Những kiến thức về cách lập bảng cân đối kế toán

Lập bảng cân đối kế toán là một trong những công việc vô cùng quan trọng mà kế toán phải thực hiện trong thời điểm cuối năm tài chính. Đây cũng là công việc khá phức tạp và đòi hỏi độ chính xác cao. Dưới đây là tổng hợp những kiến thức liên quan đến vấn đề này.

1. Yêu cầu về thời điểm lập bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán là Báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát toàn bộ giá trị tài sản hiện có và nguồn hình thành tài sản đó của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.

Số liệu trên Bảng cân đối kế toán cho biết toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp theo cơ cấu của tài sản và cơ cấu nguồn vốn hình thành các tài sản đó. Căn cứ vào Bảng cân đối kế toán có thể nhận xét, đánh giá khái quát tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Theo yêu cầu của nhà nước thì doanh nghiệp cần lập bảng cân đối kế toán vào 31/12 hàng năm.

2. Cách thực hiện lập bảng cân đối kế toán

Để lập được bảng cân đối kế toán (CĐKT) chính xác, yêu cầu kế toán phải nắm được các vấn đề sau:

Chuẩn bị trước khi lập bảng cân đối kế toán

Trước khi lập bảng cân đối kế toán, nhân viên kế toán cần phải phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có liên quan, thực hiện việc kiểm kê tài sản và phản ánh kết quả kiểm kê vào sổ kế toán trước khi khoá sổ. Đối chiếu công nợ phải thu, phải trả, đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết, số liệu trên sổ kế toán và số thực kiểm kê, khoá sổ kế toán và tính số dư các tài khoản.

Nguyên tắc lập bảng cân đối kế toán

• Đối với DN có chu kỳ kinh doanh bình thường trong vòng 12 tháng

Với trường hợp này thì thì Tài sản và Nợ phải trả được phân thành ngắn hạn và dài hạn theo nguyên tắc sau:

– Tài sản và Nợ phải trả được thu hồi hay thanh toán trong vòng không quá 12 tháng tới kể từ thời điểm báo cáo được xếp vào loại ngắn hạn;

– Tài sản và Nợ phải trả được thu hồi hay thanh toán từ 12 tháng trở lên kể từ thời điểm báo cáo được xếp vào loại dài hạn.

• Đối với DN có chu kỳ kinh doanh bình thường dài hơn 12 tháng

Với trường hợp này thì Tài sản và Nợ phải trả được phân thành ngắn hạn và dài hạn theo điều kiện sau:

– Tài sản và Nợ phải trả được thu hồi hay thanh toán trong vòng một chu kỳ kinh doanh bình thường được xếp vào loại ngắn hạn;

– Tài sản và Nợ phải trả được thu hồi hay thanh toán trong thời gian dài hơn một chu kỳ kinh doanh bình thường được xếp vào loại dài hạn.

• Đối với các Doanh nghiệp do tính chất hoạt động không thể dựa vào chu kỳ kinh doanh để phân biệt giữa ngắn hạn và dài hạn

Với trường hợp này thì các Tài sản và Nợ phải trả được trình bày theo tính thanh khoản giảm dần.

Khi lập Bảng CĐKT tổng hợp giữa các đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân, đơn vị cấp trên phải thực hiện loại trừ tất cả số dư của các khoản mục phát sinh từ các giao dịch nội bộ, như các khoản phải thu, phải trả, cho vay nội bộ… giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới, giữa các đơn vị cấp dưới với nhau.

Kỹ thuật loại trừ các khoản mục nội bộ khi tổng hợp Báo cáo giữa đơn vị cấp trên và cấp dưới hạch toán phụ thuộc được thực hiện tương tự như kỹ thuật hợp nhất Báo cáo tài chình. Các chỉ tiêu không có số liệu được miễn trình bày trên Bảng cân đối kế toán. Doanh nghiệp chủ động đánh lại số thứ tự của các chỉ tiêu theo nguyên tắc liên tục trong mỗi phần.

Căn cứ lập bảng cân đối kế toán

• Căn cứ vào sổ kế toán tổng hợp
• Căn cứ vào Bảng cân đối kế toán năm trước
• Căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết hoặc Bảng tổng hợp chi tiết

Bạn đọc có thể tải mẫu Bảng cân đối kế toán theo mẫu số B01 – DN (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22 / 12 /2014 của Bộ Tài chính).

>> Xem thêm: Phần mềm kế toán BRAVO.

