Tiếp nối bài chia sẻ kinh nghiệm triển khai từ BRAVO Focus số 20, chúng ta sẽ tiếp tục cùng Ban Dự án Hải An của BRAVO đi tìm ẩn số cho bài toán quản lý shipping tại Hải An Group.
Trong bài viết về nghiệp vụ của BRAVO Focus số 20 chúng ta đã được giới thiệu giải pháp ERP của BRAVO cung cấp để giải quyết bài toán quản lý tàu, thuyền viên và thiết bị cảng tại Hải An Group. Nhưng với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực vận tải biển thì các nghiệp vụ của bài toán quản lý Shipping lại là bài toán xương sống và nghiệp vụ phức tạp nhất. Hôm nay chúng ta sẽ tiếp tục cùng Ban Dự án Hải An của BRAVO đi tìm ẩn số cho bài toán quản lý shipping tại Hải An Group.
Với các doanh nghiệp trong lĩnh vực vận tải đường biển ở Việt Nam chưa có một đơn vị triển khai phần mềm nội địa nào triển khai thành công module này. Riêng ở Hải An với đặc thù là phát sinh dữ liệu quản lý thống nhất ở cả đầu Hải Phòng và Hồ Chí Minh, thì có đến 10 bộ phận của 2 công ty lớn cùng tham gia vào để thực hiện các nghiệp vụ này. Số liệu trước đây các bộ phận quản lý thủ công và độc lập nhau. Cùng với đó tâm lý của khách hàng chưa thực sự tin tưởng là BRAVO sẽ làm được trong thời gian cam kết, một phần do trước đây triển khai phần mềm cảng, công ty triển khai khác mất nhiều thời gian (2 năm), việc xử lý các tình huống phát sinh không đáp ứng được, việc update gây nhiều lỗi… Chính vì vậy tâm lý khách hàng cực kỳ thận trọng trong việc quyết định đưa giải pháp mà BRAVO cung cấp vào thực tế nên đội triển khai dự án đã phải demo ít nhất 04 lần nhưng khách hàng vẫn chưa quyết định sử dụng chính thức.
Có rất nhiều những dấu hỏi chấm trong việc giải quyết bài toán Shipping. Tuy nhiên, các ẩn số đã được đội triển khai dự án Hải An tìm ra nhanh nhất và chính xác nhất. Hãy cùng theo dõi lời giải của đội dự án Hải An.
1/ Quản lý Nghiệp vụ Logistics
Lập booking: Khách hàng đăng ký đặt chỗ (số container hàng/ vỏ) sẽ đi theo lịch trình từng chuyến tàu.
Lập lệnh cấp container rỗng: Bộ phận logistics sẽ căn cứ lượng vỏ container sẵn sàng đóng hàng để cấp cho khách hàng đích danh số container (với đầu Hải Phòng); cấp khống: chỉ cấp số lượng loại cont: 20DC, 40HC,… (với đầu Hồ Chí Minh/ Vũng Tàu)
Theo dõi các tác nghiệp đầu hàng xuất: hạ container về bãi (lệnh hạ container), xuất container lên tàu – (có danh sách container dự kiến trước khi xuất tàu – container loading list và danh sách cuối cùng lên tàu – Final loading list).
Các bộ phận đầu hàng xuất xử lý thêm các nghiệp vụ: Lập và gửi vận đơn, phát hành hóa đơn và thu phí cước biển (là căn cứ giao hàng).
Theo dõi các tác nghiệp đầu hàng nhập: Gửi thông báo hàng đến cho khách hàng; Theo dõi các trạng thái nhập container về cảng; Lập lệnh giao hàng; Nghiệp vụ cước container; Giao hàng; Tính và thu các loại phí phát sinh: lưu container, lưu bãi, DO, vệ sinh, sửa chữa,…
Quản lý trạng thái luân chuyển container: Việc theo dõi thực hiện vận chuyển hàng hóa theo đường biển sẽ xuất phát từ việc lập các lệnh cấp Container rỗng (trạng thái MOS) – (các container rỗng ở trạng thái sẵn sàng đóng hàng). Các bộ phận luôn luôn có thể tra cứu một cách nhanh nhất các container sẵn sàng có thể đóng hàng (MIA-1). Sau đó là các trạng thái hạ container, xuất tàu, nhập tàu, giao hàng, trả rộng chờ vệ sinh, trả rộng chờ sửa chữa. Để thực hiện chính xác được sự luân chuyển container thì trạng thái các container phải được quản lý chặt chẽ và chính xác đến giờ phút giây
Quản lý số hiệu, chủ sở hữu và thông tin sửa chữa container: Việc quản lý chi tiết các container còn giúp cho Hải An theo dõi được tình hình biến động chủ sở hữu cont vì số lượng cont tham gia vào quá trình vận tải có thể là một trong các hình thức sở hữu: của Hải An, có thể là đi thuê, có thể là đi mượn để khai thác. Tương tự như thế, với việc quản lý sửa chữa container có thể được thực hiện luôn bởi bộ phận sửa chữa của Hải An, nhưng cũng có thể phát sinh việc sửa chữa bất thường tại các cảng biển khác nên sẽ phải theo dõi việc báo giá và thực hiện sửa chữa cho trường hợp thuê ngoài.
2/ Bài toán quản lý thu phí dịch vụ DEM/ DET, phí DO, phí nâng vỏ, hạ vỏ, vệ sinh…
Đây chính là module liên kết, kế thừa dữ liệu từ các nghiệp vụ của Logistics và Container để tính toán ra số tiền các loại phí liên quan đến các nghiệp vụ shipping cho khách hàng của Hải An. Từ dữ liệu các Booking khách hàng đặt chương trình sẽ kiểm tra và lấy toàn bộ các phát sinh container ở từng trạng thái và các chứng từ phát sinh để xác nhận việc thực hiện các nghiệp vụ để tính ra khoảng thời gian chịu từng loại phí.
