Mục lục
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang gặp phải khó khăn trong việc kiểm soát và quản lý kho không hiệu quả. Điều này dẫn đến tình trạng tồn đọng, dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa trong kho. Vì vậy, phần mềm quản lý kho chính là công cụ đắc lực giúp các doanh nghiệp giải được bài toán hóc búa này. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé.
1. Khái niệm về phần mềm quản lý kho
Phần mềm quản lý kho là một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp theo dõi, thống kê và quản lý mọi hoạt động mua bán, nhập xuất nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa. Khi ứng dụng phần mềm, doanh nghiệp có thể thống kê hàng hóa dựa trên mã vạch (barcode, QR code), serial,... kiểm soát được mọi hoạt động hàng ngày của kho. Phần mềm quản lý kho và phần mềm bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm kê vật tư, hàng hóa đã xuất - nhập vào kho. Cũng như số lượng hàng hóa tồn kho, các sản phẩm nào đã chuyển kho...
Như vậy, nhờ vào việc ứng dụng phần mềm quản lý kho kịp thời, nhiều doanh nghiệp đã tối ưu hiệu quả quy trình quản lý hàng hóa, vật tư. Doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát về giá trị, số lượng vật tư, việc luân chuyển, tránh thiệt hại trong việc lưu trữ. Hỗ trợ lập và kiểm soát phiếu nhập, xuất vật tư, hàng hóa trong sản xuất. Từ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát dễ dàng và giúp quá trình bán hàng được diễn ra liên tục không bị gián đoạn.
2. Một số lợi ích khi ứng dụng phần mềm quản lý kho
Phần mềm quản lý kho là giải pháp tích hợp toàn bộ các quy trình và dữ liệu của kho hàng với các bộ phận khác. Hỗ trợ tối ưu hiệu quả các hoạt động của kho. Những lợi ích rõ rệt khi sử dụng phần mềm quản lý kho gồm:
2.1. Tiết kiệm nguồn nhân lực
Trước đây, nhiều doanh nghiệp đã phải chi trả rất nhiều chi phí cho đội ngũ nhân sự quản lý kho. Bởi số lượng hàng hóa lớn, việc nhập - xuất được diễn ra liên tục và thường xuyên, đòi hỏi doanh nghiệp cần có số lượng lớn nhân sự quản lý kho hiệu quả. Giờ đây, các doanh nghiệp đã biết ứng dụng phần mềm quản lý kho, ngoài các hiệu quả rõ rệt còn giúp họ giảm được tối đa chi phí thuê nhân lực.
2.2. Hỗ trợ phân quyền quản lý rõ ràng
Phần mềm quản lý kho ERP hỗ trợ chức năng phân quyền rõ ràng, giúp quản lý người dùng một cách chặt chẽ và hiệu quả nhất. Cụ thể:
- Phân quyền nhóm bộ phận: các nhóm bộ phận sẽ được truy cập và sử dụng các tính năng thuộc quyền của nhóm bộ phận đó và hoàn toàn không xem được các thông tin của bộ phận khác.
- Đảm bảo tính bảo mật: nhờ vào việc phân quyền rõ ràng nên việc bảo mật các thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp luôn được đảm bảo an toàn. Ví dụ: đảm bảo các thông tin về nhà cung cấp, giá vốn...
2.3. Quản lý chứng từ dễ dàng, hiệu quả
Phần mềm sẽ tự động hóa các quá trình xử lý giấy tờ, chứng từ liên quan đến nghiệp vụ quản lý kho. Trong mỗi quá trình, người dùng có thể thực hiện khai báo mã giao dịch, lý do nhập/xuất cho các loại chứng từ. Phần mềm sẽ lưu trữ các hóa đơn, chứng từ đó một cách bảo mật.
2.4. Kiểm soát chặt chẽ lượng hàng hóa trong kho
Kiểm soát chặt chẽ lượng hàng hóa trong kho là quy trình rất quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Việc kiểm soát tốt sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi và nắm bắt được số lượng hàng hóa theo thời gian thực, không bị sai sót gì. Từ đó, chủ động điều chỉnh lượng hàng hóa nhập/xuất để đáp ứng nhu cầu kinh doanh.
Khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý kho ERP của Bravo sẽ không cần phải thực hiện kiểm kê kho thủ công. ERP sẽ tự động tính toán số lượng hàng hóa dựa vào các nghiệp vụ nhập/xuất của doanh nghiệp. Doanh nghiệp hoàn toàn kiểm soát được các mặt hàng, nếu có thất thoát sản phẩm sẽ dễ dàng phát hiện và xử lý kịp thời dễ dàng.
