sản…);
- Ghi sai kỳ kế toán (ghi nhầm tháng, quý, năm);
- Sai sót phát sinh trước hoặc sau khi khóa sổ kế toán.
Việc phân loại đúng sai sót là cơ sở để lựa chọn phương pháp sửa sai phù hợp và đúng quy định. Theo chế độ kế toán, việc sửa sai sổ kế toán được thực hiện theo ba phương pháp cơ bản, tùy thuộc vào thời điểm phát hiện sai sót và tính chất của sai sót.
5.1. Phương pháp cải chính
Phương pháp cải chính được áp dụng khi sai sót được phát hiện trước khi khóa sổ kế toán, và sai sót không ảnh hưởng đến quan hệ đối ứng tài khoản, mà chỉ sai về số liệu hoặc nội dung ghi chép.
Cách thực hiện:
- Gạch một đường thẳng vào chỗ ghi sai, nhưng vẫn phải nhìn rõ nội dung sai;
- Ghi lại số hoặc nội dung đúng ngay phía trên hoặc bên cạnh;
- Người sửa phải ký tên và ghi rõ ngày sửa.
Phương pháp cải chính thường được áp dụng đối với:
- Sổ kế toán ghi bằng tay;
- Các sai sót đơn giản như sai chính tả, sai số tiền nhưng đúng tài khoản.
Lưu ý: Phương pháp này không được áp dụng đối với sổ kế toán đã khóa sổ hoặc sổ kế toán điện tử.
5.2. Phương pháp ghi số âm (ghi đỏ)
Phương pháp ghi số âm được sử dụng khi phát hiện sai sót trước hoặc sau khi khóa sổ, nhưng sai sót đã được ghi vào sổ kế toán và cần xóa bỏ toàn bộ bút toán sai.
Cách thực hiện:
- Ghi lại đúng bút toán đã ghi sai, nhưng ghi bằng số âm (hoặc mực đỏ) để triệt tiêu số liệu đã ghi;
- Sau đó ghi lại bút toán đúng bằng số dương.
Phương pháp này thường áp dụng khi:
- Ghi sai tài khoản Nợ – Có;
- Ghi trùng nghiệp vụ;
- Ghi sai số tiền ảnh hưởng đến số liệu tổng hợp.
Đối với phần mềm kế toán, phương pháp ghi số âm thường được thực hiện thông qua bút toán điều chỉnh âm, đảm bảo hệ thống vẫn lưu vết đầy đủ.
5.3. Phương pháp ghi bổ sung
Phương pháp ghi bổ sung được áp dụng khi:
- Số tiền ghi sai nhỏ hơn số đúng;
- Quan hệ đối ứng tài khoản là đúng, chỉ thiếu số tiền cần ghi.
Cách thực hiện:
- Ghi thêm một bút toán bổ sung phần chênh lệch thiếu;
- Không xóa hoặc ghi âm bút toán đã ghi.
Phương pháp ghi bổ sung thường được áp dụng trong trường hợp:
- Ghi thiếu số tiền của nghiệp vụ;
- Ghi thiếu chi phí, doanh thu, khấu hao…
Lưu ý:
Trong trường hợp sổ kế toán đã được khóa, việc sửa sai phải đặc biệt thận trọng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định sau:
- Không được sửa trực tiếp số liệu đã khóa sổ;
- Việc sửa sai phải thực hiện bằng bút toán điều chỉnh vào kỳ kế toán phát hiện sai sót;
- Nếu sai sót ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính điều chỉnh hoặc báo cáo tài chính bổ sung theo quy định;
- Trường hợp sai sót liên quan đến nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp phải thực hiện kê khai bổ sung hồ sơ thuế theo pháp luật về thuế.
Đối với sổ kế toán điện tử, doanh nghiệp không được phép xóa dữ liệu kế toán đã ghi, mà chỉ được thực hiện sửa sai thông qua các bút toán điều chỉnh được phần mềm cho phép.
6. Cập nhật những quy định mới về các loại sổ sách kế toán theo Thông tư 99
Thông tư 99/2019/TT-BTC đã chính thức sửa đổi, bổ sung và cập nhật nhiều quy định quan trọng liên quan đến hệ thống sổ sách kế toán mà các doanh nghiệp cần tuân thủ.
6.1. Chuẩn hóa lại hệ thống sổ kế toán theo từng hình thức kế toán
- Đối với kế toán thủ công: Các sổ sách quan trọng như sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết phải tuân thủ các quy định chặt chẽ về cấu trúc và phương pháp ghi sổ, đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và kịp thời.
- Đối với kế toán trên phần mềm: Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh cấu trúc sổ sách trong phần mềm sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý của mình, nhưng phải đảm bảo dữ liệu có thể dễ dàng xuất ra dưới dạng báo cáo tài chính và có thể kiểm tra lại khi có yêu cầu từ cơ quan thuế hoặc kiểm toán.
6.2. Quy định rõ hơn về nội dung và kết cấu của từng loại sổ
Thông tư 99 đã quy định rõ ràng và chi tiết hơn về nội dung và kết cấu của từng loại sổ kế toán, đặc biệt là các sổ quan trọng như sổ cái, sổ chi tiết và sổ nhật ký chung. Điều này giúp các doanh nghiệp đảm bảo đầy đủ thông tin, chính xác và rõ ràng trong việc quản lý sổ sách kế toán, đồng thời tuân thủ đúng chuẩn mực kế toán hiện hành.
6.3. Cho phép doanh nghiệp linh hoạt thiết kế sổ sách phù hợp với đặc thù hoạt động
Một điểm mới nổi bật trong Thông tư 99 là việc cho phép doanh nghiệp thiết kế sổ sách kế toán sao cho phù hợp với đặc thù hoạt động của mình.
- Linh hoạt trong việc mở sổ chi tiết: Doanh nghiệp có thể mở thêm các sổ chi tiết theo nhu cầu thực tế, chẳng hạn như theo từng bộ phận, từng dự án, từng loại tài sản cố định, hoặc theo từng địa điểm hoạt động.
- Thiết kế mẫu sổ riêng: Doanh nghiệp cũng có thể tùy chỉnh mẫu sổ kế toán sao cho phù hợp với đặc thù ngành nghề. Điều này có thể bao gồm việc thay đổi mẫu sổ, thiết kế thêm các cột hoặc mục ghi chú phù hợp với các nghiệp vụ phát sinh của doanh nghiệp.
6.4. Khuyến khích áp dụng sổ kế toán điện tử
Thông tư 99 đã khuyến khích các doanh nghiệp áp dụng sổ kế toán điện tử thay cho sổ giấy truyền thống, nhằm nâng cao hiệu quả công việc, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí lưu trữ và đẩy mạnh công tác chuyển đổi số. Các doanh nghiệp có thể áp dụng phần mềm kế toán để thực hiện ghi sổ, theo dõi và xử lý các nghiệp vụ kế toán. Phần mềm kế toán sẽ tự động tổng hợp và lưu trữ các nghiệp vụ, giúp việc ghi sổ trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
Sổ sách kế toán là nền tảng không thể thiếu trong công tác kế toán và quản trị tài chính doanh nghiệp. Trong bối cảnh Thông tư 99 chính thức được áp dụng kể từ năm 2026, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật và hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán bao gồm đầy đủ các loại sổ cái, sổ chi tiết và sổ nhật ký chung để đáp ứng yêu cầu mới, hướng tới sự minh bạch, chính xác phù hợp với sự phát triển chung của thời kỳ chuyển đổi số.
>>> BRAVO: Cập nhật quy định mới từ Thông tư 99/2025/TT-BTC trên các phiên bản phần mềm
