Thiết lập sơ đồ quy trình kinh doanh có vai trò rất quan trọng trong việc cung cấp các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến với khách hàng. Tuy nhiên, không phải quy trình kinh doanh nào cũng mang lại hiệu quả. Vậy nên hãy cùng chúng tôi tìm hiểu những chia sẻ về cách lập sơ đồ quy trình kinh doanh đạt hiệu quả cao trong bài viết dưới đây nhé.
1. Quy trình kinh doanh là gì?
Quy trình kinh doanh được biết đến là một chuỗi hay tập hợp các nhiệm vụ có mối liên kết chặt chẽ với nhau. Nó được thực hiện bởi các nhân viên hoặc bộ phận đảm nhận chuyên môn phải thực hiện. Nhằm đảm bảo việc hoàn thành hiệu quả cho mục tiêu chung của doanh nghiệp. Một số ví dụ về sơ đồ quy trình kinh doanh trong mô hình doanh nghiệp Việt hiện nay, cụ thể:
- Lập sơ đồ quy trình quản lý tổ chức: được thiết lập nhằm hướng đến mục tiêu dài hạn của nhân viên theo đúng định hướng chung. Dựa vào các chỉ số trong kế hoạch, chủ doanh nghiệp có thể so sánh với thực tế. Từ đó đưa ra các phương án xử lý kịp thời cho tình hình kinh doanh.
- Lập sơ đồ quy trình quản lý nhân lực: bao gồm các bước trong quy trình và chính sách của doanh nghiệp. Dựa vào sơ đồ quy trình này, phòng ban nhân sự sẽ có phương hướng tuyển dụng “đúng người, người việc” và đỡ mất thời gian hơn.
- Lập sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng: bao gồm các bước trong quy trình chăm sóc khách hàng, giải quyết vấn đề và khắc phục các sự cố xảy ra với khách hàng.
- Sơ đồ quy trình bán hàng: bao gồm các bước trong quy trình hỗ trợ bán hàng, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, sơ đồ xây dựng mối quan hệ khách hàng,…
2. Vai trò của quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp
Việc thiết lập quy trình kinh doanh giữ vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp. Bởi có quy trình kinh doanh rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển và thành công hơn nhờ:
- Liệt kê chi tiết đầu việc thực tế cần thiết theo cá nhân hoặc tổ chức phải thực hiện và đạt mục tiêu đã đề ra.
- Dự đoán và phòng ngừa các rủi ro, sai sót hoặc chậm trễ công đoạn, quy trình nào đó. Nhằm cải thiện hiệu quả quy trình vận hành, tiết kiệm chi phí sửa chữa.Từ đó mang lại những hiệu quả tốt nhất cho khách hàng.
- Các giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp dễ dàng hơn.
- Ước lượng hiệu suất các bước riêng lẻ, giúp giảm thiểu sự kém hiệu quả. Từ đó, kiến tạo thêm nền tảng cho những cải tiến mới.
- Dựa vào tính năng đồng bộ của quy trình giúp doanh nghiệp dự đoán được chính xác các nguồn lực cần thiết cho hoạt động kinh doanh của mình.
3. Các loại quy trình kinh doanh
Sơ đồ quy trình kinh doanh được thiết lập dựa trên loại hình sản xuất mà doanh nghiệp đó lựa chọn. Nếu doanh nghiệp hoạt động trong ngành dịch vụ, chu kỳ mua bán sẽ được chia thành ba quá trình. Bao gồm: hoạt động phân phối, sản xuất sản phẩm và tiến trình bán hàng. Tuy vậy, các quy trình hoạt động kinh doanh thường được dựa trên vai trò của doanh nghiệp mà chia thành 6 loại chính:
- Nguồn nhân lực: Tuyển dụng, chọn lọc hồ sơ, phỏng vấn, giới thiệu nhân viên, kỷ luật.
- Tài chính: Lập báo cáo ngân sách, kế hoạch thu chi.
- Công tác quản lý: Hoạch định chiến lược kinh doanh, đánh giá mức độ hoàn thành công việc theo từng phòng ban.
- Hoạt động bán hàng: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tiến hành bán hàng, lên kế hoạch phát triển thị trường mới.
- Chăm sóc khách hàng: Hỗ trợ khách hàng, giải quyết vấn đề và khắc phục các sự cố được yêu cầu.
- Hoạt động sản xuất và vận hành: Vận hành và quản lý chuỗi cung ứng của doanh nghiệp
4. Cách lập sơ đồ quy trình kinh doanh
Dưới đây là 5 yêu cầu cần có để doanh nghiệp thiết lập quy trình kinh doanh hiệu quả nhất. Cụ thể:
4.1. Các ký hiệu trong sơ đồ quy trình kinh doanh
Hiện nay, trong sơ đồ quy trình kinh doanh có rất nhiều tiêu chuẩn ký hiệu khác nhau. Tuy nhiên, được doanh nghiệp sử dụng phổ biến nhất vẫn là các hình dạng như:
- Hình chữ nhật: thể hiện các nhiệm vụ dành cho từng cá nhân cụ thể.
- Hình thoi: thể hiện một quyết định nào đó.
- Hình mũi tên: thể hiện sự kết nối giữa các bước với nhau.
- Pill: thể hiện điểm bắt đầu hoặc kết thúc của một quy trình.
