Mục lục
Biên bản nghiệm thu là một tài tiệu thường gặp trong môi trường kinh tế doanh nghiệp. Trong phạm vi bài viết này, bạn đọc sẽ hiểu chi tiết hơn về khái niệm, vai trò và một số mẫu biên bản nghiệm thu phổ biến được áp dụng.
1. Khái niệm biên bản nghiệm thu
Biên bản nghiệm thu là một văn bản chính thức ghi nhận quá trình kiểm tra, xác nhận chất lượng và khối lượng của sản phẩm, công việc hoặc công trình. Biên bản này là tài liệu pháp lý quan trọng để đảm bảo rằng công việc hoặc sản phẩm được thực hiện đúng quy trình và đạt yêu cầu kỹ thuật khi có xảy ra tranh chấp và kiện tụng giữa 2 bên.
Trong lĩnh vực xây dựng, biên bản nghiệm thu thường liên quan đến việc kiểm tra các hạng mục công trình trước khi bàn giao cho chủ đầu tư hoặc tiếp tục thi công các giai đoạn sau. Ở các ngành khác, biên bản nghiệm thu có thể áp dụng cho các sản phẩm công nghiệp, thiết bị hoặc dịch vụ sau khi hoàn thành.
2. Thời điểm thiết lập biên bản nghiệm thu
Thời điểm lập biên bản nghiệm thu có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô, tính chất của công việc, hoặc thỏa thuận trong hợp đồng. Dưới đây là các thời điểm phổ biến mà biên bản nghiệm thu được thiết lập:
- Khi hoàn thành từng hạng mục công việc: Trong xây dựng, sau khi hoàn thành các hạng mục như nền móng, phần thô, hoặc hoàn thiện nội thất, biên bản nghiệm thu từng phần sẽ được lập để xác nhận rằng mỗi phần công trình đáp ứng yêu cầu kỹ thuật.
- Khi kết thúc giai đoạn thử nghiệm sản phẩm hoặc thiết bị: Trong quá trình lắp đặt hoặc vận hành thử nghiệm thiết bị, sau khi các thử nghiệm hoàn tất và đảm bảo thiết bị hoạt động ổn định, biên bản nghiệm thu thiết bị sẽ được lập.
- Khi giao nhận sản phẩm hoặc hàng hóa: Trong sản xuất, khi sản phẩm hoàn thành và được giao cho khách hàng, một biên bản nghiệm thu sản phẩm sẽ được thiết lập để đảm bảo rằng sản phẩm đã đáp ứng yêu cầu về chất lượng và tiêu chuẩn kỹ thuật.
- Trước khi bàn giao công trình hoặc sản phẩm: Biên bản nghiệm thu tổng thể được lập khi toàn bộ công trình hoặc sản phẩm đã hoàn thành và sẵn sàng bàn giao cho chủ đầu tư hoặc khách hàng. Đây là bước cuối cùng trong quy trình nghiệm thu.
- Sau khi khắc phục các lỗi, khiếm khuyết: Nếu trong quá trình nghiệm thu phát hiện lỗi hoặc vấn đề, sau khi khắc phục xong, một biên bản nghiệm thu bổ sung sẽ được lập để xác nhận rằng công việc đã được sửa chữa đạt yêu cầu.
Việc lập biên bản nghiệm thu phải diễn ra kịp thời và theo đúng quy trình, đảm bảo các bên liên quan đồng ý về chất lượng công việc hoặc sản phẩm trước khi tiếp tục các bước khác trong dự án hoặc hợp đồng.
3. Vai trò của biên bản nghiệm thu
Biên bản nghiệm thu đóng một vai trò quan trọng trong quản lý chất lượng công việc, sản phẩm hoặc công trình. Dưới đây là các vai trò chính của biên bản nghiệm thu:
a. Xác nhận chất lượng và hoàn thành công việc
Biên bản nghiệm thu là chứng nhận rõ ràng rằng công việc hoặc sản phẩm đã hoàn thành đạt tiêu chuẩn kỹ thuật yêu cầu. Điều này giúp cả bên thực hiện và bên thuê/mua (chủ đầu tư, khách hàng) yên tâm về chất lượng công việc đã thực hiện.