2.5. Kịp thời phát hiện các rủi ro
Nhờ vào quy trình quản lý kho chặt chẽ, giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện các vấn đề về hàng hóa như thiếu hụt, hỏng hóc,... Kịp thời phát hiện các rủi ro này, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng đưa ra được phương án xử lý. Từ đó, tránh gây ra hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Đặc biệt là các vấn đề ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.
2.6. Nâng cao hiệu suất làm việc và giảm chi phí lưu kho
Tất cả các quy trình đã được thiết lập sẵn trong phần mềm quản lý kho, tối ưu hóa mọi quy trình vận chuyển. Trong quá trình xuất nhập hàng cũng trở nên dễ dàng hơn nhờ phần mềm xác định vị trí mặt hàng một cách nhanh chóng nhất. Từ đó, mọi quy trình lên đơn, vận chuyển cũng được rút ngắn thời gian và công sức.
Nhờ vào việc ứng dụng phần mềm quản lý kho vật tư hiệu quả, chi phí lưu trữ được giảm đi đáng kể. Rõ rệt nhất là chi phí nhân công, đóng gói, bảo quản, vận chuyển, chi phí kho bãi,... Nhờ vậy, doanh nghiệp lại gia tăng được khoản lợi nhuận thu về nhiều hơn.
2.7. Hỗ trợ cung cấp báo cáo định kỳ
Có thể nói, nhờ vào việc ứng dụng phần mềm quản lý kho kịp thời nên doanh nghiệp có thể tiết kiệm được 80% thời gian và công sức quản lý kho hàng. Một số tính năng báo cáo được hỗ trợ trong phần mềm quản lý kho phải kể đến là:
- Báo cáo tồn kho theo hạn mức
- Báo cáo nhu cầu vật tư
- Báo cáo vật tư chậm luân chuyển
- Báo cáo tuổi hàng tồn kho theo phiếu nhập cuối
- Theo dõi hàng tồn kho, công nợ phải trả
- Bảng kê nhập/xuất vật tư - hàng hóa
- Bảng tổng hợp Nhập/Xuất/Tồn
- Bảng kê xuất khuyến mãi, sổ chi tiết vật tư, thẻ kho
3. Các tiêu chí vàng để lựa chọn phần mềm quản lý kho phù hợp
Ứng dụng phần mềm quản lý kho có hiệu quả hay không phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố: ngành nghề kinh doanh, mô hình doanh nghiệp, chi phí đầu tư... Tuy nhiên, dưới đây là một số tiêu chí cơ bản cần có để lựa chọn phần mềm phù hợp. Cụ thể:
- Quy mô doanh nghiệp: phần mềm quản lý kho chỉ nên ứng dụng cho các doanh nghiệp có mô hình lớn, phức tạp và nhiều phòng ban. Khi ứng dụng công cụ này sẽ giúp doanh nghiệp tích hợp và đồng bộ toàn bộ dữ liệu của các phòng ban. Từ đó, tạo nên một hệ thống quản lý toàn diện hoàn chỉnh và tối ưu.
- Phạm vi sử dụng: doanh nghiệp có nhu cầu quản lý kho chặt chẽ, hiệu quả. Và thực hiện độc lập các nghiệp vụ quản lý tồn kho, nhập kho, đơn hàng, theo dõi hàng hóa - vật tư,...
- Có khả năng tùy chỉnh, mở rộng: tính năng này sẽ giúp phần mềm tích hợp dễ dàng theo quy trình và mô hình doanh của mỗi doanh nghiệp. Hỗ trợ cho công tác quản lý được dễ dàng và hiệu quả hơn.
- Chi phí hợp lý: thông thường các phân hệ quản lý kho sẽ có giá thành hợp lý hơn một phần mềm ERP tổng thể.
- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác: doanh nghiệp có thể tích hợp thêm hệ thống ERP tổng thể để dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác.
- Đảm bảo tính linh hoạt: phần mềm có thể dễ dàng tùy chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp. Tăng khả năng tích hợp, từ đó giúp nâng cao hiệu quả hoạt động.
Với nguồn thông tin về phần mềm quản lý kho trên đây, bạn đọc chắc hẳn đã hiểu lý do vì sao nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư đến vậy. Dựa vào các tiêu chí trên, hy vọng doanh nghiệp có thể lựa chọn được phần mềm quản lý kho hợp lý dựa theo quy mô, ngành nghề, chi phí và nhu cầu triển khai của mình.
>>> Xem thêm: Top 03 phần mềm quản lý khách hàng hiệu quả cho DN vừa và lớn.
