Quá trình triển khai tại Công ty Cổ phần Vận tải và Xếp dỡ Hải An (Hải An Group) thực sự mang lại rất nhiều kinh nghiệm cho đội dự án. Những kinh nghiệm quý báu này sẽ giúp ích rất nhiều cho BRAVO trong những lần triển khai tiếp theo.
Sơ lược về Công ty Cổ phần Vận tải và Xếp dỡ Hải An
Nhắc tới vận tải biển không thể không nhắc tới Hải An, hãng tàu được mệnh danh là Nữ Hoàng của tuyến vận tải biển nội địa. Được thành lập từ năm 2009, Công ty cổ phần vận tải và xếp dỡ Hải An đã khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực vận tải biển với quy mô trải khắp 3 miền Bắc Trung Nam và là đơn vị nổi tiếng với thời gian vận tải nhanh nhất cả nước.
Nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, chuẩn hóa quy trình quản lý, Hải An mong muốn ứng dụng hệ thống ERP nhằm quản lý tối đa mọi nguồn lực của doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí, giảm thất thoát và hướng đến tính chuyên nghiệp khi tham gia hội nhập vào mảng vận tải quốc tế. Sau một thời gian tìm hiểu, Hải An Group quyết định sử dụng giải pháp ERP của Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO áp dụng vào toàn bộ quy trình các công việc từ quản lý kế toán, quản lý nhân sự lương, công văn, quản lý tàu thuyền, thuyền viên, thiết bị phụ tùng, quản lý các nghiệp vụ logistic, container đến các modules quản lý các đại lý tàu biển…
Bài toán quản lý tàu, thuyền viên, thiết bị, quản lý sửa chữa bảo dưỡng, tiêu hao tại Hải An Group
Tàu, thuyền viên và các thiết bị cảng được coi là những nguồn lực cơ bản và sống còn đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vận tải đường biển. Vì vậy yêu cầu của Hải An Group là phải xây dựng được quy trình quản lý và kiểm soát chặt chẽ giữa các bộ phận khi vận hành. Hiện tại, Hải An Group đang quản lý hoàn toàn thủ công và rời rạc trên file excel, toàn bộ các hoạt động liên quan đến sửa chữa đăng kiểm đều phải thuê đơn vị ngoài làm. Vì vậy giải pháp ERP phải giải quyết được các bài toán sau:
a. Quản lý các thiết bị, phụ tùng, bảo dưỡng, sửa chữa, tiêu hao định mức dầu trên tàu
Với các vật tư được xuất kho dùng cho các tàu, đảm bảo phải theo dõi được lượng nhập xuất tồn của các vật tư trên từng tàu, từng thuyền viên. Đồng thời theo dõi được định mức xuất dùng cho từng phụ tùng, thiết bị theo từng loại máy.
– Với các vật tư được xuất kho dùng cho các tàu, đảm bảo phải theo dõi được lượng nhập xuất tồn của các vật tư trên từng tàu, từng thuyền viên. Đồng thời theo dõi được định mức xuất dùng cho từng phụ tùng, thiết bị theo từng loại máy.
– Với bài toán quản lý kế hoạch bảo dưỡng định kỳ: Cần phải xây dựng các quy định về lịch bảo dưỡng, bảo trì máy móc, thiết bị trên tàu, đồng thời khai báo được các định mức vật tư phục vụ cho quá trình bảo dưỡng đó. Quá trình thực hiện bảo dưỡng cũng phải xây dựng linh hoạt vì hoạt động bảo dưỡng sửa chữa đôi khi được thực hiện đột xuất trong quá trình vận hành các tàu, và các hoạt động không tự thực hiện phải thuê ngoài cũng phải kiểm soát theo quy trình chặt chẽ.
– Với bài toán quản lý tiêu hao dầu: Do thời gian phần lớn của tàu là di chuyển trên các cung đường biển, và việc tiêu hao dầu phụ thuộc vào các yếu tố thời tiết và điều kiện hoạt động. Vì vậy việc xây dựng định mức tiêu hao dầu phải được thực hiện theo từng điều kiện khai thác để so sánh giữa định mức và thực tế để đảm bảo thông tin được chính xác nhất.
b. Quản lý các thiết bị trên cảng
Ngoài ra các định mức sửa chữa các thiết bị trên cảng phải được xây dựng chi tiết đến từng hạng mục bảo dưỡng, đồng thời quy trình quản lý vật tư xuất cho các thiết bị cảng cũng phải đảm bảo chặt chẽ, tránh thất thoát và có dự báo kịp thời cho người quản trị.
Bài toán quản lý các thiết bị trên cảng cũng tương tự như với các thiết bị trên tàu đó là quản lý được phần tồn kho của các thiết bị cảng, đồng thời xây dựng được quy trình bảo dưỡng sửa chữa các thiết bị này.