4.2. Cách thiết kế sơ đồ quy trình kinh doanh
Thực hiện đầy đủ các bước dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp thiết kế sơ đồ quy trình kinh doanh hoàn chỉnh nhất. Cụ thể:
4.2.1. Tổng hợp thông tin và lựa chọn loại sơ đồ quy trình kinh doanh
Một số thông tin doanh nghiệp phải lưu ý trước khi lập bảng báo cáo cuối cùng để trình bày cho khách hàng.
- Phần nhiệm vụ của từng nhân viên
- Bổ sung cái nhìn tổng quan của tình hình kinh doanh cho nhân viên mới
- Cụ thể thời gian sẽ phải thực hiện cho mỗi giai đoạn trong quy trình
- Các điểm yếu trong quá trình hoạt động
- Các đầu mục công việc của nhân viên mới
4.2.2. Sử dụng kiểu dáng rõ ràng, kích thước hợp lý
Sơ đồ quy trình kinh doanh sẽ rõ ràng và dễ theo dõi nhất khi đáp ứng đủ các tiêu chí sau:
- Hình ảnh trong sơ đồ phải có kích thước hợp lý, căn chỉnh thẳng hàng với nhau
- Sử dụng các điểm kết nối bắt đầu và kết thúc cùng vị trí cho mỗi bước
- Chú ý các khoảng cách nhất quán
- Trình bày và sắp xếp nhất quán các luồng quyết định
- Giảm thiểu các nhánh trong đường kết nối
4.2.3. Lựa chọn màu sắc và biểu tượng nhấn mạnh cho các thông tin chính
Việc lựa chọn màu sắc và biểu tượng phù hợp sẽ giúp sơ đồ kinh doanh của bạn trở nên thu hút, gây chú ý và trông có thẩm mỹ hơn. Tùy từng gu cảm nhận mà mỗi người sẽ có một cách điều phối riêng. Tuy nhiên vẫn cần lựa chọn các màu tương phản nhằm tăng sự để ý và tránh các màu quá lòe loẹt chói mắt. Đặc biệt, việc lựa chọn hình ảnh cần phù hợp với nội dung và mục tiêu đề ra.
4.2.4. Kết hợp yếu tố đường viền, đường thời gian nhằm tăng mật độ thông tin
Trong từng bước quy trình, bạn nên sử dụng các đường viền, hình dạng nhằm làm rõ nhiệm vụ. Cùng với đó, bạn cũng nên bổ sung thêm đường thời gian nhằm tránh các rắc rối khi chia sẻ tài liệu.
4.2.5. Thêm chú thích hoặc nhãn trong sơ đồ quy trình kinh doanh
Chú thích hoặc nhãn trong sơ đồ sẽ giúp người đọc dễ dàng ghi nhận thông tin hơn. Tránh được việc nhầm lẫn thông tin và mất nhiều thời gian cho người đọc. Chính vì vậy, việc thêm chú thích, nhãn là điều vô cùng cần thiết.
5. Một số mẫu quy trình kinh doanh phổ biến
Hiện nay có quá nhiều mẫu sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh, tuy nhiên phổ biến và hiệu quả nhất sẽ là ba mẫu dưới đây.
5.1. Sơ đồ quy trình hoạt động quản lý nguồn nhân sự
Có thể nói, lưu đồ quy trình không thể thiếu trong việc quản lý nguồn nhân sự. Bởi việc này giúp ích rất nhiều trong công tác quản lý cho các nhà doanh nghiệp như sau:
- Đảm bảo quy trình tuyển dụng diễn ra nhanh chóng, công bằng
- Hỗ trợ truyền đạt các chính sách và quy trình công ty cho toàn bộ tổ chức
- Nhân viên thực hiện việc tham gia nhanh chóng, hiệu quả
- Tăng cường việc đào tạo các kỹ năng cho nhân viên phát triển
5.2. Mẫu sơ đồ quy trình quản lý công ty
Thiết lập sơ đồ quy trình quản lý công ty giúp doanh nghiệp phát triển theo mục tiêu dài hạn. Cùng với đó, nhân viên mỗi phòng ban sẽ có định hướng rõ ràng trong công việc của mình. Đặc biệt, thông qua sơ đồ các nhà quản lý doanh nghiệp có thể dễ dàng so sánh các bước đã thực hiện trong kế hoạch. Từ đó, đưa ra các phương án xử lý kịp thời cho mục tiêu dài hạn.
5.3. Mẫu sơ đồ quy trình làm việc
Khi doanh nghiệp có sơ đồ quy trình làm việc, mỗi nhân viên sẽ có cách thức và phương án để hỗ trợ khách hàng tốt nhất. Mang lại cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất và kịp thời nhất. Ngoài ra, sơ đồ còn giúp nhà quản lý theo dõi trực tiếp các thời điểm quan trọng liên quan đến tình hình kinh doanh. Từ đó đưa ra các phương án bổ sung, giải quyết kịp thời để đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời hạn.
Như vậy, trên đây là toàn bộ nội dung về quy trình kinh doanh là gì? Cách thiết lập sơ đồ quy trình kinh doanh phù hợp với doanh nghiệp Việt. Hy vọng với các kiến thức này, bạn đọc sẽ có thể giúp doanh nghiệp ứng dụng cách lập sơ đồ hợp lý nhất. Ngoài ra, doanh nghiệp nên kết hợp thêm các phần mềm quản trị doanh nghiệp, nhằm cải tiến các quy trình hoạt động kinh doanh trở nên hiệu quả nhất.
>>> Có thể bạn quan tâm:
