Hệ thống ERP trong doanh nghiệp là một hệ thống phần mềm rất phức tạp và còn khá mới mẻ đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Do đó việc sử dụng phần mềm này thường chưa khai thác triệt để được tất cả những tính năng của hệ thống. Nhiều doanh nghiệp đã tốn kém chi phí tài chính, nhân lực và thời gian để triển khai thành công hệ thống ERP, nhưng khi đưa vào sử dụng lại chưa thể khai thác hết chức năng của nó để mang lại hiệu quả cao nhất.
Sau đây là 5 cách để tối đa hóa việc sử dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất, mang lại nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp.
1. Hiểu rõ mục đích của việc xây dựng hệ thống ERP và tại sao doanh nghiệp sử dụng nó.
Không riêng gì ERP, để đạt được hiệu quả cao nhất, làm bất cứ việc gì ta cũng cần hiểu rõ mục đích của nó. Phố biến cho tất cả người dùng phần mềm hiểu được mục đích sử dụng khi xây dựng hệ thống ERP là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng để khai thác tối đa hiệu quả của nó.
ERP vốn dĩ được phát triển như một tập hợp các chính sách và kinh nghiệm trong quản lý nhằm làm việc với chuỗi cung ứng. Sau nhiều năm, ý nghĩa của nó dần được chuyển sang lĩnh vực phần mềm.
Hệ thống ERP thường được xây dựng để xử lý các vấn đề bao gồm quản lý nguyên vật liệu, quản lý hàng tồn kho, quản lý mua hàng – bán hàng, quản lý tài chính kế toán…
Việc hiểu rõ mục đích của việc xây dựng hệ thống ERP là điều rất cần thiết để doanh nghiệp xác định một cách rõ ràng mục đích sử dụng phần mềm quản lý này.
2. Tái cấu trúc để tối ưu hóa hệ thống ERP
Hệ thống ERP không thể tự nó giải quyết vấn đề được nếu doanh nghiệp không tiến hành cải thiện cùng với quy trình kinh doanh.
Để chuyển đổi sang hướng sử dụng phần mềm quản lý ERP một cách tích cực, doanh nghiệp bạn phải lập kế hoạch chi tiết về thời gian thay đổi và sắp xếp các quy trình mà nó hỗ trợ một cách hợp lý.
Công việc chính của các nhà cung cấp là bán sản phẩm, theo dõi việc triển khai của doanh nghiệp, bảo hành, hỗ trợ khi có sự cố. Họ không thể hỗ trợ một cách chuyên sâu hay tái cấu trúc các quy trình cần thiết để nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp, sự chủ động trong việc tái cấu trúc để tối ưu hóa hệ thống ERP là công việc cần mỗi doanh nghiệp chủ động thực hiện.
3. Không ngừng cải tiến, phát triển hệ thống liên tục
Ứng dụng thành công hệ thống ERP trong doanh nghiệp không chỉ việc cài đặt là xong mà còn phải liên tục điều chỉnh các quy trình cần thiết và các module trong phần mềm.
Với một kế hoạch cải thiện liên tục doanh nghiệp bạn sẽ tối đa giá trị ERP mang lại. Để xây dựng được kế hoạch này thì đòi hỏi người quản lý phải hiểu rõ về quy trình đánh giá doanh nghiệp được mô tả trước đó. Bước tiếp theo là cần tập trung vào các quy trình có khả năng lặp lại và sử dụng các công cụ có thể tồn tại khi một nhân viên phụ trách nghỉ việc.
4. Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống qua các chương trình đào tạo phù hợp nhu cầu của người dùng.
Chìa khóa cho việc tối đa giá trị có được từ phần mềm chính là sự phù hợp của hệ thống ERP với nhu cầu người sử dụng thông qua đào tạo.
Trong kế hoạch sử dụng ngân sách hàng năm cho ERP nên bao gồm các chương trình đào tạo có mục tiêu được xác định thông qua các đánh giá cách mọi người sử dụng hệ thống.
Để hệ thống hoạt động đạt hiệu quả cao nhất thì doanh nghiệp nên sử dụng các phương pháp đào tạo đa dạng cùng với thực hành để tăng thêm tính trực quan, kết hợp các khía cạnh về nhu cầu của người sử dụng hệ thống.
5. Sử dụng bảng thông tin và báo cáo tùy chỉnh để tối đa hóa giá trị cho người sử dụng.
Các giải pháp ERP là kinh nghiệm đúc kết của nhiều chuyên gia trong thời gian dài nhưng đôi khi nó cũng cần được tùy chỉnh lại cho người sử dụng tại các phần tính năng khác nhau. Các nhân viên thuộc bộ phận kế toán cần các công cụ khác so với các cán bộ mua hàng. Mỗi nhân viên tại các phòng ban khác nhau có thể sử dụng cùng một hệ thống nhưng với những giao diện độc lập.
Các giao diện này sẽ giúp cung cấp cho người sử dụng những thông tin quan trọng nhất trên một màn hình chính, các dữ liệu chính xác được chuyển tới đúng người.
Nếu doanh nghiệp của bạn chỉ mới bắt đầu với các bản báo cáo và thông tin được tùy chỉnh, thì hãy tập trung đầu tiên vào các chức năng quan trọng của hệ thống ERP trong doanh nghiệp. Cùng với những kì vọng về những kết quả có thể đạt được từ nguồn lực sẵn có, thiết lập để hiểu cách thức các chức năng của phần mềm giải quyết các vấn đề then chốt dẫn tới sự thành công của doanh nghiệp.
BT tổng hợp