Ví dụ, trong xây dựng, biên bản nghiệm thu được lập sau khi các hạng mục quan trọng như nền móng, khung nhà được hoàn thành, giúp chủ đầu tư xác nhận rằng công trình đạt yêu cầu và có thể tiến hành các bước tiếp theo.
b. Bằng chứng pháp lý trong tranh chấp
Khi xảy ra tranh chấp về chất lượng công trình hoặc sản phẩm, biên bản nghiệm thu là một tài liệu pháp lý quan trọng để làm rõ trách nhiệm của các bên. Nếu có lỗi kỹ thuật hoặc sai sót phát sinh sau khi bàn giao, biên bản nghiệm thu có thể được sử dụng để xác định nguồn gốc và trách nhiệm của từng bên trong vấn đề đó.
c. Căn cứ để thanh toán và bàn giao
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, biên bản nghiệm thu là cơ sở để các bên thực hiện thanh toán cho các hạng mục công việc hoặc sản phẩm đã hoàn thành. Sau khi nghiệm thu và xác nhận chất lượng, nhà thầu hoặc nhà cung cấp có thể yêu cầu thanh toán theo điều khoản hợp đồng.
d. Giúp kiểm soát tiến độ dự án
Quá trình lập biên bản nghiệm thu theo từng giai đoạn giúp chủ đầu tư và các bên liên quan theo dõi tiến độ thực hiện của dự án. Nhờ vậy, họ có thể kiểm soát việc hoàn thành các hạng mục và phát hiện sớm các vấn đề cần điều chỉnh để đảm bảo dự án không bị chậm tiến độ.
4. Nội dung chính cần có của một biên bản nghiệm thu
Một biên bản nghiệm thu tiêu chuẩn thường bao gồm các nội dung sau:
- Tiêu đề: Biên bản nghiệm thu...
- Thông tin các bên tham gia: Tên, địa chỉ, chức danh của các bên liên quan.
- Đối tượng nghiệm thu: Mô tả chi tiết công việc, sản phẩm, dịch vụ được nghiệm thu.
- Thời gian, địa điểm nghiệm thu.
- Kết quả nghiệm thu: Đánh giá chung về chất lượng, tiến độ, sự phù hợp với hợp đồng.
- Các vấn đề phát sinh (nếu có).
- Ý kiến của các bên.
- Ký tên, đóng dấu của các bên tham gia.
>>> Xem thêm: Kiến thức kế toán xây dựng cơ bản dành cho người mới
5. Các mẫu biên bản nghiệm thu phổ biến
Tùy thuộc vào từng loại hình công việc, dịch vụ mà có những mẫu biên bản nghiệm thu khác nhau. Dưới đây là một số mẫu biên bản nghiệm thu phổ biến:
5.1. Mẫu biên bản nghiệm thu công trình xây dựng
>>> Xem đầy đủ và tải file chi tiết tại đây.
5.2. Mẫu Biên bản nghiệm thu hợp đồng:
Đơn vi: ……………………
Bộ phận: ………………….
BIÊN BẢN NGHIỆM THU HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN
Số: …………………/NTHĐGK
- Căn cứ Hợp đồng giao khoán số ...../20......./HĐGK-.................. ký ngày ...../...../20....
- Căn cứ tình hình thực tế thực hiện Hợp đồng giao khoán.
Hôm nay, ngày ..... tháng ...... năm ....... Tại …………………………………………………......
Họ và tên: .......................................................... Chức vụ: .................................................
Đại diện: ............................................................. Bên giao khoán: .....................................
Họ và tên: .......................................................... Chức vụ: .................................................
Đại diện: ............................................................. Bên nhận khoán: ....................................
Cùng nghiệm thu hợp đồng số ................................. ngày .... tháng ..... năm ......
Nội dung công việc (ghi trong hợp đồng) đã được thực hiện: .......................................................
Giá trị hợp đồng đã thực hiện: .............................................................................................
Bên ...................................... đã thanh toán cho bên ....... số tiền là ........................... đồng
(Viết bằng chữ: ..................................................................................................................)
Số tiền bị phạt do bên ........... vi phạm hợp đồng: ............................ đồng
(Viết bằng chữ: ................................................................................................................)
Số tiền bên ........... còn phải thanh toán cho bên ....... là ................................. đồng
(viết bằng chữ): ............................................................................................................
Kết kuận: .........................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN KHOÁN ĐẠI DIỆN BÊN GIAO KHOÁN
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
5.3. Mẫu Biên bản nghiệm thu phần mềm
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-----------
……., ngày … tháng … năm …
BIÊN BẢN
NGHIỆM THU PHẦN MỀM
1. Đối tượng nghiệm thu:
- Phầm mềm ...................................................................................
