Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là một quy định được ban hành tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó chính phủ khuyến khích các doanh nghiệp, tổ chức chủ động chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử. Mới đây, cụ thể là kể từ ngày 01/07/2022, hóa đơn giấy cũng đã chính thức được ngưng sử dụng và yêu cầu bắt buộc các doanh nghiệp phải chuyển đổi qua sử dụng hóa đơn điện tử. Nhiều doanh nghiệp vẫn trong tình trạng loay hoay để tìm hiểu áp dụng các loại chứng từ điện tử. Bài viết sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ tất cả những quy định mới xoay quanh nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.
1. Thông tin tổng quan về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Khái niệm:
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là một loại giấy tờ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do cơ quan có thẩm quyền tạo lập và cấp cho các cá nhân, tổ chức có mong muốn thực hiện khấu trừ khoản thuế thu nhập cá nhân thông qua các phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.
Thời điểm lập:
Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử được quy định tại Điều 31 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó thời điểm lập chứng từ chính là thời điểm thu thuế, phí, lệ phí và các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân thực hiện khấu trừ thuế TNCN.
Nguyên tắc lập
Khoản 2, Điều 4 nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định cụ thể về nguyên tắc lập và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Theo đó:
- Khi thực hiện khấu trừ người nộp thuế phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại điều 32 của Nghị định này. Nếu sử dụng dạng biên lai thì phải tuân theo định dạng dữ liệu chuẩn của cơ quan thuế.
- Nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử bắt buộc phải có những thông tin sau:
- Tên chứng từ, ký hiệu, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);
- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);
- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.
- Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thì không được cấp chứng từ khấu trừ.
- Người sử dụng lao động được lựa chọn hai hình thức cấp chứng từ khấu trừ thuế là cấp theo mỗi lần khấu trừ hoặc cấp một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong mỗi kỳ tính thuế. Đối với những người lao động không ký hợp đồng hoặc có hợp đồng dưới 3 tháng thì có thể chọn 1 trong hai hình thức. Nhưng đối với người lao động có hợp đồng trên 3 tháng thì chỉ được chọn hình thức cấp một lần.
Có thể bạn quan tâm:
>> Cách khấu trừ thuế tncn của người lao động trong thời gian thử việc.
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới nhất
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới nhất được ban hành là Mẫu 03/TNCN kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và bắt đầu có hiệu lực từ ngày 01/07/2022.
>>> Quý bạn đọc có thể tải Mẫu 03/TNCN tại đây.
Quy định về việc bảo quản, lưu trữ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Quy định về việc bảo quản và lưu trữ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử được nêu rõ tại Điều 6 của Nghị định.
- Hóa đơn, chứng từ phải được bảo quản lưu trữ an toàn, bảo mật và toàn vẹn. Thời hạn lưu trữ phải đúng và đủ theo quy định của pháp luật.
- Cơ quan, cá nhân, tổ chức có quyền lựa chọn hình thức bảo quản các chứng từ điện tử phù hợp. Tuy nhên phải đáp ứng điều kiện sẵn sàng in hoặc tra cứu khi có yêu cầu.
2. Thủ tục triển khai ứng dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Khoản 2 Điều 33 Nghị định nêu rõ, doanh nghiệp, tổ chức cá nhân khấu trừ thuế TNCN chủ động xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử. Trên thị trường hiện nay có khá nhiều đơn vị cung cấp phần mềm như VNPT, BKAV, SOFTDREAM, CMC,… Mỗi đơn vị sẽ đưa ra hình thức và quy trình mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử khác nhau. Tuy nhiên cơ bản sẽ bao gồm các bước sau:
Bước 1: Tham khảo và lựa chọn mua gói chứng từ phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
Bước 2: Cung cấp thông tin đăng ký hồ sơ, sau đó nhân viên phụ trách của đơn vị cung cấp phần mềm sẽ lập chứng từ và tiến hành thiết lập hợp đồng cung cấp. Doanh nghiệp cần chuẩn bị Hồ sơ đăng ký dịch vụ thường bao gồm các giấy tờ sau đây: 01 bản scan Giấy ĐKKD; 01 bản scan Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật; Giấy ủy quyền và CMND/CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền trong trường hợp ủy quyền.
Bước 3: Doanh nghiệp được nhân viên phụ trách từ đơn vị cung cấp phần mềm hướng dẫn cách sử dụng.
Bước 4: Khách hàng nhận bàn giao phần mềm từ nhà cung cấp.
3. Quy định về việc nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Trước đây với hình thức chứng từ tự in trên máy thì tổ chức, cá nhân thực hiện khấu trừ phải nộp báo cáo theo quy định tại Thông tư 37/2010/TT-BTC. Tuy nhiên, kể từ ngày 31/01/2023 Quyết định 97/QĐ-BTC có hiệu lực thì Thông tư 37/2010/TT-BTC đã bị bãi bỏ. Ngoài ra, trong thời điểm hiện tại Thông tư 78/2021/TT-BTC đã có hiệu lực. Theo đó tất các các doanh nghiệp đã chuyển sang cấp chứng từ khấu trừ thuế tncn điện từ và cũng không có quy định về việc phải nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử kèm theo. Bởi vậy các doanh nghiệp không cần phải thực hiện nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế tncn điện tử dù là hình thức online hay trực tiếp
4. Cách xử lý các chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy còn tồn
a. Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy mua từ CQT còn tồn
Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khấu trừ thực hiện theo quy trình sau:
- Thông báo hủy chứng từ giấy còn tồn
Cách 1: Lập công văn hủy chứng từ giấy đang sử dụng và nộp trực tiếp tại CQT quản lý.
Cách 2: Gạch chéo hủy bỏ chứng từ giấy chưa sử dụng, lưu trữ tại quyển và kê vào cột “Xóa bỏ” trong kỳ báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Công việc này phải được thực hiện vào quý II/2022, chậm nhất là ngày 30/7/2022 phải được gửi đến cơ quan thuế.
- Lập hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP gửi Cơ quan thuế: Xây dựng và Sử dụng phần mềm có giải pháp kỹ thuật đáp ứng chứng từ khấu trừ thông tư 78 lập và nộp theo mẫu mới.
b. Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in theo Thông tư 37/2010/TT-BTC
- Ngừng sử dụng chứng từ theo mẫu 37/2010/TT-BTC trên phần mềm đang sử dụng.
- Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ trong quý II/2022 theo mẫu (hạn nộp cuối là 30/07/2022).
- Lập hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP gửi Cơ quan thuế. Sử dụng phần mềm có giải pháp kỹ thuật đáp ứng chứng từ khấu trừ thông tư 78 lập và nộp theo mẫu mới.
Những thông tin được chia sẻ phía trên đây hy vọng sẽ phần nào giúp bạn đọc cập nhật được những tin tức đầy đủ nhất xoay quanh nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến phần mềm quản lý Thuế, vui lòng liên hệ để được BRAVO hỗ trợ.
Xem thêm:
>>> Top 05 phần mềm kế toán thông dụng tại Việt Nam
