Số lượng doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực ô tô gia tăng liên tục với sự tham gia các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế. Các doanh nghiệp này cũng phát triển nhanh chóng khi nhu cầu sử dụng ô tô của người Việt ngày càng tăng cao. Để tăng lợi thế cạnh tranh và tối ưu hiệu quả hoạt động thì việc ứng dụng phần mềm vào quản lý là vô cùng quan trọng. Trong phạm vi bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về phần mềm BRAVO ứng dụng tại các đơn vị Kinh doanh, Phân phối và dịch vụ Ô tô.
Phần mềm BRAVO (ERP-VN) khi ứng dụng tại các đơn vị chuyên về kinh doanh, phân phối và dịch vụ ô tô được tùy chỉnh theo đặc thù ngành của các doanh nghiệp. Hệ thống được xây dựng với mục đích trợ giúp cho doanh nghiệp quản trị và vận hành quy trình giữa các bộ phận chặt chẽ, nhanh chóng, giảm bớt các công đoạn thủ công. Đặc biệt, hệ thống còn giải quyết các bài toán chuyên sâu đặc thù ngành giữa Công ty phân phối và Các cấp Đại lý.
Doanh nghiệp vận hành theo một chuỗi các công việc phối hợp giữa các bộ phận với nhau, từ Bộ phận tư vấn bán hàng, Bộ phận mua hàng, Bộ phận kho, Bộ phận dịch vụ sửa chữa và phụ tùng, Bộ phận tài chính kế toán… Đồng thời, doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ các chính sách của Hãng, chính sách áp dụng cho Đại lý…
Ảnh: Một buổi đào tạo sử dụng phần mềm BRAVO (ERP-VN) cho cán bộ các đại lý của Công ty TNHH Trend Moto Việt Nam (Đại lý Volkswagen)
Các bài toán đặc thù của doanh nghiệp:
- Quản lý mua hàng: Theo dõi quy trình đặt hàng nhà cung cấp và nhập xe; Theo dõi quy trình đặt hàng nhà cung cấp và nhập phụ tùng.
- Quản lý bán hàng: Quản lý thông tin khách hàng; Quản lý quy trình bán hàng; Ứng dụng Mobile App cho Nhân viên bán hàng; Cập nhật công việc chăm sóc khách hàng; Xem tài liệu xe: catalog, Hình ảnh…
- Quản lý điều phối xe: Quản lý chính sách phân phối; Quản lý bảng giá bán cho đại lý; Quản lý chương trình khuyến mãi cho xe, cho phụ tùng; Theo dõi đơn đặt hàng của đại lý; Theo dõi xử lý hồ sơ xe và duyệt bảo hành.
- Quản lý Dịch vụ: Theo dõi kích hoạt bảo hành; Theo dõi quy trình dịch vụ sửa chữa – bảo hành; Theo dõi tiến độ dịch vụ; Tính giá thành dịch vụ sửa chữa; Báo cáo thống kê dịch vụ.
- Quản lý chăm sóc khách hàng: Theo dõi danh sách khách hàng cần chăm sóc; Kết nối tổng đài Call Center để lưu trữ dữ liệu chăm sóc; Báo cáo đánh giá sau chăm sóc.
- Quản trị Kho: Quản lý thông tin xe, phụ tùng; Theo dõi quy trình nhập – xuất hàng hóa; Theo dõi mã vạch vật tư; Theo dõi xe đích danh theo số khung, số máy, thùng xe; Theo dõi tồn kho theo kho; Báo cáo kho.
Giải pháp BRAVO để giải quyết các bài toán của khách hàng
Giải pháp phần mềm BRAVO được thiết kế và sử dụng cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp kinh doanh, phân phối và dịch vụ ô tô. Do đó, để người dùng thuận tiện trong việc vận hành phần mềm và đảm bảo tính bảo mật giữa các phòng ban, BRAVO sẽ thiết kế riêng cho mỗi phòng ban hoặc thậm chí là mỗi vị trí người sử dụng các layout cụ thể. Mỗi layout sẽ quy định về giao diện, các tính năng, nghiệp vụ, dữ liệu, báo cáo phù hợp với vị trí người sử dụng. “Layout” là lớp giao diện mà người sử dụng sẽ thao tác với các tính năng, hệ thống dữ liệu của phần mềm.