Đây là một bài toán lớn và mới mẻ với BRAVO, lại có khá nhiều khó khăn như: Các tàu chạy trên biển liên tục không có hệ thống mạng Internet, quá trình truyền tải dữ liệu sẽ bị hạn chế và khó khăn (do chi phí thuê mạng vệ tinh trên biển rất tốn kém). Đồng thời vấn đề về nhân sự cũng rất khó khăn do nhân sự chính của Hải An rất ít, chủ yếu là đi thuê mà công việc phát sinh liên tục và cấp bách nên việc đảm bảo thực hiện cập nhật dữ liệu đầy đủ theo đúng quy trình thực sự là rất khó thực hiện. Cùng với đó với tâm lý làm excel theo dõi thủ công nên khi xây dựng trên phần mềm sẽ mất nhiều thời gian mã hóa và các khai báo ban đầu… Điều này khiến cho người dùng có cảm giác khối lượng công việc rất nhiều, ảnh hưởng không nhỏ đến tâm lý khi triển khai thực tế. Nhân sự quản lý trực tiếp dự án tỏ ra e ngại vì phần này rất phức tạp, nhiều và khó khăn về phần thực hiện trên phần mềm.
Hải An Group quyết định sử dụng giải pháp ERP của Công ty Cổ phần phần mềm BRAVO áp dụng vào toàn bộ quy trình các công việc từ quản lý kế toán, quản lý nhân sự, quản lý tàu thuyền…
Giải pháp cho bài toán quản lý tàu, thuyền viên, thiết bị, quản lý sửa chữa bảo dưỡng tiêu hao tại Hải An Group
a. Quản lý hồ sơ các tàu, thuyền viên:
Tất cả các tàu, thuyền viên tham gia vận tải đường biển đều phải có hồ sơ theo dõi và phải xuất trình khi thông quan tại các cảng biển. Vì vậy người dùng có thể cập nhật các thông tin chứng chỉ bắt buộc với từng tàu, từng thuyền viên theo từng vị trí trên phần mềm, đồng thời cập nhật các chứng chỉ hiện có và thời hạn hết hạn với từng tàu, thuyền viên. Từ đó, phần mềm đưa ra các báo cáo cảnh báo các chứng chỉ còn thiếu, các chứng chỉ sắp hết hạn để người dùng kịp thời bổ sung.
Ngoài ra phần mềm còn theo dõi được thời gian đi tàu hợp lệ. Căn cứ vào lịch sử xuống/ rời tàu theo thời gian đi tàu trên hợp đồng lao động của thuyền viên và quy định đi tàu, nghỉ ngơi của đăng kiểm, đưa ra cảnh báo thời gian sắp phải xuống/ rời tàu trước thực tế một khoảng thời gian người dùng tự khai báo để Hải An điều chỉnh sắp xếp thuyền viên cho từng chuyến tàu và kế hoạch nhân sự sắp tới.
Hoạt động của tàu thuyền trên biển phải luôn được thực hiện đăng kiểm theo quy định. Khác với công tác sửa chữa bảo dưỡng, một số máy móc trên tàu không thể tháo rời hoặc sửa chữa trực tiếp, cán bộ quản lý tàu cần kiểm tra định kỳ theo yêu cầu của đăng kiểm và cập nhật ngày kiểm tra cho đăng kiểm.
Hiện tại phần mềm đã xây dựng các mục theo dõi được thời hạn kiểm tra, chi tiết các phát sinh kiểm tra và đưa ra được “Báo cáo các hạng mục kiểm tra liên tục máy tàu” như đăng kiểm đang theo dõi. Với mong muốn của người quản lý tàu Hải An, mục này sẽ được đăng kiểm kiểm định và chấp thuận được phép tự thực hiện trong tương lai chứ không phải cung cấp thông tin thường xuyên cho đăng kiểm cập nhật và theo dõi hộ như hiện tại. Nếu được chấp nhận thì hoạt động này cực kỳ hữu ích, giúp doanh nghiệp chủ động và giảm chi phí đáng kể trong công tác quản lý và vận hành các tàu.
b. Quản lý các thiết bị, phụ tùng, bảo dưỡng, sữa chữa, tiêu hao định mức dầu trên tàu:
Căn cứ vào thời hạn khuyến cáo sửa chữa bảo dưỡng, phần mềm hỗ trợ đưa ra các hạng mục cần bảo dưỡng của từng đầu máy trên tàu theo tháng để người dùng lập kế hoạch nhanh và chính xác. Căn cứ vào định mức vật tư tiêu hao của các hạng mục bảo dưỡng cho các đầu máy phần mềm dự trù các vật tư cần sử dụng để thực hiện kế hoạch bảo dưỡng tháng, đối chiếu số lượng này với số lượng tồn kho để người dùng có kế hoạch cung cấp vật tư kịp thời.
