Công nợ là một thuật ngữ quen thuộc sử dụng phổ biến trong lĩnh vực kế toán, quản lý doanh nghiệp. Công nợ là khoản tiền phát sinh khi một cá nhân hoặc doanh nghiệp thực hiện các giao dịch mua, bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, hoặc trong kỳ thanh toán với một cá nhân, doanh nghiệp khác, nhưng không trả (hoặc không trả đủ) tại thời điểm đó mà phải chuyển sang kỳ thanh toán sau.
Trong doanh nghiệp, có 2 loại công nợ cần được quan tâm đó là:
Công nợ phải trả: Công nợ phải trả là những khoản mà cá nhân, doanh nghiệp có trách nhiệm phải thanh toán cho bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ mà trước đó cá nhân, doanh nghiệp này chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán đủ. Công nợ phải trả là khoản tiền phải trả cho nhà cung cấp.
Đối với công nợ phải trả, bộ phận kế toán của doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi, giám sát, đối chiếu sổ sách, số liệu và ngày giờ để đảm bảo thanh toán đúng hạn cho bên cung cấp. Đây cũng là cách tăng độ uy tín của doanh nghiệp đối với các đối tác.
Công nợ phải thu: Công nợ phải thu là các khoản tiền mà cá nhân, tổ chức bán sản phẩm, hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ cho các cá nhân, tổ chức khác mà vẫn chưa thu hồi hoặc chỉ mới thu hồi được một phần.
Khi doanh nghiệp có những khoản công nợ phải thu thì nhân viên kế toán cần thường xuyên đối soát và theo dõi khoản công nợ để đảm bảo có thể thu khoản công nợ đúng hạn cho doanh nghiệp, tránh để xảy ra các tình trạng nghiêm trọng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Để quản lý tốt công nợ trong hoạt động của doanh nghiệp, Phần mềm BRAVO cung cấp đầy đủ các tính năng để theo dõi, quản lý công nợ, có trên các phân hệ có nghiệp vụ liên quan tới công nợ như: phân hệ Quản lý Tài chính – Kế toán (phần hành kế toán vốn bằng tiền), phân hệ Quản lý Bán hàng và phân hệ Quản lý Mua hàng.
Giao diện màn hình phân hệ Quản lý tài chính kế toán, phần hành Kế toán Bán hàng trong phần mềm BRAVO
Dưới đây là một số bài toán cơ bản trong các doanh nghiệp về quản lý công nợ được giải quyết trên các phân hệ này:
Phân hệ Quản lý Tài Chính – Kế toán (Phần hành kế toán vốn bằng tiền)
- Kế toán vốn bằng tiền là một phần gắn liền đến công tác hoạch định tài chính của nhà quản trị doanh nghiệp thông qua việc lập kế hoạch thu chi, dự báo dòng tiền. Từ đó, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc thanh toán các khoản nợ đến hạn.
- Phần mềm BRAVO giúp doanh nghiệp: Xử lý, theo dõi và hạch toán theo nhiều loại tiền như VND, USD… và chi tiết đối tượng, hợp đồng, sản phẩm…; Xử lý và theo dõi hạn mức tín dụng, khế ước đáo hạn; Lập và tính lãi các khoản vay hoặc các khoản thanh toán quá hạn…
- Lập, theo dõi các khoản vay/trả nợ vay theo khế ước vay; So sánh thu/chi giữa kế hoạch và thực tế theo khoản mục, bộ phận…
Phân hệ Quản lý bán hàng
Khi sử dụng phân hệ này, các nghiệp vụ cơ bản liên quan đến công nợ sau sẽ được phần mềm hỗ trợ:
- Kiểm soát hạn mức công nợ, kiểm tra hàng tồn kho và số dư công nợ của khách hàng khi lập “đơn đặt hàng bán”. Kiểm soát hàng bán bị trả lại/cấn trừ công nợ phải thu.
- Theo dõi phân tích tuổi nợ, các kỳ hạn nợ, tính lãi công nợ quá hạn. Tạo bút toán, ghi nhận và điều chỉnh doanh thu công nợ.
- Quản lý, theo dõi công nợ theo đối tượng, hóa đơn, đơn đặt hàng bán, nhân viên, công trình, nhóm-mặt hàng.... Phân tích lãi lỗ theo bộ phận, vùng/miền, nhóm-mặt hàng…
- Báo cáo công nợ: Đối chiếu công nợ phải thu. Sổ tổng hợp/chi tiết công nợ phải thu (nhiều tiêu thức). Báo cáo nợ phải thu theo hạn thanh toán (tuổi nợ)
Phân hệ Quản lý mua hàng
Phần mềm BRAVO giúp doanh nghiệp giám sát công nợ phải trả nhà cung cấp theo nhiều tiêu thức (hóa đơn, nhà cung cấp, hợp đồng, đơn hàng, nhân viên…).
Phần mềm sẽ cho phép ghi nhận giảm trừ công nợ hạn thanh toán cho nhà cung cấp có thể thông qua phiếu ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi và chọn giảm trừ phiếu mua hàng. Hoặc đứng tại danh sách phiếu mua hàng và chọn phiếu ứng trước để giảm trừ công nợ hạn thanh toán trong trường hợp kế toán ngân hàng và kế toán công nợ là độc lập.
Phần mềm sẽ cung cấp các báo cáo chi tiết về công nợ, cụ thể như sau:
- Sổ tổng hợp phải trả người bán: Báo cáo theo dõi phát sinh, số dư công nợ phải trả cho từng nhà cung cấp.
- Tổng hợp công nợ phải trả theo hợp đồng: Báo cáo theo dõi phát sinh, số dư công nợ phải trả cho từng hợp đồng mua của từng nhà cung cấp
- Báo cáo công nợ phải trả theo hạn thanh toán: Báo cáo theo dõi phát sinh, số dư công nợ phải trả, hạn phải trả theo từng hóa đơn nhập kho của từng nhà cung cấp.
Bên cạnh đó, Phần mềm cũng giải quyết được nhiều nghiệp vụ khác trong bài toán đặc trưng về Hạn thanh toán trong các doanh nghiệp.
Ví dụ một số vấn đề các doanh nghiệp thường vướng mắc được xử lý như:
- Phần mềm sẽ có cảnh báo nhập thiếu hạn thanh toán nếu tài khoản đó theo dõi hạn thanh toán.
- Cảnh báo nhập thừa hạn thanh toán nếu tài khoản đó không theo dõi hạn thanh toán
- Trên một số chứng từ, Khi nhập đối tượng, mặc định lấy "Hạn nợ thanh toán" (nếu có) trong danh mục ra để mặc định giá trị hạn thanh toán.
- …
Quản lý công nợ được coi là một phần vô cùng quan trọng có thể tác động mạnh mẽ đến việc lưu chuyển dòng tiền của trong doanh nghiệp từ đó tác động đến sự thành công của doanh nghiệp. Giải pháp của BRAVO sẽ góp phần hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả các vấn đề này.
Trích Nội san BRAVO Focus số 89
Xem thêm:
>> Giải pháp quản trị doanh nghiệp thời đại số
>> Chi phí và cách hệ thống ERP hoạt động trong doanh nghiệp