3. Những lưu ý khi lập bảng cân đối kế toán

Kế toán khi lập bảng cân đối kế toán thường gặp một số sai sót phổ biến như sau:

Sai sót về hình thức:

• Sai đơn vị tính: Bảng cân đối kế toán phải để đơn vị tính là đồng Việt Nam, không được để đơn vị tính là nghìn đồng.
• Thiếu chữ ký trong bảng cân đối kế toán. Bảng cân đối kế toán trước khi nộp và công bố phải có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, Kế toán trưởng, Người lập.
• Sai thời gian lập bảng cân đối kế toán. Thông thường nếu không có điều chỉnh gì thì thời gian lập bảng cân đối kế toán là ngày kết thúc năm tài chính. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, có sự điều chỉnh của kiểm toán thì lúc này kế toán cần điều chỉnh lại thời gian lập báo cáo tài chính cho phù hợp.

Sai sót về nội dung:

• Sai sót ở chỉ tiêu “Tiền và các khoản tương đương tiền”: một số đơn vị đã đưa cả số liệu của những khoản đầu tư trên 3 tháng vào chỉ tiêu này dẫn đến số liệu của chỉ tiêu “tiền và các khoản tương đương tiền” của đơn vị tăng vọt. Kế toán cần lưu ý theo dõi riêng các khoản đầu tư trên 3 tháng (dưới 1 năm) để đưa vào chỉ tiêu “Đầu tư tài chính ngắn hạn”.
• Sai sót do ghi nhận không đúng lãi, lỗ khi bán chứng khoán: nguyên nhân do nhiều doanh nghiệp có các khoản đầu tư chứng khoán, nhưng lại không theo dõi chi tiết từng loại chứng khoán đầu tư ngắn/dài hạn đang nắm giữ, dẫn đến việc hạch toán không đúng lãi, lỗ khi bán chứng khoán.
• Trích lập dự phòng các khoản hàng tồn kho, nợ phải thu khó đòi, dự phòng tổn thất khoản đầu tư tài chính không đúng quy định. Nguyên nhân do các doanh nghiệp chưa có hội đồng thẩm định. Do đó, kế toán cần lưu ý đến các khoản đầu tư tài chính, hàng tồn kho và các khoản nợ phải thu khó đòi của doanh nghiệp.
• Trích lập dự phòng phải thu khó đòi thiếu, doanh nghiệp không dự kiến mức tổn thất đối với các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán, nhưng công ty khách hàng đã lâm vào tình trạng phá sản, hoặc đang làm thủ tục giải thể, hoặc không thu thập những thông tin tài chính trước và sau kiểm toán của đối tác nên chưa xem xét sự cần thiết phải trích lập dự phòng.
• Sai sót ở chỉ tiêu “Hàng tồn kho”: Nguyên nhân do doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho không nhất quán giữa các chu kì kế toán làm ảnh hưởng đến giá trị hàng tồn kho. Do vậy, kế toán trước khi về tiếp nhận công việc tại công ty phải xem xét phương pháp tính giá xuất kho đối với hàng hóa có phù hợp với chính sách kế toán không và thực hiện kiểm kê thường xuyên để đảm bảo số liệu là chính xác.
• Sai sót do doanh nghiệp không dự kiến được tổn thất đối với các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán, nhưng đơn vị đối tác đã rơi vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể nhưng doanh nghiệp lại không thu thập thông tin tài chính trước và sau khi kiểm toán để xem xét sự cần thiết trích lập dự phòng.
• Sai sót do doanh nghiệp ghi nhận sai tỷ giá ngoại tệ. Nhiều doanh nghiệp vẫn ghi nhận tỷ giá ngoại tệ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 10, nhưng hiện nay việc ghi nhận tỷ giá không được thực hiện theo thông tư này nữa mà phải thực hiện theo thông tư 201/2009/TT-BTC.

Trong quá trình lập bảng cân đối kế toán, cần lưu ý thêm những vấn đề sau

• Khi lập bảng cân đối kế toán, những chỉ tiêu liên quan đến những tài khoản phản ánh tài sản có số dư Nợ thì căn cứ vào số dư Nợ để ghi. Những chỉ tiêu liên quan đến những tài khoản phản ánh nguồn vốn, có số dư Có thì căn cứ vào số dư Có của tài khoản để ghi.
• Những chỉ tiêu thuộc các khoản phải thu, phải trả ghi theo số dư chi tiết của các tài khoản phải thu, tài khoản phải trả. Nếu số dư chi tiết là dư Nợ thì ghi ở phần “tài sản”, nếu số dư chi tiết là số dư có thì ghi ở phần “nguồn vốn”.
• Một số chỉ tiêu liên quan đến các tài khoản điều chỉnh hoặc tài khoản dự phòng (như TK: 214, 129, 229, 139, 159) luôn có số dư có, nhưng khi lên bảng cân đối kế toán thì ghi ở phần tài sản theo số âm; các tài khoản nguồn vốn như 412, 413, 421 nếu có số dư bên Nợ thì vẫn ghi ở phần “nguồn vốn”, nhưng ghi theo số âm.

Ngoài việc lập bảng cân đối kế toán thì cuối năm tài chính cán bộ kế toán và nhân sự còn cần thực hiện nhiều công việc khác mà bạn đọc có thể tham khảo tại đây.