bravo-header

Tìm hiểu về những phần mềm kế toán erp thông dụng hiện nay

20 Tháng Bảy, 2017

Kế toán là Bộ phận góp đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cho doanh nghiệp nói chung và hoạt động tài chính nói riêng. Phần mềm kế toán ERP ngày càng được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào để tối ưu được chức năng của nó, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn sử dụng phẩn mềm kế toán ERP sao cho hiệu quả nhất.

1. Phần mềm kế toán ERP là gì?

  • Phần mềm ERP

ERP (Enterprise Resources Planning) - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, được định nghĩa là “một hệ thống phần mềm ứng dụng đa phân hệ” (Multi-Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp.

Bản chất ERP là một giải pháp tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý hiệu quả các nguồn lực và tác nghiệp. Hệ thống phần mềm ERP gồm nhiều module. Trong đó, các module chính thường có bao gồm: quản lý tài chính kế toán, quản lý sản xuất, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự - tiền lương, quản lý bán lẻ, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng...

  • Phần mềm kế toán ERP

Phần mềm kế toán ERP là một module trong bộ giải pháp quản lý tổng thể ERP, được xây dựng theo định hướng quản lý tài chính kế toán. Do hầu hết hoạt động của các bộ phận và mọi nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp đều liên quan mật thiết đến bộ phận kế toán nên module quản lý tài chính kế toán trong hệ thống giải pháp ERP tổng thể là một module cực kỳ quan trọng.

Với tính liên kết dữ liệu đồng nhất toàn hệ thống ERP, phần mềm kế toán ERP sẽ có sự kế thừa dữ liệu chặt chẽ, chính xác và tức thời từ các bộ phận khác trong doanh nghiệp, giúp tối đa hóa năng suất làm việc của cán bộ nhân viên hay giúp nhà quản trị, ban lãnh đạo luôn có được những thông tin chính xác, kịp thời về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

  • Phần mềm kế toán thông thường

Là một phần mềm đơn lẻ được cài đặt trong máy tính với tác dụng hỗ trợ các chức năng cơ bản để nhập số liệu đầu vào là các chứng từ, số liệu do người dùng nhập, dựa vào các thủ tục, quy trình có sẵn phần mềm kế toán sẽ xử lý để lập các báo cáo tài chính, báo cáo chi tiết theo quy định hiện hành của kế toán doanh nghiệp.

Do tính chất xử lý độc lập, nên hạn chế lớn nhất của phần mềm kế toán thông thường chính là việc kế thừa dữ liệu từ các bộ phận khác hay hệ thống phần mềm khác cần phải thực hiện thủ công. Việc này không chỉ mất nhiều thời gian và công sức, mà khả năng sai sót sẽ cao hơn so với việc xử lý và chuyển dữ liệu tự động.

2. Hệ thống các phần mềm kế toán ERP ở Việt Nam

Hệ thống các phần mềm kế toán ERP ở Việt Nam hiện nay rất da dạng. Để lựa chọn được phần mềm phù hợp, đa phần các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay thường loay hoay phân vân giữa phần mềm ERP trong nước và nước ngoài. Dưới đây là những phân tích về hệ thống các phần mềm kế toán ERP cơ bản hiện nay:

>>> Xem thông tin chi tiết về: Phần mềm ERP số 1 tại Việt Nam hiện nay.

3. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP

Bất cứ công cụ nào, dù công nghệ hiện đại, tiên tiến đến đâu, cũng sẽ trở nên vô dụng, thậm chí gây cản trở hoặc phản tác dụng nếu không biết sử dụng đúng cách. Với phần mềm kế toán ERP cũng không phải là ngoại lệ.

Trước hết, để hiểu rõ cách sử dụng phần mềm kế toán ERP, chúng ta cần biết cách lựa chọn một phần mềm kế toán ERP phù hợp với doanh nghiệp mình. Dưới đây là một số gợi ý:

- Đầu tiên mỗi doanh nghiệp cần nắm được quy trình quản lý và yêu cầu của bộ phận kế toán đặt trong tổng thể quản lý chung.

- Sau đó cần tìm hiểu một vài phần mềm trên thị trường nhờ họ đến tư vấn giải pháp và demo sản phẩm. Bước này vô cùng quan trọng để biết phần mềm đó có đáp ứng được những quy trình đặt ra ở bước số 1 không.

- Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm phù hợp nhất sau khi đã so sánh tương quan về tính năng sản phẩm, giá cả, các dịch vụ đi kèm (đặc biệt là dịch vụ bảo hành, bảo trì sau khi triển khai).

Khi lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm kế toán ERP cho doanh nghiệp mình rồi thì nhiệm vụ của họ sẽ không chỉ là triển khai, cài đặt phần mềm mà quan trọng là đào tạo hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP. Tuy nhiên, nếu chỉ phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp thì việc triển khai không thể mang lại hiệu quả tốt nhất. Về phía doanh nghiệp cũng cầu lưu ý:

- Bản thân doanh nghiệp cần: Hiểu được phần mềm ERP được xây dựng để làm gì và tại sao phải sử dụng ERP: ERP không chỉ là công nghệ, nó còn là giải pháp về hoàn thiện cả quy trình và tác phong làm việc chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Do vậy, cần hiểu rõ nó thì mới có thể phát huy lợi ích to lớn của nó.

