Trong thời đại số hóa diễn ra mạnh mẽ trên toàn cầu, đặc biệt là tại Việt Nam - nơi mà các doanh nghiệp đang không ngừng tìm kiếm giải pháp công nghệ nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và tiết giảm chi phí, chữ ký số (Digital Signature) đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong hệ sinh thái quản trị hiện đại. Không chỉ là một giải pháp kỹ thuật, chữ ký số đang thay đổi cách doanh nghiệp phê duyệt, ký kết và lưu trữ chứng từ. Đặc biệt, khi được tích hợp vào phần mềm quản trị tổng thể như BRAVO ERP, chữ ký số càng phát huy sức mạnh toàn diện.
1. Chữ ký số là gì?
Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử sử dụng công nghệ mã hóa để xác thực danh tính người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Khác với chữ ký tay, chữ ký số không thể bị làm giả hoặc chỉnh sửa sau khi ký. Nó có giá trị pháp lý tương đương chữ ký truyền thống nếu được cấp bởi các tổ chức cung cấp chữ ký số hợp pháp tại Việt Nam như VNPT, Viettel, FPT…
Một số điểm nổi bật để phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số:
| Chữ ký điện tử | Chữ ký số | |
| Khái niệm | Là thuật ngữ chung chỉ bất kỳ dữ liệu điện tử nào được dùng để xác nhận danh tính người ký và thể hiện sự đồng ý với nội dung trong tài liệu điện tử. Nó có thể là hình ảnh chữ ký tay scan, mã PIN, mật khẩu, hoặc thậm chí là click chuột vào ô “Tôi đồng ý”. | Là một loại chữ ký điện tử đặc biệt, được tạo ra bằng cách sử dụng hệ thống mật mã khóa công khai (PKI). Chữ ký số sử dụng cặp khóa riêng – công khai để mã hóa và giải mã dữ liệu, được cấp phát bởi tổ chức chứng thực chữ ký số (CA). |
| Cơ sở hạ tầng công nghệ | Có thể không sử dụng mã hóa; không cần hạ tầng kỹ thuật đặc biệt. Tùy vào ứng dụng, mức độ bảo mật có thể từ rất thấp đến trung bình. | Dựa trên công nghệ mã hóa không đối xứng RSA, đảm bảo dữ liệu không bị thay đổi và người ký không thể chối bỏ trách nhiệm. |
| Giá trị pháp lý | Không có giá trị pháp lý mặc định nếu không được chứng thực bởi một tổ chức có thẩm quyền. Có thể bị từ chối trong các giao dịch chính thức, đặc biệt với cơ quan nhà nước. | Được pháp luật Việt Nam công nhận theo Luật Giao dịch điện tử và các nghị định liên quan như Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay hoặc con dấu. |
| Tính bảo mật và xác thực | Bảo mật và xác thực phụ thuộc vào phần mềm sử dụng. Có thể bị giả mạo nếu không có kiểm chứng kỹ thuật. | Có mức độ bảo mật cao, tính toàn vẹn và xác thực gần như tuyệt đối, do sử dụng khóa mã hóa và được chứng thực bởi nhà cung cấp dịch vụ (CA). |
2. Tại sao chữ ký số trở thành xu hướng tất yếu trong quản trị doanh nghiệp?
Sự thay đổi trong hành vi làm việc từ xa kết hợp với nhu cầu số hóa quy trình nội bộ đã đẩy nhanh việc áp dụng chữ ký số trong quản trị doanh nghiệp. Việc ký duyệt hồ sơ giấy mất nhiều thời gian, tạo ra nút thắt trong quy trình phê duyệt nội bộ, đặc biệt là tại các doanh nghiệp lớn có nhiều phòng ban và cấp quản lý.
Khi ứng dụng chữ ký số, doanh nghiệp có thể:
- Ký văn bản mọi lúc, mọi nơi, kể cả khi lãnh đạo đang đi công tác hoặc làm việc ngoài trụ sở.
- Tăng tốc độ phê duyệt nội bộ, từ hợp đồng, đơn từ, báo cáo, phiếu tạm ứng đến các chứng từ tài chính.
- Bảo đảm an toàn dữ liệu và tính toàn vẹn pháp lý, giúp doanh nghiệp yên tâm khi lưu trữ và trình hồ sơ cho các cơ quan quản lý Nhà nước.
- Giảm chi phí in ấn, chuyển phát tài liệu, góp phần thúc đẩy mục tiêu phát triển bền vững và thân thiện với môi trường.
3. Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số không?
Hiện nay tại Việt Nam, việc áp dụng chữ ký số là bắt buộc đối với một số loại hình giao dịch và lĩnh vực cụ thể, trong đó đáng chú ý nhất là:
- Kê khai và nộp thuế điện tử: Doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số khi thực hiện khai báo thuế trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
- Bảo hiểm xã hội điện tử, hải quan điện tử: Các thủ tục kê khai BHXH, hải quan qua mạng cũng yêu cầu doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để xác thực và nộp hồ sơ.
Mới đây, Nghị định 70/2025/NĐ-CP ban hành với nhiều quy định mới được áp dụng kể từ ngày 01/06/2025. Theo đó, Nghị định không mang tính bắt buộc việc sử dụng chữ ký số nhưng có xu hướng khuyến khích mạnh mẽ việc sử dụng hình thức này nhằm đẩy nhanh tốc độ truyền tải hóa đơn/chứng từ điện tử, giảm thủ tục giấy tờ thủ công đồng thời đảm bảo tính pháp lý và toàn vẹn dữ liệu. Đặc biệt với các đối tượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên như các đơn vị cung cấp dịch vụ công, tài chính, bảo hiểm, thương mại điện tử, chứng khoán, logistics…
Ngoài các trường hợp bắt buộc nêu trên, việc sử dụng chữ ký số trong các giao dịch nội bộ hoặc hợp đồng dân sự giữa các bên tuy chưa bắt buộc, nhưng được pháp luật công nhận nếu đáp ứng điều kiện về bảo mật, xác thực và có sự đồng thuận giữa các bên. Vì vậy, doanh nghiệp có thể chủ động áp dụng để nâng cao hiệu quả vận hành và sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu pháp lý trong tương lai gần.
3. Tích hợp chữ ký số trong phần mềm BRAVO ERP – Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp hiện đại
Chứng từ tích hợp chữ ký số trên hệ thống BRAVO 10 ERP
Là giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, đáp ứng bài toán đặc thù cho nhiều ngành nghề lĩnh vực trong đó có sản xuất và thương mại, BRAVO ERP không chỉ cung cấp giải pháp quản trị toàn diện cho các bộ phận trong doanh nghiệp với các phân hệ như: kế toán tài chính, bán hàng, mua hàng, sản xuất, kho, nhân sự…, mà giải pháp còn hỗ trợ tích hợp cả 2 hình thức chữ ký điện tử và chữ ký số từ xa. Trong đó, chữ ký số được ứng dụng rộng rãi cho nhiều bài toán nghiệp vụ quan trọng trên phần mềm, và có khả năng tích hợp với nhiều nhà cung cấp khác nhau.
- Hệ thống BRAVO hỗ trợ ký số trên chứng từ: Phiếu chi, hợp đồng, đề nghị thanh toán... đều có thể ký ngay trong hệ thống mà không cần xuất file ra ngoài.
- Chữ ký số được áp dụng đồng thời cùng thao tác duyệt hoặc sau duyệt: quy trình duyệt trên hệ thống BRAVO được thiết lập tự động, phân quyền chặt chẽ. Người có thẩm quyền được thông báo khi đến lượt phê duyệt và đồng thời có thể ký số để hoàn tất quy trình.
- Hệ thống BRAVO ERP hỗ trợ ký số trên đa nền tảng Winform, Web và Mobile, thuận tiện cho người quản lý mọi lúc, mọi nơi.
- Hệ thống đáp ứng đầy đủ quy định mới nhất của pháp luật Việt Nam, cho phép khai báo mẫu in sẽ được ký số và tự động kết xuất mẫu in đó dạng PDF để ký số xuyên suốt quá trình duyệt.
- BRAVO sẵn sàng tích hợp với mọi nhà cung cấp chữ ký số trên thị trường hiện nay như Viettel MySign, VNPT-CA, MISA eSign… Với tính năng "Xem lịch sử ký số", hệ thống cho phép người dùng tra cứu toàn bộ quá trình ký, hỗ trợ kịp thời trong việc phát hiện và xử lý các sự cố kỹ thuật phát sinh từ phía nhà cung cấp dịch vụ ký số, đảm bảo quy trình vận hành của doanh nghiệp luôn thông suốt và không bị gián đoạn.
>>> Chi tiết về bài toán quản lý duyệt chứng từ và áp dụng ký số cùng thao tác duyệt trên BRAVO 10 ERP mời xem tại đây.