Xuất phát từ kế hoạch bảo dưỡng, khi đề nghị cung cấp vật tư, người dùng chỉ rõ được đề nghị cấp cho kế hoạch bảo dưỡng nào, từ đó lập đơn hàng mua theo đề nghị cấp, khi tàu nhập về cũng xác định được theo đơn hàng nào, khi xuất ra xác định được cho kế hoạch nào. Từ đó phần mềm đưa ra báo cáo chênh lệch vật tư thực xuất so với kế hoạch cần xuất/ yêu cầu xuất/ bảo dưỡng thực tế và các báo cáo nhận, sử dụng, kiểm kê hàng tháng cho Hải An.
Ngoài ra, đối với các sửa chữa bất thường, nếu chưa cần gấp người dùng cũng cần lập kế hoạch sửa chữa và theo dõi vật tư cần sử dụng tương tự như kế hoạch bảo dưỡng. Một bài toán tương đối quan trọng trong mục này đó là quản lý giờ hoạt động của máy: Đối với một tàu được chia ra các nhóm máy chính, phụ, máy đèn, nồi hơi, …, trong các nhóm máy này bao gồm các máy nhỏ hơn. Phần mềm theo dõi giờ hoạt động thực tế của từng đầu máy nhỏ và tổng của nhóm máy, đưa ra các báo cáo đặc thù về giờ hoạt động máy của Hải An.
Quản lý định mức tiêu hao dầu là việc xây dựng các định mức tiêu hao dầu cho các máy móc thiết bị trên tàu, từ đó so sánh với lượng xuất dầu thực tế để lên các báo cáo so sánh giữa định mức và thực tế. Tuy nhiên, phải theo dõi được định mức và thực tế tiêu hao các loại dầu theo thời gian hoạt động từng đầu máy sử dụng với điều kiện chế độ sử dụng máy, số lượng máy sử dụng khác nhau. Từ đó lên được báo cáo chênh lệch định mức và thực tế; báo cáo chi tiết tiêu thụ dầu từng chuyến đi,…
c. Quản lý các thiết bị trên cảng
Bài toán quản lý các thiết bị trên cảng cũng được thiết kế tương tự như bài toán quản lý các máy móc thiết bị trên tàu. Ngoài ra các định mức sửa chữa các thiết bị trên cảng phải được xây dựng trực tiếp đến từng máy móc, thiết bị cảng chứ không chi tiết cho từng đầu máy nhỏ như phần tàu (tiêu hao vật tư cho thiết bị, sửa chữa – bảo dưỡng các hạng mục của TB). Bài toán quản lý các thiết bị trên cảng đưa vào áp dụng triệt để trên thực tế do đặc thù các thiết bị này đều nằm trên cảng thuộc phạm vi quản lý của Hải An không di chuyển dài ngày như phần tàu nên các phát sinh được cập nhật tức thời, đảm bảo việc khai thác dữ liệu tối đa cho các mục đích quản trị.
Tình hợp tác giữa BRAVO và Hải An
Với BRAVO, hợp đồng cung cấp phần mềm cho Hải An được coi là dự án trọng điểm trong năm, Ban dự án được thành lập với quyết tâm cao đưa ra một giải pháp ERP thực sự có chất lượng tốt nhất, đáp ứng tối đa được các yêu cầu của khách hàng. Đặc biệt, là giải pháp cho những bài toán hoàn toàn mới mẻ với BRAVO, sứ mệnh tiên phong được trao cho những thành viên đầy tâm huyết, quyết tâm đưa dự án cán đích đúng kế hoạch. Và đặc biệt còn nhận được sự ghi nhận của khách hàng thực sự hài lòng khi sử dụng giải pháp ERP của BRAVO đưa ra. Đến nay, dự án đã hoàn thành vượt mốc kế hoạch đề ra, toàn bộ hệ thống các modules ở Hải An đang được sử dụng tối đa và vận hành một cách trơn tru. Bên cạnh các modules truyền thống như kế toán, nhân sự, lương, quản lý công văn… thì giải pháp ERP mà BRAVO cung cấp còn có các bài toán hoàn toàn khác, đó là các bài toán về quản lý tàu, thuyền viên, thiết bị phụ tùng, bài toán quản lý về quy trình logistic và container.
>> Họp tổng kết dự án triển khai Phần mềm BRAVO 7 ERP-VN tại Hải An.
>> Xem đầy đủ Nội san BRAVO Focus số 20.
Ngô Thị Hạnh – Chuyên viên Test Dự án Hải An
Trích Nội san BRAVO Focus số 20