- Tối ưu hóa ERP bằng quá trình tái cấu trúc: Đi kèm với việc áp dụng CNTT vào sản xuất – kinh doanh, các doanh nghiệp cần tái cấu trúc bộ máy nhân sự và quy trình làm việc để tối ưu hóa hiệu quả của giải pháp ERP.

- Liên tục cải tiến và phát triển ERP: Phần mềm ERP không phải là “hệ thống tĩnh” nghĩa là cài đặt xong rồi để đấy. Phần mềm cần liên tục được cải tiến, phát triển, đáp ứng sự thay đổi, phát triển của doanh nghiệp hay sự đổi mới trong các quy định của nhà nước.

- Đạo tạo nhân viên: Lãnh đạo là người đưa ra quyết định mua, nhưng nhân viên mới là người trực tiếp sử dụng sản phẩm. Do vậy, việc đào tạo, nâng cao kiến thức, kỹ năng của những người trực tiếp sử dụng là điều cực kỳ quan trọng để hệ thống phát huy được hiệu quả tối đa.

Việc áp dụng ERP vào mỗi doanh nghiệp không chỉ là theo trào lưu hay xu hướng. Điều đầu tiền và quan trọng nhất là mỗi doanh nghiệp cần có được cái nhìn đúng đắn về Hệ thống ERP và hiểu rõ nhu cầu của mình để có những phương án đúng đắn nhất.

4. Tìm hiểu về phần mềm kế toán BRAVO – phân hệ quản lý tài chính kế toán nằm trong hệ thống giải pháp ERP BRAVO – được đánh giá hàng đầu Việt Nam

4.1. Lý do BRAVO được gọi là một phần mềm kế toán ERP?

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại phần mềm kế toán dùng cho nhiều doanh nghiệp thuộc các quy mô khác nhau cũng như ở các lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, không phải phần mềm nào trong số đó cũng được gọi là phần mềm kế toán ERP. Để trở thành một phần mềm kế toán ERP, cần đáp ứng được những yêu cầu cơ bản sau:

- Phần mềm kế toán ERP không chỉ đơn thuần hỗ trợ xử lý các nghiệp vụ kế toán mà còn cần mang tính quản trị, cụ thể như: xây dựng kế hoạch quản trị tài chính, doanh thu, chi phí cũng như tập hợp dữ liệu để lên hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo nộp cấp trên và báo cáo quản trị, không chỉ hỗ trợ tác nghiệp cho bộ phận kế toán mà cả bộ phận Kế hoạch và Ban lãnh đạo.

- Để đáp ứng được sự thay đổi và phát triển không ngừng của mỗi doanh nghiệp, cả về “lượng” và “chất”, cũng như sự thay đổi của chế độ kế toán, các quy định và pháp luật, phần mềm kế toán ERP có khả năng tùy chỉnh theo yêu cầu, mở rộng thêm tính năng và quy mô phần mềm dựa trên lõi phần mềm cũ… để thay đổi phù hợp như một “chiếc áo” co giãn được, doanh nghiệp hoàn toàn vẫn thoải mái “mặc” nó khi quy mô “lớn lên”.

- Một phần mềm tốt thôi là chưa đủ, người sử dụng cần biết cách tiếp cận và sử dụng hiệu quả các tính năng có trên phần mềm, vì vậy phần mềm kế toán ERP cần đi kèm dịch vụ hỗ trợ, đào tạo sử dụng, bảo hành bảo trì với đội ngũ hỗ trợ hiểu nghiệp vụ của khách hàng.

- Phần mềm kế toán ERP dễ dàng kết nối với các phân hệ khác trong hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP.

- Tuy nhiên, phần mềm kế toán ERP không tự giải quyết được mọi vấn đề khó khăn trong doanh nghiệp mà nó cần phải có “sự hợp tác” từ quy trình quản lý của doanh nghiệp. Vì thế, nếu muốn ứng dụng và sử dụng có hiệu quả phần mềm kế toán ERP, trước hết doanh nghiệp cần đầu tư thời gian thay đổi và xây dựng các quy trình một cách rõ ràng, hợp lý và chuyên nghiệp, đồng thời phải đào tạo nhân sự đáp ứng được theo quy trình đó.

=> Module Quản lý tài chính kế toán của BRAVO đáp ứng đầy đủ mọi tiêu chí trên, do vậy nó có thể được gọi là phần mềm kế toán ERP.

4.2. Tính năng ưu Việt của phần mềm kế toán BRAVO

Phần mềm kế toán BRAVO là phần mềm chuyên cho các doanh nghiệp vừa và lớn với thiết kế mở linh động tùy chỉnh được theo yêu cầu nên đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ đặc thù cho từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau.