2. Thành phần nghiệm thu
a. Đại diện đơn vị được quản lý, sử dụng phần mềm:
Họ tên:..............................................................................................
Chức vụ:..............................................................................................
b. Đại diện đơn vị phụ trách thiết kế:
Họ tên:..............................................................................................
Chức vụ:..............................................................................................
3. Thời gian tiến hành nghiệm thu:
- Bắt đầu: ……. Ngày …… tháng …… năm ……
- Kết thúc: …… ngày ……. Tháng …… năm …….
- Tại: ...................................................................................
4. Đánh giá hạng mục:
Tài liệu làm căn cứ nghiệm thu:
- Phiếu yêu cầu nghiệm thu của đơn vị sử dụng phần mềm
- Hồ sơ thiết kế phần mềm và những thay đổi được phê duyệt
Nội dung nghiệm thu:
- Môi trường kiểm tra:
- Dữ liệu dùng để kiểm tra:
- Các tính năng của phần mềm: cài đặt hệ điều hành, các hệ thống cần thiết khác, cài đặt hệ thống trên các máy tính vật lý hoặc máy ảo, tiến hành sao lưu toàn bộ hệ thống thành file ảnh để có thể phục hồi lại trạng thái ban đầu khi cần …..
- Thiết kế các kịch bản kiểm thử (một chuỗi các tình huống kiểm thử có quan hệ với nhau) nhằm kiếm thử các tính huống sử dụng xác định.
- Xác định lỗi: là lỗi hay không phải lỗi, lỗi đã xảy ra chưa, lỗi do yếu tố nào mang lại, lỗi có thường xuyên không …..
- …….
- Xem xét lại các kết quả kiểm tra để có được kết quả chính xác, đáng tin cậy
Các ý kiến khác nếu có
5. Kết luận:
- Chấp nhận nghiệm thu hoàn thành phần mềm để đưa vào sử dụng
- Yêu cầu sửa chữa, hoàn thiện bổ sung và các ý kiến khác (nếu có)
Các bên trực tiếp nghiệm thu chịu trách nhiệm trước pháp luật về biên bản nghiệm thu này.
| ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ PHỤ TRÁCH THIẾT KẾ (Ký tên, đóng dấu) | ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ SỬ DỤNG PHẦN MỀM (Ký tên, đóng dấu) |
5.4. Mẫu Biên bản nghiệm thu dịch vụ
CÔNG TY…
Số: ……..
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
----------------
……. , ngày … tháng … năm …
BIÊN BẢN
NGHIỆM THU DỊCH VỤ
1.Đối tượng nghiệm thu: Dịch vụ ……
Thuộc Hợp đồng số: …..
Địa điểm bàn giao:….
Thời gian bàn giao:….. ngày ….. tháng …. Năm …..
2. Thành phần tham gia nghiệm thu:
Trưởng Ban kiểm nghiệm
Họ tên:
Chức vụ:
Các thành viên ban kiểm nghiệm:
Họ tên:
Chức vụ:
Họ tên:
Chức vụ:
Họ tên:
Chức vụ:
Đại diện bên cung ứng dịch vụ:
Họ tên:
Chức vụ:
Đại diện bên sử dụng dịch vụ:
Họ tên:
Chức vụ:
3.Kết quả kiểm tra:
| STT | Mô tả dịch vụ | Đơn vị tính | Số lượng | Yêu cầu của Hợp đồng | Kết quả kiểm tra |
| 1 | |||||
| 2 | |||||
| 3 | |||||
| ….. |
4.Kết luận của Ban kiểm nghiệm:
- ……………
- Yêu cầu sửa chữa, hoàn thiện bổ sung và các ý kiến khác (nếu có)
Các bên trực tiếp nghiệm thu chịu trách nhiệm trước pháp luật về biên bản nghiệm thu này.
| TRƯỞNG BAN | CÁC THÀNH VIÊN | BÊN CUNG ỨNG | BÊN SỬ DỤNG |
| (Ký tên, đóng dấu) | (Ký tên, đóng dấu) | (Ký tên, đóng dấu) | (Ký tên, đóng dấu) |
Việc sử dụng các biên bản nghiệm thu phù hợp và chính xác góp phần trợ giúp lãnh đạo doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được tiến độ công việc của từng dự án, thông qua đó có thể đưa ra những chiến lược nhanh chóng và kịp thời.
>>> Giải pháp Quản lý tổng thể BRAVO ERP dành cho doanh nghiệp theo từng lĩnh vực ngành nghề đặc thù
