Khách sạn – Resort là một đối tượng kinh tế với những hoạt động kinh doanh hết sức phức tạp. Tùy thuộc vào quy mô, đặc thù hình thức kinh doanh mỗi đơn vị sẽ có những quy trình quản lý khách sạn riêng. Dưới đây là một quy trình quản lý khách sạn tối ưu nhất mà BRAVO đã đúc rút được qua quá trình triển khai nhiều dự án PMS của các doanh nghiệp vừa và lớn. Mời Quý bạn đọc tham khảo, hy vọng phần kiến thức chia sẻ dưới đây sẽ được linh hoạt áp dụng, ít nhiều góp phần vào công tác quản lý của các khách sạn từ nhỏ đến lớn.
Sơ đồ quy trình quản lý khách sạn:
Mô tả quy trình quản lý khách sạn:
– Bước (1): Thông qua các kênh liên lạc như điện thoại, email, website, facebook… bộ phận Kinh doanh sẽ nhận được thông báo khi khách hàng có yêu cầu sử dụng dịch vụ đặt phòng, đặt dịch vụ tại khách sạn. Tại đây, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng phòng, tình trạng sử dụng dịch vụ để ghi nhận/từ chối yêu cầu từ khách hàng. Nếu yêu cầu được ghi nhận quy trình sẽ chuyển qua bước 2.
– Bước (2): Bộ phận Kinh doanh sau khi nhận yêu cầu từ khách hàng sẽ chuyển các đặt phòng, dịch vụ qua bộ phận lễ tân. Tại đây bộ phận lễ tân sẽ thực hiện các thao tác đặt phòng, gán phòng, check in, cập nhật hồ sơ khách ở.
– Bước (3): Trong thời gian khách lưu trú, sẽ phát sinh thêm nhiều nhu cầu dịch vụ khác tại nhà hàng, spa, minibar, buồng phòng,.. Lễ tân sẽ có trách nhiệm cập nhật tổng hợp các chi phí phát sinh liên tục, rõ ràng và chính xác để thuận tiện cho việc thanh toán của khách hàng trực tiếp tại outlet hay cả khi chuyển bill về phòng.
– Bước (4): Kiểm toán đêm cuối ngày, công việc này thuộc bộ phận Tài chính – Kế toán thực hiện vào ban đêm với nhiệm vụ chính là thực hiện rà soát lại tất cả các giao dịch và doanh thu của khách sạn trong ngày.
– Bước (5): Sau khi thực hiện công việc kiểm toán đêm cuối ngày, nếu có sai sót về chi phí, bộ phận Tài chính – Kế toán sẽ thông báo tới bộ phận thu ngân để điều chỉnh.
– Bước (6): Sau khi thực hiện việc theo dõi cập nhật chính xác và đầy đủ các dịch vụ sử dụng của Khách hàng trong thời gian lưu trú tại khách sạn, Bộ phận thu ngân tiến hành thực hiện công việc thanh toán nhanh chóng.
– Bước (7): Thực hiện thanh toán xong với khách hàng, thu ngân chuyển hết tất cả hóa đơn và chứng từ về bộ phận kế toán.
– Bước (8): Các bộ phận khác như Spa, nhà hàng, buồng phòng, sự kiện có nhiệm vụ cung cấp chứng từ liên quan đến bộ phận Kế toán.
– Bước (9): Các bộ phận “Quản lý vật tư” và “Văn phòng” tổng hợp mọi chi phí, chứng từ phát sinh liên quan và gửi về bộ phận kế toán. Tại đây bộ phận kế toán có nhiệm vụ tổng hợp, ghi chép, theo dõi, lưu trữ mọi chứng từ liên quan từ các phòng ban gửi đến và hoàn thành tốt các nghiệp vụ liên quan đến công việc phòng ban mình.
– Bước (10): Sau khi hoàn thành việc sử dụng dịch vụ, bộ phận Chăm sóc khách hàng sẽ tiến hành lưu trữ, theo dõi và lập kế hoạch chăm sóc, thăm hỏi đánh giá, thái độ của khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ tại khách sạn.
Hiện nay đối với những Khách sạn/Resort với quy mô tầm cỡ 3 sao trở lên, hầu hết đã áp dụng hệ thống phần mềm quản lý tổng thể tại tất cả các bộ phận phòng ban. Điều này giúp cho quy trình quản lý khách sạn được đồng bộ hóa, hiệu quả, năng suất công việc đem lại cao; nâng cao dịch vụ khách hàng; giảm thiểu được nhiều chi phí phát sinh do nhầm lẫn, sai sót không đáng có. Giải pháp phần mềm quản lý Khách sạn/ Resort theo dạng đơn vị cơ sở BRAVO 7® PMS được thiết kế theo tư tưởng “Hệ thống mở”, kết hợp sức sáng tạo giữa “công nghệ lập trình” và “hệ thống quy trình quản lý luân chuyển chứng từ” cũng như “các kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ”. Với nhiều tính năng nổi bật, tối ưu hóa, liên kết dữ liệu chặt chẽ giữa các phòng ban từ Sales – FO – HK – F&B… đến BO trở thành sự lựa chọn tối ưu cho nhiều Khách sạn/ Resort quy mô từ 3 đến 5 sao.
>>> Chi tiết: Tính năng Giải pháp Phần mềm quản lý Khách sạn BRAVO 7® PMS.