Tuy nhiên, vận tải biển nói chung và tại Hải An nói riêng đều xây dựng bảng giá phí với các chính sách rất phức tạp.
Với chính sách biểu cước chung đều phải xây dựng chính sách giá trừ đi khoảng thời gian miễn phí, sau đó mới quy đổi phí theo từng loại dịch vụ, từng hình thức sở hữu container, từng loại container, từng nhóm hàng, từng tính chất là container vỏ hay hàng.
Ngoài ra chính sách giá còn được xây dựng riêng cho từng đối tượng, tương tự những chính sách chung nhưng phải xử lý được các trường hợp không tính lũy kế hoặc áp dụng chính sách Combine.
Cùng một loại phí phát sinh nhưng căn cứ đầu vào tính toán và biểu cước lại khác nhau trong từng trường hợp tính cho hàng xuất hay hàng nhập (tính phí khi hàng xuất khỏi cảng hay lúc nhập hàng vào cảng). Vì vậy chương trình phải thiết kế linh hoạt để giải quyết từng trường hợp cụ thể. Việc tính toán chính xác các loại phí phát sinh trong bài toán quản lý Shipping cực kỳ quan trọng, vì nghiệp vụ này phát sinh liên tục hàng ngày, ảnh hưởng trực tiếp và tức thời đến khách hàng của Hải An, ảnh hưởng đến dữ liệu xuất hóa đơn GTGT của bộ phận kế toán… Vì vậy các phần dữ liệu phát sinh từ module quản lý Logistics và container phải đảm bảo độ chính xác tuyệt đối, đồng thời không được phép khuyết bất cứ mắt xích nào trong quy trình luân chuyển trạng thái container.
Đây chính là điểm khó khăn lớn trong quá trình xử lý nghiệp vụ Shipping. Vì trên thực tế có rất nhiều trường hợp không đảm bảo đầy đủ thông tin luân chuyển trạng thái container theo đúng quy trình. Ví dụ: như trường hợp đóng kết hợp hoặc trường hợp rút ruột. Những tình huống này buộc phải xác định thông tin để làm căn cứ để chương trình tự sinh ra các trạng thái container ảo, dữ liệu hơn kém nhau chỉ khoảng 02 giây. Ẩn số cho bài toàn quản lý Shipping tại Hải An Group cuối cùng đã tìm ra được đáp số. Một lần nữa càng khẳng định tính ưu việt của các giải pháp ERP mà BRAVO cung cấp cho khách hàng.
Hiện tại, phần mềm ERP mà BRAVO cung cấp cho Hải An hỗ trợ cả các tính năng trên Webbase. Khách hàng của Hải An có thể trực tiếp đặt thỏa thuận lưu khoang (BookingNote) trực tiếp trên Web của Hải An và theo dõi việc thực hiện Booking này. Ngoài ra phần mềm còn hỗ trợ chức năng gửi email trực tiếp từ màn hình Explorer của các chức năng liên quan đến các mẫu biểu phải gửi cho khách hàng. Tính năng có hỗ trợ chữ ký mail gửi, có thể lựa chọn đính kèm 1 mẫu in khác cùng loại chứng từ hoặc lựa chọn kết xuất hàng loạt ra PDF.
Dù đã trải qua quá trình triển khai vất vả và khó khăn. Nhưng được khách hàng và Ban lãnh đạo BRAVO tin tưởng và ghi nhận. Ngoài sự nỗ lực và cách làm việc hiệu quả của các cán bộ Triển khai trực tiếp, còn phải kể đến sự hỗ trợ nhiệt tình và hết mình của các bộ phận gián tiếp trong dự án như: bộ phận Kiểm thử sản phẩm, bộ phận Công nghệ. Mỗi dự án của BRAVO luôn luôn có sự đồng hành của cả một tập thể.
Chia sẻ với chúng tôi, anh Nguyễn Văn Minh – Tư vấn dự án và là người trực tiếp triển khai module Container có nói: “Điều tâm đắc nhất là đưa được tác nghiệp các phòng ban cùng thực hiện trên module Shipping và có tính kế thừa, đặc biệt là sự phối hợp được của các bộ phận hai đầu Hải Phòng và HChí Minh”. Ngoài ra, anh tâm đắc nữa là việc thay đổi từ suy nghĩ đến cách làm của các bộ phận, thuyết phục đi theo phương án của phần mềm.
Còn anh Đoàn Văn Quyền – Giám đốc dự án có chia sẻ: “Cái vui nhất đến thời điểm này là khi đến Hải An (đặc biệt là điểm Hải An tại Hồ Chí Minh) thì các phòng ban, bộ phận được cơ cấu, tổ chức sắp xếp lại một cách quy củ và chuyên nghiệp hơn để vận hành các nghiệp vụ ERP, và hơn thế nữa là tất cả các màn hình làm việc tại các cảng của tất cả các bộ phận đều mang hình dáng thương hiệu BRAVO. Đấy là cái được nhất anh thấy đến bây giờ”.
Chúc cho Hải An và BRAVO ngày càng có nhiều cơ hội hợp tác và phát triển, và chúc cho phòng Kỹ thuật triển khai 1 sẽ tìm được lời giải cho các bài toán của nhiều dự án hơn nữa.
>> Bài toán Quản lý tàu, thuyền viên và thiết bị cảng tại Hải An Group (Phần 1).
>> Xem đầy đủ Nội san BRAVO Focus số 21.
Ngô Thị Hạnh – Chuyên viên Test Dự án Hải An
Trích Nội san BRAVO Focus số 21