Phần mềm kế toán BRAVO có sự kết nối dữ liệu hữu cơ với các phân hệ khác, là trung tâm cập nhật, xây dựng kế hoạch quản trị tài chính, doanh thu, chi phí cũng như tập hợp dữ liệu để lên hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo nộp cấp trên và báo cáo quản trị. Những tính năng ưu Việt của phần mềm kế toán BRAVO:

  • Công nghệ lập trình tiên tiến:

Phần mềm kế toán BRAVO được thiết kế mô hình 3 lớp với công nghệ Microsoft Visual Studio .NET, ngôn ngữ lập trình C# và cơ sở dữ liệu SQL Server. Cho phép truy cập dữ liệu cả trong mạng nội bộ và truy cập từ xa thông qua hệ thống mạng diện rộng WAN/Internet.

  • Giao diện thân thiện, linh động

Giao diện được thiết kế tùy biến theo “layout” và có thể thay đổi tương ứng với cá nhân hoặc phòng ban. Phông chữ Unicode với nhiều ngôn ngữ Việt, Anh, Nhật, Hàn Quốc, Trung Quốc...

  • Tính năng mở

Phần mềm kế toán BRAVO dễ dàng chỉnh sửa phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ của từng khách hàng. Đồng thời, với tính năng mở sẽ dễ dàng điều chỉnh theo những thay đổi theo sự thay đổi chế độ kế toán của nhà nước và sự thay đổi của khách hàng theo thời gian.

  • Tính bảo mật hệ thống

Quản lý truy cập chương trình theo tên và mật khẩu người dùng. Cho phép phân quyền theo nhóm người dùng, theo chức năng xử lý (thêm mới, sửa, xóa, duyệt, in…) và chi tiết đến từng trường thông tin của chứng từ. Cho phép ghi lại toàn bộ nhật ký thao tác của người dùng, đặc biệt chương trình ghi lại được cả giá trị cũ và giá trị mới khi thao tác sửa đổi dữ liệu.

  • Tính liên kết/kết nối với hệ thống khác

Kết nối trực tiếp với phần mềm hỗ trợ kế toán của Tổng cục thuế. Đồng thời kết nối dữ liệu với các hệ thống phần mềm khác thông qua tệp dữ liệu trung gian Excel, CSV, XML… Đặc biệt, phần mềm BRAVO thiết kế để dễ dàng kết nối trực tiếp với các phần mềm khác (database to database).

  • Dịch vụ đi kèm phần mềm, đội ngũ nhân viên triển khai có chuyên môn tốt

BRAVO có đội ngũ tư vấn giải pháp trước khi triển khai phần mềm kế toán để đưa ra những phương án tốt nhất cho hệ thống, đội ngũ kỹ thuật triển khai sẽ theo sát hỗ trợ nghiệp vụ và đào tạo sử dụng cho khách hàng cho đến lúc nghiệm thu hợp đồng. Bên cạnh đó, dịch vụ bảo hành/bảo trì trong suốt quá trình sử dụng giúp khách hàng luôn được hỗ trợ đặc biệt là trong các thời điểm lên báo cáo kỳ hay cập nhật những thay đổi của chế độ kế toán.

Đặc biệt, BRAVO có đội ngũ nhân viên triển khai phần mềm được đào tạo chính quy, nắm vững ngôn ngữ lập trình, am hiểu chế độ kế toán, nhiệt tình và trách nhiệm trong công việc.

  • Thương hiệu uy tín trên thị trường với hệ thống quản lý chất lượng chặt chẽ

BRAVO có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm quản trị tài chính kế toán, quản trị doanh nghiệp với gần 3.000 khách hàng là các doanh nghiệp, tập đoàn lớn như: Tập đoàn Hòa Phát, Công ty Cổ phần ô tô Trường Hải (THACO), Tổng Công ty Cơ khí GTVT Sài Gòn (SAMCO), Công ty Cổ phần Gang Thép Thái Nguyên (TISCO), Tổng Công Ty Cổ phần Bia Rượu NGK Sài Gòn (SABECO), Tổng Công ty cảng Hàng không Việt Nam (ACV), Công ty Cổ phần Nhựa Thiếu niên Tiền Phong, Công ty Cổ phần Cửa sổ nhựa Châu Âu Eurowindow, Công ty Truyền hình cáp Saigontourist, Công ty Cổ Phần Khóa Việt Tiệp, Công ty TNHH Giấy vi tính Liên Sơn, Tập đoàn Dệt May Việt Nam (Vinatex), Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại TNG, Công ty Cổ Phần Dược Phẩm OPC…

 

4.3. Hiệu quả của việc sử dụng phần mềm kế toán ERP BRAVO

Hiệu quả mang lại sau khi ứng dụng thành công Giải pháp Phần mềm kế toán ERP BRAVO tại các doanh nghiệp là vô cùng rõ rệt, tác động chi tiết đến từng đối tượng sử dụng.

>>> Tham khảo: Kinh nghiệm triển khai của nhà cung cấp Phần mềm ERP BRAVO