Lớp cơ sở dữ liệu giữa các layout sẽ dùng trên một cơ sở dữ liệu để đảm bảo dữ liệu giữa các bộ phận phòng ban có tính liên kết và kế thừa với nhau.
- Layout Administrator
- Layout Ban Giám Đốc công ty
- Layout Bộ phận Mua hàng
- Layout Bộ phận Bán hàng/ Nhân viên tư vấn bán hàng
- Layout Bộ phận Quản lý điều phối xe
- Layout Bộ phận Dịch vụ/ Quản trị xưởng/ Nhân viên tư vấn dịch vụ/ Kỹ thuật viên
- Layout Bộ phận Kho
>> Giải pháp phần mềm BRAVO cho doanh nghiệp lĩnh vực Sản xuất Kinh doanh Ô tô
Hiệu quả khi ứng dụng phần mềm BRAVO tại các bộ phận
- Bộ phận mua hàng: Kiểm soát thời gian các đơn hàng xe/ phụ tùng; Kiểm soát vòng quay hàng tồn kho, chu kỳ nhập hàng, tính toán nhu cầu vật tư phù hợp; Hỗ trợ đánh giá nhà cung cấp từ công cụ tra cứu lịch sử giá, chất lượng, thời gian giao hàng…
- Bộ phận bán hàng/ tư vấn dịch vụ: Công cụ để thực hiện qui trình nghiệp vụ bán hàng và liên kết các bộ phận khác; Hỗ trợ nhiều thông tin và tăng tính cảnh báo khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng; Nắm bắt nhanh những cơ hội bán hàng, chăm sóc và mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn.
- Bộ phận kho hàng: Chủ động và nắm bắt nhanh lệnh nhập, xuất kho từ các bộ phận liên quan; giảm thiểu thời gian nhập liệu, tăng độ chính xác; Quản trị tồn kho hiệu quả và chính xác.
- Bộ phận điều phối xe: Công cụ Kiểm soát chính sách giá, chương trình bán hàng, đặt hàng từ các đại lý.
- Bộ phận dịch vụ: Nắm bắt nhanh và quản trị tốt tình hình thực hiện các lệnh sửa chữa RO, cảnh báo lệnh quá hạn chưa hoàn thành; Liên kết thông tin nhanh từ các bộ phận kho, bán hàng, mua hàng…
- Bộ phận tài chính kế toán: Giảm thiểu công tác nhập lại dữ liệu phát sinh; trợ tối đa các công tác nghiệp vụ yêu cầu sự chính xác cao như tính giá vốn, tính giá thành dịch vụ; Hỗ trợ tối đa trong việc phân tích, tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh toàn hệ thống.
- Ban giám đốc: Công cụ hỗ trợ phê duyệt, giao việc trong quản lý và vận hành doanh nghiệp từ xa; Cung cấp cho lãnh đạo những thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến tình hình kinh doanh, tài chính... của công ty.
Với lĩnh vực này, phần mềm BRAVO đã triển khai thành công cho các khách hàng tiêu biểu như: Công ty TNHH Thaco Auto, Công ty Cổ phần City Auto, Công ty TNHH Trend Motor Việt Nam, Công ty TNHH Nguyễn Quang Sài Gòn Ô tô, Công ty TNHH Hino Motor Việt Nam, Công ty TNHH MTV Ô tô Ngọc Thành, Công ty TNHH Cơ khí Ô tô An Thái, Công ty Cổ phần Ô tô Việt Nhật…
Doanh nghiệp ứng dụng giải pháp BRAVO vào việc quản lý hoạt động SXKD thì toàn bộ Quy trình làm việc với nhiều bộ phận sẽ được ứng dụng trên phần mềm nhằm tối ưu hóa thao tác xử lý, đảm bảo tính liên tục của công việc, nâng cao năng suất của người lao động và dữ liệu sẽ chính xác tới từng thời điểm.
Trích Nội san BRAVO Focus số 94
Xem thêm:
>> Xem đầy đủ Nội san BRAVO Focus số 94
>> Đào tạo sử dụng phần mềm BRAVO (ERP-VN) cho các đại lý Volkswagen
